電力企業檔案管理與時俱進策略研究

張于

【摘要】基于對電力企業檔案管理與時俱進策略的研究，首先要明確電力企業檔案管理過程中的問題，然后結合這幾點問題，對電力企業檔案管理的有效措施進行分析，進而提升企業對檔案管理的重視程度，有效提升工作人員的檔案管理意識以及建設檔案的信息數據庫這三種對策，總體實現電力企業檔案管理的高效化。

【關鍵詞】電力企業;企業檔案;檔案管理

現如今，在經濟全球化的大背景下，國內的電力企業也不甘落后，正在飛速向國際化邁進。從改革開放至今，國內電力企業發展自動化設備已經投入大量的資金且獲得了良好的效果，控制系統的許多設備都已達到全球一流的水平，但對創建信息系統卻始終不夠重視，同時國內電力企業相對落后還體現在檔案管理的工作中，檔案作為一個企業不可缺失的一部分，必須得到妥善的管理與保護。因此，電力企業加強檔案管理力度已是勢在必行。

一、電力企業檔案管理過程中的問題

（一）企業高層不夠重視檔案管理工作。就目前情況來說，大多數電力企業的領導層未能真正意識到檔案管理的重要性，其將所有精力都放在了如何提升市場的占有率、產品質量以及售后服務上，覺得檔案管理這種文字工作沒必要投入太大的關注。正因如此，大部分電力企業在檔案管理方面的投入都不高，將檔案管理工作匆匆完成以后，并未重視其后期的保存環境。檔案材料收集機制漏洞百出，導致經常出現檔案材料數量不對內容也不完整的狀況，如此檔案管理根本無法提供給企業有效的信息，之前將各種信息歸檔的工作也成了無用功。

（二）企業沒有專門負責檔案管理的部門與人員。電力企業中一些檔案管理人員對檔案管理的理解過于表面，認為檔案管理只需要做容易的收集與分類工作，企業在挑選檔案管理人員時，及格線太低，導致所選的員工責任心和專業素質都比較低，此外，一部分電力企業并未創建專門的檔案室，而是隨便找一個庫房或者偏僻的房間存放檔案。很多企業歸檔并保管檔案資料的時候沒有統一，造成部分應該保存的資料錯放或遺失。

（三）檔案管理工作中的安全隱患。檔案庫房未達到安全要求;檔案庫房多是玻璃窗貼了一層紙;檔案庫房所處位置較為潮濕;將檔案放在陽臺上的未設置防護設施，檔案長期處在暴曬下已嚴重損壞，這些都是電力企業檔案管理工作中普遍存在的安全隱患。除此之外，還有一部分企業檔案在不斷搬遷的情況下，只是隨便放在一個房間里，沒有任何整理，直接堆在一起，窗外沒有防護欄，室內也沒有滅火設施，萬一出現火災或者是盜竊現象，后果將難以想象。

二、電力企業檔案管理的有效措施

（一）提升企業對檔案管理的重視程度。電力企業的檔案管理人員若是想使檔案管理中存在的問題逐一解決，就必須得到企業領導的支持，檔案管理只有得到領導的重視才能有足夠的資金與人力投入，才能充分發揮其對企業的重大作用。但是檔案管理人員畢竟是執行工作的主體，若只是讓領導來要求與強調，檔案管理工作依舊不會得到實質性的進展，因此，管理人員需要積極主動學習更多管理知識，在實踐中不斷探索更成熟有效的檔案管理方法，才能更好地促進檔案管理質量的提升。

（二）有效提升工作人員的檔案管理意識。電力企業在將員工的個人信息、工作表現以及杰出貢獻轉化成文件、圖紙與資料等的過程中，投入了大量人力、物力與財力，但在部分企業進行產權改革的時候，檔案的管理工作太過于敷衍，只是走個形式，檔案資產完全沒有得到應得的開發利用。檔案是有形資產與無形資產記錄和憑證，它在某種意義上可以說是企業資產的一部分。檔案部門可以利用現代化的方式，利用各種媒體來對檔案規范管理工作進行強勢的推廣與宣傳，如此在引起領導關注的同時，還能夠受到社會各方的支持與監督，使檔案管理的工作質量能夠再進一步。

（三）建設檔案的信息數據庫。現如今，全球都已經被網絡覆蓋，電力企業也應該緊跟時代潮流，在檔案管理以及其他方面應用信息技術。電力企業檔案管理人員能夠借助普及的互聯網，學習更多更先進的管理知識與理念，在現有的檔案管理方法上不斷進行改良，將已不適應現代管理方式的手段去掉，再添加一些能使管理工作真正實現高效率的途徑。除此之外，檔案信息庫的建立十分關鍵，檔案管理人員可以通過在網絡上建立信息庫保存原本只以紙質形式存在的檔案，在輸入所有檔案之后，再查閱或者是改動檔案就會十分簡單，如此不僅降低了管理人員的工作強度，也能更高效地為企業提供所需要的資料。此外，網上信息庫也非常容易保存，只要記住賬號密碼并進行備份，就能夠隨時查到需要的信息，網上數據庫作為新興技術已經得到了普遍的應用，電力企業也需要及時認識到互聯網的重要性，才能在市場競爭中立于不敗之地。

三、結束語

總而言之，在市場經濟環境的作用下，電力企業承受的競爭壓力會越來越大，為使經濟效益得到有效的提升，采用先進的管理方法已是刻不容緩。受到信息時代影響的企業更應該將其充分利用起來，做好基礎工作之后，將檔案管理工作信息化，使檔案的利用率以及管理人員的工作質量得到行之有效的提升，因此，電力企業必須在對檔案管理采取措施的同時注重信息化管理，才能夠更好更穩地發展下去。

【參考文獻】

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