談行政管理在企業中的作用與措施

楊青怡

摘 要：行政管理是企業運營過程中的核心機構，它是一個企業正常運行與發展的重要部門。在競爭激烈的市場中，企業想取得的穩固發展，企業的行政管理顯得非常重要。本文概述了企業行政管理的一些特征，多角度分析了行政管理對企業的重要，提出一些提高企業行政管理效率的措施與實施的策略。通過本文的分析研究，希望給予相關的研究者與行政管理者一些參考與建議。

關鍵詞：企業;行政管理

一、企業行政管理職能與特點

（一）企業行政管理的職能

現代企業具有四大功能：研發、市場、銷售、服務。要實現這四大功能就必須具備：人、財、物、信息。對人、財、物、信息的保障來源三個部門：人力資源、財務部門、行政部門。行政部門在企業中職能就是做好管理、協調、服務這三大職能工作。

1.科學合理制定企業規章制度

一定規模的企業從組織上來說就是一個團體一個機構，國際化大型企業的組織和雇員分布在世界各地，在進行組織管理上是很復雜事情，所以一個科學合理的企業組織機構是建立一個好得企業得前提，這個組織機構也是企業的行政管理工作的重要部分。企業是否能正常運轉企業的基礎是企業的組織機構，企業的這種機構它能規范每一個崗位中的每一個人員的工作責任和范圍，能夠合理的分配好企業的具體任務，企業各部門能有序的按照制定的計劃有效的落實到位。

2.協調與溝通下監督執行制度

行政管理就是要協調與溝通各部門之間、上下級之間等的關系，企業內部員工之間的利益關系和員工之間的工作關系是通過行企業的政管理整體把控和協調的，這種把控和協調能使各自的職責明確，能調動全體員工的工作熱情，可見企業的行政管理為企業提供一個良性健康的發展平臺。企業的行政管理不僅僅對全體企業員工的把控，它還要把控好對企業的整體狀態。這種整體把控是通過行政管理部門通過對企業內部的各部門情況監督進行的，合理的利用反饋機制，讓企業各部門的信息互相通暢;行政管理往往還利用合理性獎懲機制整體把控，利用評定員工的工作狀態進行把控，通過行政管理的協調、溝通、把控和監督不斷優化企業內部的管理機制，以達到最大化企業利益的效果。

3.服務于企業的生產和銷售工作做后勤保障。

行政管理的目標就是為企業生產、銷售做好保駕護航，行政管理的一切工作中心就是圍繞企業的中心工作開展，做好中心工作的后勤保障。

（二）企業行政管理的特點

1.權威性：

現代企業行政管理是否有效取決于上級權力是否運用得當和下級的是否服，企業的所有指示或規定，實際上就是企業行政機構的權利和權威下達的一種命令，所以建立在企業內部組織結構的上級權利與權威基礎上的企業行政管理才是有效的，在這里企業行政管理的有效性就是指企業行政管理的權威性，企業的管理運行必須在政管理有效性下執行。

2.及時性：

企業的大量的日常性經營活動與人事等方面行政管理能及時合理正確的處理，發揮行政管理重大作用還在于企業遇到突發事件及企業環境不穩定時，行政管理能起到及時穩定的作用。

3.縱向性：

企業行政管理的縱向性是指的企業行政管理是通過企業組織機構的上下關系進行自上而下進行的協調和指揮，縱向往往就是企業上級對下級的指令性要求。

二、企業行政管理的作用與措施

（一）行政管理在企業中的作用

1.增強企業的核心競爭力

企業管理層的把握全局、審時度勢的判斷力與大膽突破、敢于競爭的創新力，是企業的核心競爭力的要素之一，而企業的博采眾長、開拓進取的文化力與保證質量、誠實守信的親和力也是企業的核心競爭力要素，這二個要素是企業生存和發展基本要素。在全球經濟一體化，企業的競爭日趨激烈的今天，世界上每天都會發生企業因為缺乏競爭力而被淘汰的事件。可見，企業要重視的企業發展戰略計劃，認識到提高企業的核心競爭力提高企業的生命力。行政管理機構作為企業的大腦，把控整個企業的生存和發展，所以行政管理者要去掌握最新的市場動態，反思自身企業的不足，不斷學習和思考，完善自身的企業素質，提高企業市場競爭力。

另一方面，通過具體的分析企業的戰略目標，對企業的生產和發展制定出各階段性計劃，行政部門負責督促落實這些計劃，使企業的戰略目標更清晰，執行計劃更有效，并且能夠在計劃過程中及時調節和修改企業的各項工作，對企業目標的預期效果有全面比較正確的指導，使企業在競爭環境中能夠長時間取得主動的核心能力。

2.提高企業的適應形與應變的能力

在全球一體化經濟環境下，企業就要去的適應全球一體化環境，企業得管理者要有國際市場視野，去應對不斷變化著的國際經濟環境，管理中者敏銳的觀察能力和應變能力，使企業在國際市場環境下存活和發展。另一方面，行政管理在企業內部環境中，是通過制定與完善管理制度，調動員工的主觀能動性與工作熱情，應對企業在外部環境的壓力下化解危機與困難得能力，使企業順利發展、穩步前進。

