行政事業(yè)單位內控管理存在問題與解決措施

陶貴銀

[摘 要]當前行政事業(yè)單位的內控管理越來越重要，文章通過分析目前行政事業(yè)單位內控制度存在的問題，針對實際情況提出內控管理的建議，來進一步提高單位內控的管理水平，從而實現(xiàn)內控管理目標，預防舞弊和腐敗的發(fā)生，合理保證財產的安全完整和信息的真實完整。

[關鍵詞]行政事業(yè)單位;內控管理;存在問題;解決措施

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2019.09.117

1 行政事業(yè)單位內控管理的重要性

1.1 法律依據

國家非常注重內部控制的執(zhí)行和監(jiān)督，自2014年1月1日起實施《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》后，又制定和頒布一系列的法律法規(guī)，為內控制度的制定和執(zhí)行提供法律依據。

《財政部關于全面推進行政事業(yè)單位內部控制建設的指導意見》（財會〔2015〕24號）指出內部控制要覆蓋單位全部經濟和業(yè)務活動，貫穿內部決策、執(zhí)行和監(jiān)督全過程，規(guī)范的是單位內部全體員工。《財政部關于全面推進行政事業(yè)單位內部控制建設的指導意見》（財會〔2016〕11號）做出開展單位內部控制基礎性評價工作應當以量化評價為導向的決定。《財政部關于印發(fā)〈行政事業(yè)單位內部控制報告管理制度（試行）〉的通知》（財會〔2017〕1號）對提高行政事業(yè)單位內部控制報告質量進行規(guī)范。

1.2 行政事業(yè)單位內部控制的必要性

（1）加強內部控制，能夠保證行政事業(yè)單位的經濟活動在法律法規(guī)允許的范圍內進行，有效地防止了違法違規(guī)行為的發(fā)生。

（2）加強內部控制，能合理保證資產的安全完整和有效使用，能有效預防貨幣資金和其他資產被挪用、貪污、盜竊的風險。

（3）加強內部控制，能為單位財務信息的真實完整提供合理保證，有效防范弄虛作假。

（4）加強內部控制，能有效防范營私舞弊，預防腐敗發(fā)生，在一定程度上保護了社會公共資源，維護了社會公共利益。

（5）加強內部控制有利于提升單位公共服務水平，改善單位內部管理，提高公共服務的效率和效果。

2 行政事業(yè)單位內控管理存在的問題

2.1 內部控制意識淡薄

《行政事業(yè)單位內部控制規(guī)范（試行）》在2014年1月1日起實施，許多單位的人員，包括基層業(yè)務人員、單位業(yè)務負責人，都沒有意識到內控管理的重要性，缺乏對內控制度的認識和理解，不重視加強對內控的管理。有的單位領導對“三重一大”事項沒有實行集體決策制度和會簽制度，存在隨意審批的情況;內控管理大都依靠財務部門，單位其他相關的部門，只注重本部門的業(yè)務和事項的發(fā)展，認為內控管理只是財務部門的責任，對內部管理比較輕視，沒有將內部控制覆蓋到單位經濟和業(yè)務活動的全范圍，沒有將其貫穿到內部權力運行的決策、執(zhí)行和監(jiān)督全過程，沒有規(guī)范到單位內部各層級的全體人員。最終導致內控管理落在形式上，沒有實際開展。

2.2 不相容崗位未明確分離，責權不明確

財務部門崗位設置不合理，很多預算單位的報賬人員，不但負責報賬，而且還負責記賬，即會計人員兼任出納工作，甚至還兼任其他崗位比如審批簽字等，很可能發(fā)生貪污腐敗或營私舞弊。對于內部控制的關鍵崗位設置不合理，崗位職責及分工不明確。關鍵崗位包括預算業(yè)務管理、收支業(yè)務管理、政府采購業(yè)務管理、資產管理、建設項目管理、合同管理以及內部監(jiān)督等。

2.3 財務人員缺乏相應的管理和專業(yè)技能知識

好多單位領導對財務工作重視程度不高，對財務及管理人員的內控管理的培訓不夠，不能適應新形勢下內控管理的需要;在實際工作中很多預算單位的會計人員，根本沒有參加過會計專業(yè)知識的培訓，也沒有進行相關知識的學習，對會計專業(yè)知識知之甚少，對經濟業(yè)務活動的處理流程不熟練，對會計賬務處理不理解，甚至根本不清楚應該如何處理。這些情況的存在非常容易引起內控管理問題的頻繁發(fā)生。

