新建高職院校檔案管理如何面對工作中存在的問題

謝志勛

摘 要： 當前，新建高職院校檔案管理工作存在一些問題，主要表現在思想認識、工作機制、隊伍建設、信息化建設和有效利用等方面。解決這些問題的對策是：轉變思想觀念，提高重視程度；對照相關標準，完善工作機制；加強系統培訓，提升人員素質；改革傳統模式，實現管理信息化；發揮檔案作用，助力學校發展。

關鍵詞： 新建高職院校 檔案管理 問題

檔案是分類保存以備查考的文件和材料；檔案管理是檔案館（室）工作人員對檔案實體和檔案信息進行專業的保管料理并提供相關服務的業務工作。檔案管理工作十分重要，它是一個單位或部門其他各項工作順利進行的重要保障，也是一個單位或部門總結成功經驗、實現內涵發展的重要環節。對于新建高職院校而言，檔案管理工作尤為重要。新建高職院校必須正視本校存在的問題，采取必要的措施，提升本校檔案管理工作的規范化、系統化和科學化水平，使其更好地服務于教育、教學和管理等工作，從而促進學校的質量提升和跨越發展。

一、新建高職院校檔案管理工作存在的問題

當前，新建高職院校主要有兩個來源：一是以原有中專院校為基礎升格而成；一是地方政府直接創辦全新高職院校。由于各種原因，建校之初，一些新建高職院校會將主要精力放到擴張校園面積、擴建校園建筑、美化校園環境、添置教學設施、充實教師隊伍、加強專業建設等軟硬件建設方面，而檔案管理工作沒有提到同步發展日程上，導致存在一些問題。

（一）思想認識方面的問題。

部分新建高職院校由于欠缺檔案管理工作經驗，或者還是沿襲原有中專時代的檔案管理模式，沒有及時轉變檔案管理工作理念，導致對檔案管理工作的重要性認識不足。這種錯誤意識影響的直接結果是，一些學校檔案管理工作沒計劃，檔案管理工作沒部署，相應的場所、設施、經費和人員沒保障，檔案管理工作被當作學校辦公室的附屬工作之一。這種不利局面制約了檔案管理工作的開展，也影響了學校其他工作的正常開展。

（二）工作機制方面的問題。

首先，一些新建高職院校缺少專門的檔案管理工作部門，有的學校即使有專門的檔案管理部門，其地位也是邊緣化的。其次，這類學校的檔案管理工作制度不夠完善，沒有形成制度化和常態化。再次，這類學校的檔案管理流程不明確，立卷、編目、檢索等工作流程沒有按照國家檔案局制定的相關標準進行規范操作，忽視對聲像及實物的歸檔。另外，在查閱或使用檔案資料時，沒有嚴格執行審批制度，情況登記不及時。

（三）隊伍建設方面的問題。

根據2008年教育部公布的《高等學校檔案管理辦法》的相關規定，檔案館館長、副館長和綜合檔案室主任應當具有高級以上專業技術職務任職經歷；高校專職檔案工作人員列入學校事業編制，其編制人數由學校根據該校檔案機構的檔案數量和工作任務確定。但部分新建高職院校檔案管理人員的現狀是：專業技術職務低甚至沒有專業技術職務；檔案管理人員編制不足甚至沒有編制；專職人員數量不足甚至沒有專職人員而只有兼職人員，且兼職人員流動性較大；檔案管理人員的技術素質普遍不高。由此看來，新建高職院校檔案管理人員無論在質量和數量方面還是在專業性方面，均達不到教育部規定的相關要求。

（四）信息化建設方面的問題。

新時代信息技術已滲透到社會生產和生活的各個方面，廣大高校紛紛借助新時代信息技術，建構本校檔案信息化管理體系，全面提升檔案管理效能。然而，一些新建高職院校檔案管理信息化程度偏低，基本處于起步階段，有的院校還在采用人工歸檔和手工操作方式，降低了檔案管理工作的有效性，這對于編排檔案、查找檔案、完善檔案都是阻礙。不容忽視的是，紙質檔案在人工流轉過程中存在損毀風險。

（五）有效利用方面的問題。

由于各種原因，一些新建高職院校的檔案資料不完備，檔案管理工作主要停留在檔案收集層面，導致檔案管理與檔案服務脫節，未能為學校日常工作開展提供便利條件。另外，部分新建高職院校忽視檔案資料的借鑒和參考價值，未能從已有檔案資料中總結辦學經驗，提高辦學水平。

