檔案事業發展的方向-數字化檔案

田野

【摘? ?要】 在過去的幾年里，數字檔案的管理已經成為一種不可避免的趨勢，隨著信息技術的發展，因此，在新形勢下的背景下，檔案管理機構應該根據自己的實際情況，采取有效措施，具體機構檔案數字化管理，促進檔案工作的數字化和現代化和效率，并為公共機構檔案工作更好的服務。

【關鍵詞】 新形勢;事業單位;檔案數字化管理

檔案館作為組織、機構和個人在日常生活和工作中形成了音頻、視頻、圖片、文字等載體的歷史記錄有保存價值。檔案信息資源對機構單位的發展具有重要意義。隨著社會的發展，傳統的檔案管理發展滿足不了企業的經營單位，必須高度重視檔案管理工作，利用現代化的信息技術，解決現有的檔案管理，管理的數字檔案管理，促進機構的長期穩定。

1? 分析企業檔案數字化管理的重要性

1.1? 提高文件的使用率是有用的

眾所周知，傳統的文件存儲和存儲檔案的基本紙質文件載體上，所以在使用上面有很多不便。數字檔案管理檔案機構允許用戶迅速而準確地找到所需的文件，同時允許對檔案進行數字化處理，有效地消除時間和空間檔案的限制，提高檔案使用效率。

1.2? 經濟效益必須得到改善

隨著社會經濟的迅速發展，關于檔案的數量和遲來的辦公室模式之間存在著嚴重的矛盾。公司單位系統地使用了一種檔案管理模式，大大增加了企業的行政成本。檔案數字化管理，傳統的紙質文件可能被用作機器的軟件節省存儲空間，和節省成本的存儲，文件的文檔是方便和精確的工作，避免重復的文件信息印刷造成資源的浪費，提高企業的經濟效益。

1.3? 提高辦公室效率

對檔案數字化的管理可能會導致更好的存檔和有效利用公司檔案。由于企業檔案管理的對象數量眾多，而且對象的流動性更強，例如，員工的改革，再轉換，嚴格和嚴格的統計數據的需要，必須對這些情況的動態進行全面的概述。因此，使用信息技術來管理媒體的數字文件可以準確地反映當前的情況，即文件的數字數據迅速而簡單地咨詢。由于文件的時間流，公共機構的檔案數據庫可以從原始文件實體的基礎轉移到提供信息的控制中心，從而有效地提高辦公效率。2? 新形勢下事業單位檔案數字化管理的有效的手段

2.1? 對檔案數字化管理的認識

為了一個更好的工作在數字檔案管理，文件管理的公共機構必須積極發展數字檔案管理的認識，有效地改變了傳統的檔案管理理念，加強新知識和技能，不斷更新知識和計算機系統檔案管理和檔案管理創新的途徑。另一方面，機構事實上必須制定數字化管理體系科學、合理、有效的文件之間的相互關系，最大化檔案工作的機制，用機制檔案，檔案保密工作的機制和檔案安全的機制。

2.2? 處理和存檔文件的數字化管理

在新時代的背景下，檔案工作人員每天都在收集所有的文章。，計算機完成相應的登記，嚴格按照訂單的確認樣品后流傳在單位局域網（LAN），并設置一個時間和時間代理同時，如果沒有及時返回單位內部傳閱固體程序文件信息。此外，已經完成的文件歸檔程序可以有效地使用，以進一步減少在年底前編制復雜文件的需要。此外，上傳過程可以通過計算機完成。以這種方式，主要是文件是有效地輸入電腦， 辦公室的審計，主要負責人的問題，辦公室改變印刷，印章，焦點，文件的最終信息中心，允許過去的一周或更多的時間來完成這項工作，現在是幾分鐘，或幾小時，有效降低工作負荷該文件。

2.3? 電子檔案管理系統的建設

每天日常工作復雜，許多文本文件，文件管理人員需要保持輸入信息，因此，電子文件系統和高速掃描儀，掃描顯示雙重文檔，檔案和磁帶備份和服務器解決方案，建立了相應的調查文件，文件系統管理和檢查人員、網絡文件傳輸或觸摸屏來研究資源共享。此外，該系統將電子文件管理分為單元分類、系統環境管理、卷冊管理、操作系統管理和機密文件管理五類，以提高企業整體共享信息的能力，以改進文件數據的使用。

2.4? 管理系統與辦公室自動化系統之間的聯系

在這個階段，這是一個新的局面，因此，金融機構必須是一個數字檔案管理系統和辦公自動化系統有效運作，因此對需要數碼電子檔案管理機構必須是基于電子文件安全管理系統的特征，這主要是由于文件。數字檔案管理系統的實現可以進一步保護檔案信息資源的安全，帶來得到最大化的價值除了檔案信息，還必須采取有效措施，提高有效連接數字檔案管理和辦公自動化，業務部門設立一個專門的工作人員控制管理和安全硬件和軟件系統，并為它增加了整個系統的機密性，避免了系統的篡改或未經授權的損壞。

3? 結論

隨著信息技術的發展，傳統的人類檔案管理已經被打破。因此，公共事業的檔案管理已經演變成數字化。因此，在新形勢下，需要繼續創新和優化數字檔案管理系統，促進企業檔案的安全，提高效率的使用，以及更好地管理社會的數字服務。