2.4 實物資產管理不嚴，缺乏必要的管控

很多單位領導對實物資產管理不夠重視，沒有指定專門的部門進行管理，有的雖然指定了管理部門，但并沒有指定專人負責保管，形同虛設，有的單位甚至所有的實物資產全部由一人保管，造成實物資產管理混亂;資產管理員未嚴格履行崗位職責，認為反正都是國有資產，沒有必要過于認真，資產領用、發(fā)出未履行嚴格的審批制度，隨意領用現(xiàn)象比較普遍，缺乏與使用部門的溝通，疏于對剩余資產管理，未及時辦理退回或相關繼續(xù)使用手續(xù)，很容易造成資產毀損、流失;資產管理員未按要求及時登記明細賬，不清楚實物資產的來龍去脈，有的甚至幾年都不進行實物盤點清查，未按時與財務、使用部門對賬，很容易導致賬實不符。

2.5 支出票據審核不嚴格，結算方式不符合規(guī)定、電子化報賬操作不規(guī)范

在審核過程中經常會發(fā)現(xiàn)，單位相關人員審核票據不嚴格。票據中開票人、復核人、收款人是同一個人，或是干脆直接將開票人開成管理員，票據內容與經濟業(yè)務活動不符;在線上報賬時，對于該轉賬的卻違規(guī)提取現(xiàn)金，對于超過限額提取現(xiàn)金的未履行審批手續(xù);缺乏對業(yè)務活動的分析，進行違規(guī)操作。如票據開具的收款人是單位，卻將款項劃轉到了個人賬戶，同級單位之間相互劃轉款項，有的單位未上傳原始票據就報賬，很容易造成資金的轉移或挪用。這些都不符合會計制度的規(guī)定。究其原因一是單位存在僥幸心理;二是報賬人不專業(yè)，缺乏相關的專業(yè)知識。

3 行政事業(yè)單位內控管理解決的措施

3.1 增強內部人員內控管理的意識

首先要通過自上而下的宣傳，讓每個人都意識內控管理的重要性，并且根據實際情況，每個部門、每名員工都針對自身的崗位，來貫徹和落實內控制度。可以聘請有關專家和學者，進行專門的講座和培訓，提升內部人員的內控意識，樹立內控管理理念。定期對員工的內控管理意識進行調查研究，掌握員工動向，對于意識淡薄不理解的員工，應當再次培訓，多講解相關的知識和案例，直到真正理解和提高認識。

其次要特別重視發(fā)揮領導班子的核心作用，明確各部門負責人在內控管理上的責任，領導在進行決策時，多聽聽相關人員的意見和建議，充分發(fā)揮集體決策的優(yōu)勢。同時還要加強內控管理理念的培訓，協(xié)調好各個部門，讓員工充分認識內控管理是一個覆蓋全范圍，全過程和全員性的活動，所有部門所有人員都要積極支持和配合，真正將內控管理落實到實處。

3.2 落實崗位責任制，確保不相容崗位相互分離

單位應當保障財會部門的人員編制，以便財會部門能夠實施必要的不相容崗位相互分離，避免會計兼任出納或同時兼任多個崗位。在一定程度上防止貪污腐敗的發(fā)生。自2016年度實行了授權支付制度后，各單位按要求分別設置了填制、審核等崗位，每個崗位都有相應的U-KEY， 每個崗位都應該挑選責任心強的人來擔任，執(zhí)行中堅決杜絕走過場，全部崗位均由一個人來操作，做到相互監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正業(yè)務處理中存在的問題。同時，應當實行內部控制關鍵崗位工作人員的輪崗制度，明確崗位周期。不具備輪崗條件的單位應當采取專項審計等控制措施。

