事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的問題分析與策略研究

劉招容

摘要：在當(dāng)前這個(gè)新的歷史時(shí)期，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度與日俱增，與此同時(shí)我國的經(jīng)濟(jì)體制改革工作也在不斷深入。當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)大環(huán)境可謂各行各業(yè)你追我趕、與時(shí)俱進(jìn)，因此，作為事業(yè)單位各項(xiàng)工作中一項(xiàng)重點(diǎn)——檔案管理工作也勢(shì)必要跟上時(shí)代步伐，積極地進(jìn)行改革創(chuàng)新。事業(yè)單位的工作，與檔案息息相關(guān)，因此優(yōu)秀的檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位來說，意義重大。但是，現(xiàn)階段我國事業(yè)單位的檔案管理工作還存在較多的問題，很多管理理念和方法缺乏科學(xué)的依據(jù)，信息技術(shù)的應(yīng)用也非常不足，這個(gè)同檔案管理重視不足有很大的聯(lián)系，相關(guān)人員意識(shí)淺薄，沒有正確意識(shí)到檔案管理的重要意義。本文就國內(nèi)事業(yè)單位的檔案管理工作出發(fā)，從中發(fā)現(xiàn)目前存在的問題和不足，并且有針對(duì)性的進(jìn)行討論，找到對(duì)應(yīng)的提升策略，以此來提高事業(yè)單位的檔案管理信息化水平，全面提升檔案管理效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化;提升策略

引言

檔案管理的工作，不僅僅停留在事業(yè)單位，很多大型的機(jī)構(gòu)和單位都會(huì)在日常的工作當(dāng)中涉及到檔案管理。不同于其他的企業(yè)和公司以盈利為目的，事業(yè)單位的原則是服務(wù)于國家與人民，事務(wù)涉及到社會(huì)生活的各個(gè)方面，在國家機(jī)構(gòu)中發(fā)揮著巨大的作用，因此檔案管理的優(yōu)秀與否，對(duì)于我國的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，都會(huì)造成不同程度的影響。在影響事業(yè)單位發(fā)展的各項(xiàng)因素中，檔案管理工作的質(zhì)量已然成為了一個(gè)重點(diǎn)，就事業(yè)單位而言，檔案管理對(duì)于其決策制定、人事管理也有著重要的參考價(jià)值。因此事業(yè)單位也有必要采取一些相關(guān)措施進(jìn)一步優(yōu)化自身檔案管理工作。近些年來，互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，很多優(yōu)秀的檔案管理軟件也從眾多軟件當(dāng)中脫穎而出，高新技術(shù)也不斷引入檔案管理工作當(dāng)中，推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程加快。

一、我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的問題

（一）事業(yè)單位的管理層對(duì)檔案管理工作相關(guān)制度不夠重視

根據(jù)我國事業(yè)單位目前的提拔制度，員工要想達(dá)到管理層，是需要通過工作能力和自身努力來提高自己的水平，這樣管理層當(dāng)中的人，他們工作能力、專業(yè)素養(yǎng)都很高，但是現(xiàn)階段，他們都有著相同的認(rèn)知誤區(qū)，那就是檔案管理工作不重要，對(duì)于這項(xiàng)工作和制度沒有予以應(yīng)有的關(guān)注，對(duì)其也沒有進(jìn)一步了解下去的意愿。這就導(dǎo)致事業(yè)單位中的檔案管理工作并沒有做的充分到位。除此以外，事業(yè)單位的考核往往側(cè)重于理論知識(shí)和學(xué)識(shí)學(xué)歷，他們認(rèn)為，擁有豐富知識(shí)和學(xué)歷的人，便能夠在實(shí)踐中充分利用所掌握的知識(shí)，以此來實(shí)現(xiàn)高效的工作，因此單位的領(lǐng)導(dǎo)人，往往只重視人才的引進(jìn)與培養(yǎng)工作，而檔案管理工作則交給其他的人負(fù)責(zé)。這種想法和做法實(shí)際上是存在很大問題的，檔案管理工作不僅僅在事業(yè)單位本身具有重要意義，同時(shí)與國家和人民的利益息息相關(guān)，這也就意味著檔案管理工作需要得到應(yīng)有的重視。

（二）事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一性

現(xiàn)階段，很多事業(yè)單位在管理活動(dòng)當(dāng)中都不同程度上引進(jìn)了一定的信息化技術(shù)，涉及到很多的軟件。但是，還存在的問題是，這些軟件缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并且不同軟件之間存在著隔閡，難以有效整合。這對(duì)檔案管理這種復(fù)雜的工作而言，更是為其信息化進(jìn)程造成了不小的阻礙。

二、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的策略分析

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)

