企業檔案管理社會化問題分析

羅琳娜

【摘要】激烈的市場競爭中，企業為實現成本控制及工作效率提升，常委托專業社會管理機構，對企業內部檔案實施管理，這使得企業檔案管理呈現社會化趨勢。本文主要分析企業檔案管理社會化的必然性和可行性，論述企業檔案管理社會化的具體體現。

【關鍵詞】企業;檔案管理;社會化問題

企業檔案管理至關重要，但以往企業檔案管理方式已經不具備適用性，倘若企業檔案管理制度或方法不科學，會對企業發展產生制約。近年來，企業檔案管理社會化逐漸盛行，企業將檔案委托給其他機構管理，既有助于成本節約，也使檔案管理更加科學、精細，同時因檔案內容的透明、公開，也有助于對企業進行監管。

一、企業檔案管理社會化內容

1.計算機網絡信息技術的發展為企業檔案管理社會化提供依托。專業社會機構接受企業委托之后，雙方的交流和溝通都是以信息技術為依托的，符合企業檔案管理工作要求。由專業社會機構負責企業檔案管理工作，因技術和信息加持，企業的管理服務更加科學、高效、便捷，企業無需投入過多技術、資金、精力，便可隨時掌握檔案內容、動態等，實現自身效益的提升。2.企業的快速發展，加重了檔案管理負擔。企業檔案管理工作重要且繁瑣，需要投入專門人力、物力，采用業務外包形式，既滿足了企業檔案管理工作要求，又實現了成本控制及運營效率的提升，這對企業發展非常有利。3.檔案管理機構在運營發展過程中受法律法規限制，相關規章制度對這類中介機構的權利和義務作出了明確規定，使企業檔案管理社會化更有保障。檔案管理中介市場的服務內容、方法等也更加完善、科學、規范、多樣，這與企業檔案管理社會化需求相吻合，便于更好地服務企業。

二、企業檔案社會化的必要性分析

1.節約成本，增加檔案利用率。企業將檔案委托給專業管理機構，既能夠減少不必要的檔案管理成本，又可享受專業、科學、規范的檔案管理服務，使檔案資源利用率得到雙向提升，這對企業發展非常有利，恰恰說明了企業檔案管理社會化的必然性。2.統籌社會資源，優化資源配置。由專業管理機構負責對企業檔案進行管理，社會分工更加細化，增加社會就業機會的同時，也壓縮了企業在技術、資金方面的投入，實現了社會資源的優化配置及共贏互利平臺的打造。該種檔案管理發展既是企業需求，也是社會必然。

三、企業檔案社會化管理的完善策略

（一）集中統一管理企業檔案。企業檔案管理社會化最顯著特征是集中統一管理，該管理方式既減少了不必要的檔案支出，管理方式又非常科學、便捷。以往企業檔案管理采用的劃分模式比較單一，參考依據是工作級別和文化程度。而如今，企業員工流動情況很常見，企業既選擇人才，人才也選擇企業，增加了企業檔案管理工作的難度。依托集中統一的社會化檔案管理方法，將企業各類檔案交給專業機構管理，不僅使企業檔案管理工作更加有序，也使其專業性和集約性兼備。

（二）實現檔案管理集約化。企業檔案管理工作屬于企業知識資產和信息資產管理范疇，該項工作與企業的日常生產和運營等息息相關。將社會化模式應用到企業檔案管理工作中，提高了企業檔案管理工作質量，保證了企業內部各類檔案資料的準確、完整、安全等，為企業各項工作的執行及日常運營奠定了良好基礎。當前，企業檔案管理模式中對新型科學技術的使用也比較多，而且日趨完善、成熟，這為企業檔案管理社會化創造了條件。傳統企業檔案管理過程中，因技術受限，導致該項工作存在嚴重的滯后性。現如今，在網絡化管理模式中對企業檔案管理工作進行納入，不僅呈現數字管理形式，而且企業檔案管理工作質量和效率也不斷提升，使該項工作更加安全、便捷。網絡化管理方式保證了企業檔案管理工作的穩定性，不會因為人員調動而對企業檔案管理產生任何影響，檔案管理過程比較簡單，無論是便捷度，還是效率和安全性都比較好。

（三）杜絕自帶檔案的情況。傳統企業檔案管理因各項工作不到位，常出現員工自帶檔案導致檔案丟失的情況，這使得企業檔案管理工作難度增加。加之，一些企業并未認識到員工檔案管理的重要性，檔案丟失、損壞情況屢見不鮮。檔案既關乎現代企業管理，對個體員工來說也比較重要，因而應依托社會化管理模式，加大企業檔案管理力度，實行標準化檔案管理操作，確保企業員工的利益，規避現代企業發展過程中的各類不良問題，滿足企業檔案管理工作要求。實施社會化檔案管理之后，將所有企業員工檔案及各類工作檔案等集中起來，分門別類管理，輔助以先進的管理手段和方法，便能夠杜絕企業檔案管理過程中的各類不良問題。

四、總結

綜上所述，企業檔案記錄了企業運營和發展過程中的各類信息、內容等，它是企業發展過程中必不可少的內容。企業檔案管理過程中涉及到人事、設備、技術等諸多檔案類別，企業領導要認識到檔案管理工作的必要性，并保持清晰的檔案管理工作思路，依托社會化管理，使檔案管理工作呈現網絡化、數字化特征，確保企業檔案的完整、清晰、準確，真正實現檔案管理工作的精細化，助力企業各項工作順利開展。

【參考文獻】

[1]楊艷翠.關于當前企業檔案管理社會化問題的分析[J].決策與信息旬刊，2014（35）：75-75.

[2]高曉宇.社會化問題在企業檔案管理中的分析[J].黑龍江史志，2015（13）：20-21.

[3]于世奇.企業檔案管理的社會化問題[J].企業改革與管理，2016（19）：35-36.