3.3 加強對單位管理和財務人員培訓

通過聘請專家和學者進行各種形式的培訓，使管理人員和財務人員對內控制度深刻的認識和理解，同時還要熟練掌握電子化平臺下經濟和業(yè)務活動相關的會計處理。此外財務人員自身也要不斷學習和進步，以適應會計政策不斷發(fā)展變化的需要。各單位負責人在選擇會計人員時一定要慎重、應當選擇具有一定會計專業(yè)知識、責任心強人的擔任。2015年底筆者受財政局的委托，指導各單位進行結轉資金和結余資金的處理。筆者將總結好的行政事業(yè)單位年底收入、支出的結轉及日常經費支出的會計處理下發(fā)到各個預算單位，咨詢電話接連不斷，很多會計人員根本不能理解年終收入支出為什么要通過財政補助結轉賬戶進行結轉，這些賬戶如何使用。真是隔行如隔山，作為一名稱職的財務人員一定要與時俱進，不斷提高自身的業(yè)務素養(yǎng)，來滿足時代不斷發(fā)展變化的需要。

3.4 加強實物資產的管控，確保資產的安全完整和有效使用

加強實物資產管理，明確各種資產的管理部門，比如固定資產由資產管理部門負責，辦公用品由辦公室負責，工程物資由基建部門負責。指定專人負責實物保管，貴重資產、危險資產、有保密等特殊要求的資產，應當指定專人保管、專人使用，并規(guī)定嚴格的解除限制條件和審批程序，確保資產的安全完整;實物發(fā)出、領用要嚴格履行審批制度，堅決杜絕隨意領用現(xiàn)象的發(fā)生，如果有剩余應按要求及時交回或辦理相關繼續(xù)使用手續(xù)，確保資產的有效使用;建立資產臺賬，對資產進行定期清查盤點，年終至少要進行一次全面清查。財會、資產管理、資產使用部門要定期對賬，發(fā)現(xiàn)賬實不符的，應當及時查明原因，并按照規(guī)定進行處理。

3.5 加強票據和結算方式的管控，規(guī)范電子化報賬管理

首先，加強對票據真實、完整性的審核。重點審核票據來源是否合法，內容是否真實、完整，使用是否準確，是否符合預算，審批手續(xù)是否齊全。對于在審核過程中發(fā)現(xiàn)不真實、不完整的票據責令單位限期更正，由開票單位重新開具正確的、完整的發(fā)票，保證票據真實、完整。

其次，加強結算方式控制，確保符合會計制度規(guī)定。結算金額在規(guī)定標準以上或是不符合提取現(xiàn)金的業(yè)務，原則上必須轉賬，不能隨意提取現(xiàn)金，這在一定程度上有效避免套取現(xiàn)金或轉移貨幣資金。在實際中要結合實際情況進行處理，具體問題具體分析，對于授權支付單筆或當天結算金額超過1萬元，必須由報賬單位填制零余額賬戶大額提現(xiàn)審核單，然后由主管部門審核批準后，再由支付中心審核人員審核，主管領導審批后方能提取現(xiàn)金。

最后，加強對電子化報賬的管控，發(fā)現(xiàn)異常情況，及時采取有效措施。規(guī)范各單位授權報賬流程，時時管控信息平臺中授權支付動態(tài)，對每一個單位報賬情況監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時與報賬單位聯(lián)系，指出存在問題，對其進行指導，對不上傳原始票據就報賬的責令其限期改正。堅決杜絕公款私轉，同級單位之間款項劃轉，有效防止資金的轉移或挪用。若業(yè)務已經處理完畢，責令將其款項追回上交到代理銀行，由代理行作退單處理，將其恢復到預算單位零余額賬戶用款額度，再由預算單位按規(guī)范要求重新報賬。

總之，內控管理可以有效提升行政事業(yè)單位的整體水平，合理保證內控體系目標的實現(xiàn)，單位領導一定要提高對內控管理的重視程度，提升全體員工的綜合素質，明確內控管理不只是財務部門的責任，將內控理念貫穿到全過程、全范圍、全人員、各部門相互監(jiān)督、相互溝通、相互制約，促進行政事業(yè)單位健康有序地發(fā)展。

參考文獻：

[1]盧琰璣.新形勢下加強行政事業(yè)單位內控管理的必要性與對策[J].中國國際財經（中英文），2018（8）：83-84.

[2]王娟.新形勢下加強行政事業(yè)單位內控管理的必要性與對策分析[J].中國國際財經（中英文），2018（9）：108.