首先，針對(duì)上文所述的第一個(gè)問題，那就是事業(yè)單位的管理層沒有對(duì)檔案管理予以足夠的重視，事業(yè)單位需要組織定期地、專業(yè)化的培養(yǎng)，豐富相關(guān)人員的專業(yè)知識(shí)，拓展信息化方面的知識(shí)與技能，促進(jìn)信息化進(jìn)程。目前，有很多檔案管理人員，他們無法與時(shí)俱進(jìn)，依靠老舊的知識(shí)理論重復(fù)著低效、沒有意義的工作，無法及時(shí)更新自己的知識(shí)水平，運(yùn)用傳統(tǒng)的、簡單的電腦知識(shí)來進(jìn)行管理工作，實(shí)際上還是依靠人工來進(jìn)行信息化的處理，而信息化遲遲無法實(shí)現(xiàn)。這種人工為主的處理方式，往往會(huì)受到人工因素的影響，導(dǎo)致其中出現(xiàn)問題，同時(shí)也存在著效率低下等問題。信息化管理有著效率高、錯(cuò)誤率低等優(yōu)點(diǎn)，要遠(yuǎn)遠(yuǎn)勝于傳統(tǒng)的人工為主的檔案管理辦法。因此，事業(yè)單位需要通過培訓(xùn)的方式，引導(dǎo)員工認(rèn)識(shí)到信息化管理的優(yōu)勢(shì)，組織培訓(xùn)活動(dòng)保證相關(guān)的員工掌握先進(jìn)的知識(shí)和技能，為檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）提升檔案管理的信息化水平

單位的領(lǐng)導(dǎo)人需要定期關(guān)注檔案管理狀況，發(fā)現(xiàn)其中的不足之處，有計(jì)劃地要求相關(guān)部門和人員進(jìn)行改正，同時(shí)督促引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)保證單位的檔案管理效率，對(duì)所需的設(shè)備定期進(jìn)行檢測和更新。對(duì)于相關(guān)人員，也需要了解他們對(duì)于目前工作的認(rèn)識(shí)，對(duì)涉及的知識(shí)和技能進(jìn)行考察，保證檔案能夠時(shí)刻保持獨(dú)立、安全和完整。

（三）盡快完善檔案管理的相關(guān)制度

事業(yè)單位根據(jù)自身的實(shí)際情況，有針對(duì)性地建立適合本單位的檔案管理制度，通過該制度來有效引導(dǎo)檔案管理人員的行為，指導(dǎo)他們的工作，同時(shí)在這個(gè)制度當(dāng)中加入科學(xué)的考核指標(biāo)，來激發(fā)管理人員的工作熱情，提高工作效率。人事管理人員需通過對(duì)應(yīng)的指標(biāo)，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核，以此作為依據(jù)進(jìn)行職位調(diào)整，職稱評(píng)定等過程，保證他們能夠以最好的狀態(tài)來對(duì)待工作，保證檔案管理的信息化進(jìn)程得到工作人員和領(lǐng)導(dǎo)層雙重保障，以此平穩(wěn)發(fā)展。

（四）充分結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理與信息化管理

檔案管理工作的信息化構(gòu)建與完善不是一蹴而就，而且特別是那些大型的事業(yè)單位，他們所涉及的人和事務(wù)都很多，因此檔案管理事務(wù)繁雜，難以在短時(shí)間內(nèi)做出巨大的調(diào)整，信息化的需求也無法在很短的時(shí)間內(nèi)得到有效滿足。因此，不同的事業(yè)單位可以根據(jù)自身的實(shí)際情況，來進(jìn)行信息化建設(shè)，在傳統(tǒng)管理辦法的基礎(chǔ)之上，分步、分點(diǎn)來進(jìn)行調(diào)整，有計(jì)劃地實(shí)施信息化管理改革。與此同時(shí)，檔案管理的主體是從事該工作的員工，因此也需要著重關(guān)注這些人的專業(yè)素養(yǎng)，更新他們的工作觀念，以此來探討出適合自身狀況的管理辦法，促進(jìn)信息化建設(shè)。

（五）更加重視檔案管理的信息化建設(shè)

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層需要從思想和行動(dòng)上，都要對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)予以高度的關(guān)注，要認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于單位、國家和人民的重要意義，重視檔案的保密性、安全性。要求檔案室的選擇要處在相對(duì)安靜且安全的地方，對(duì)門窗進(jìn)行加固，保證平時(shí)不受到外人的侵?jǐn)_;檔案管理辦公室周圍的消防設(shè)施需要設(shè)置完備，定期檢查，保證檔案的安全;工作人員進(jìn)入檔案室時(shí)，需要經(jīng)過相關(guān)人員的審批，對(duì)自己進(jìn)入的目的和事項(xiàng)進(jìn)行登記和說明。

結(jié)語

伴隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化進(jìn)程加快，事業(yè)單位的檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，加入到信息化的進(jìn)程當(dāng)中。檔案管理工作不僅僅與檔案管理人員相關(guān)，開發(fā)和利用事業(yè)單位的檔案資源，對(duì)于事業(yè)單位的決策制定、人才培養(yǎng)等方面都有著重大的意義，如果想要真正落實(shí)改革工作，將檔案管理的效果真正發(fā)揮出來，不僅要在制度層面進(jìn)一步予以優(yōu)化與落實(shí)，還必須切實(shí)推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程，只有這樣才能促進(jìn)單位不斷完善，為人民提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，推動(dòng)社會(huì)發(fā)展。

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