二、解決上述問題的對策

上文列舉了新建高職院校在檔案管理工作中存在的主要問題，要解決這些問題可以采用如下對策：

（一）轉變思想觀念，提高重視程度。

新建高職院校的檔案管理工作不但是檔案管理工作者的天職，而且是事關學校發展穩定的重要事項。新建高職院校的校領導尤其要引起高度重視，中層領導和全體教職員工應該轉變陳舊的思想觀念，有強烈的檔案管理意識，并將檔案管理工作納入學校的重要日程。具體來說，檔案管理工作要納入學校五年發展規劃和年度工作計劃，有具體的細化措施，落實相應的場所、設施、經費和人員保障，納入相關領導和責任人員的業績考核和述職范圍。

（二）對照相關標準，完善工作機制。

新建高職院校要緊緊圍繞檔案管理工作為學校發展和學生成長服務這一宗旨開展工作，按照《檔案法》、《檔案實施辦法》等相關法律法規和上級文件要求，結合學校實際，成立專門的檔案管理工作部門，建立和完善學校的檔案管理制度，逐步實現檔案管理工作規范化和標準化。首先，學校的規章制度應明確檔案管理工作的地位和重要意義，改變檔案管理員的守舊思想，使其提高重視程度，從而更加積極主動地從事檔案管理工作。其次，要保證檔案的收集和歸檔工作的完整性和客觀性，進一步明確學校的檔案管理工作流程，規范立卷、編目、檢索、借閱、移交等工作。例如，在制定立卷歸檔制度方面，學校要明確立卷歸檔工作的范圍、責任、時間、流程和相關要求，將專業性較強的業務部門納入立卷歸檔范圍，避免遺漏白頭文件、未打印文件和重要的手抄件、聲像材料、電子文件等。另外，學校要根據檔案的不同等級，分別采取相應措施進行保護和管理；根據實際配備相應的技術和設備。

（三）加強系統培訓，提升人員素質。

新建高職院校要根據學校實際情況配備政治過硬、數量充足、業務熟練的專職檔案管理人員。對專職檔案管理人員進行系統培訓，使他們認真貫徹執行黨和國家關于檔案管理工作的方針政策，熟悉本校各類檔案材料的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用工作。同時又要發揮專職檔案人員的作用，通過面授、講座、編印資料等方式指導全校各部門開展檔案管理工作。要鼓勵檔案工作人員樹立終身學習的觀念，鼓勵他們攻讀檔案專業的高學位，不斷學習檔案管理新知識，不斷進行理論和實踐探索，不斷提升專業技術職稱和檔案管理水平，從而成為既懂業務又懂信息化和現代化知識的新型檔案工作者。

（四）改革傳統模式，實現管理信息化。

在網絡時代，由于數字化和網絡技術的快速發展，新建高職院校的檔案管理工作模式必須從被動服務向主動服務轉變，由原來的手工操作向檔案管理信息化轉變。當前檔案館（室）的發展程度不再以館藏量是否大、紙質檔案是否多作為衡量標準，而是以是否能提供更多的電子材料、是否能更快獲取檔案信息、是否能為社會提供更便捷的服務作為衡量標準。因此，檔案館（室）必須與時俱進，采用現代技術、更新設施設備、提高檔案管理人員的信息化水平。相反，如果單靠人工超負荷運轉，其結果只能是效率低下、質量低劣、工作拖延。當然，電子文件還不能完全取代紙質文件，重要的電子文件需要同時進行紙質備份。同時，新建高職院校應注意信息化后電子檔案的保密問題，增加對信息防范技術的資金投入，通過專機專用、軟硬件更新升級、文件備份、網絡防火墻等方式加強信息技術保障。

（五）發揮檔案作用，助力學校發展。

鑒古可以知今。學校檔案是在教育教學和管理工作過程中形成的，其本質就是知識和信息的載體。例如，新建高職院校的教學檔案真實記錄了教學工作的方法、內容、途徑和成果信息，利用這些信息可以促進學校轉變教育理念、改進教學方法、推進教學改革，從而提升教育教學質量。又如，利用人事檔案信息，可以為干部和教工的獎懲晉升提供佐證材料，促進學校各部門之間人力資源的合理配置，從而最大限度地發揮人才效益。而充分利用學校的校史資料，能凝聚人心、匯集智慧、激發動力，從而激發全體師生員工干事創業的熱情，促進和諧校園建設。

三、結語

雖然新建高職院校檔案管理工作在思想認識、工作機制、隊伍建設、信息化建設和有效利用等方面存在一些問題，但這些問題是完全可以解決的，對策是：轉變思想觀念，提高重視程度；對照相關標準，完善工作機制；加強系統培訓，提升人員素質；改革傳統模式，實現管理信息化；發揮檔案作用，助力學校發展。

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