3.促進企業平穩有序健康發展

企業就像每天運轉著的一臺機器，機器運轉長了，就要定期對其進行維修或者換新的機器以保證機器運轉。如何維修？如何換新？這是企業的組織機構和執行組織機構行政管理部門要思考的問題，只有企業這臺機器健康了，運轉平穩了，企業的行政管理部門職能才得以起到了作用。其次就是外部的環境變化，現代化的行政管理目的就是要通過一定的手段，使企業能在預定的軌道上越走越遠，保證內部穩定的同時，能夠承受企業在外部環境變化的壓力外，不會因為外部環境的變化而中途發生事故，行政管理就能為企業保駕護航，提高企業的生命力，促進企業平穩有序健康發展。

（二）提高企業行政管理效率措施

1.不斷完善企業規章制度

如果的企業執行總裁或法人搞“一言堂”，不僅嚴重破壞了企業機構運行，而且打擊了管理層工作熱情，使得行政管理部門不能正常的開展。因此企業規章制度顯的完善顯得很重要，只有企業的管理分工明確，責任分明人，使得企業的運營正常。行政管理中完善的規章制度并且執行是行政工作的重點，企業行政管理不能只體現在后勤保障等一些瑣碎的事情上，它必須真正參與到企業決策的內容部分，才能把握企業的大方向。

2.監督實施有效考核體系

日常行政管理工作中事務性處理往往多是反復進行的，這種事務性的處理時間長了，管理中會出現懈怠或習慣性的處理沒有創新意識，所以工作實施中要加強對考核體系的監督。在日常行政管理工作中，無論企業哪個項目，無論企業機構流程中的哪個環節，還是企業的新的任務，行政管理對于這些具體內容的監督需要事先制定好計劃，并且認真監督的落實與工作中一旦發現問題要及時解決并調整，向上級回報提出可行性計劃。企業的發展中，行政管理已經滲透到企業整個運營過程中，所以行政管理要走向職業化，這種職業化既迫切性又必要性。在企業內部控制體系健全下的行政工作的監督工作，一般來說，有三個方面：①加強事務性管理體系的完善監督，強化企業檔案的日常管理工作監督。②對工作計劃制定完善監督 實現計劃對管理工作的協調作用。③加強權力體系的建立與完善的監督，處理好不同部門的需求，為了提高企業各層人員的工作積極性，應該賦予行政管理部門足夠的權利，保證分配工作的順利完成。

3.強化行政管理中嚴格性

目前我國不少企業，對企業的行政管理重視不夠，對于人員安排和組織機構會顯得隨意。直接導致企業行政管理的效率不高，對企業的長遠發展十分不利。這種情況可能會在某些決策上出現一些可以避免的錯誤決策，給企業帶來不必要的損失，影響到企業的進一步發展。另一方面，如果行政管理部門執行規章制度的力度不夠嚴格，甚至與其他部分之間嚴重脫節，或對自身的定位不夠精確。很容易使企業內部的部門之間，員工之間產生矛盾，嚴重的可能導致勞資糾紛，對其他部門的工作進行不正常的干擾，會導致其他部門的員工怨聲載道，逐漸的產生了矛盾。這種情況，使企業的管理層與普通基層的隔閡越來越大，嚴重的話會使員工對企業喪失了信心，同時也失去了耐心，造成人員的流失以及企業的效益下降。對企業的長期發展帶來不利的影響，所以行政管理中對企業的規章制度和管理運營中要嚴格。

4.行政管理中信息化建設

企業行政管理工作的開展需要制定長久的計劃，并把管理流程分析清楚，做好每個階段的工作總結，針對員工在工作中的表現表揚與懲罰要及時落實到位，管理中要注意工作各項內容的銜接，為下一步工作的開展提供保障。加強行政管理的信息化建設，行政管理重視信息管理系統在企業內部的作用并將管理內容轉移到管理系統中，有效保證日常記錄的備份和保存，將管理職責賦予管理人員，保證管理工作的有序開展 ;另外，通過信息反饋平臺的創建，將員工的心聲及時傳達出來，從而及時改正經營過程中的錯誤，為企業的發展提供不竭的動力。作為企業行政管理人員，優化行政管理的重要性是行政管理工作職業化發展方向，通過優化管理采取有效措施，促進企業管理水平的提高，為企業的長久穩定發展提供保障。

5.行政管理中國際化視野

在社會發展的大趨勢及全球經濟一體化背景下，企業行政管理的職業化的要求越來越迫切，企業行政管理的職業化在企業經營過程中越來越占據的重要位置。在愈演愈烈市場競爭中，企業必須增強自身在市場上的競爭實力，提高企業的經濟效益。企業的國際化有助于完善企業行政管理體系的發展實現企業的核心競爭力，如果國內企業很好地與國際企業接軌，這樣對全球經濟背景、專業背景重要的信息掌握得更加快速、更加全面，更加準確，更加高效。國際化有助于改變中國傳統企業慣用集權式的管理模式，推動企業行政管理模式變革。另外，企業要學會與適應國際經濟環境與國際經營運作規則，學會按照國際慣例經營企業，學會國際知名企業講究的平等、自由、嚴謹的管理方式并且結合自身企業的特點去完善企業機制，所以企業的行政管理必須具備國際化視野，拓展管理視野。

6.行政管理中的文化建設

企業的文化建設也是行政管理中的一個重要的組成部分。企業在追求利益的同時，還需加強企業文化建設，企業文化的建設是行政管理者的一項工作內容，通過企業文化建設培養全體員工的責任意識、忠誠感和歸屬感，提高全體員工職業道德素質。在企業文化建設中行政管理者自覺主動的以身作則，帶頭遵守企業的規章制度，同時根據不同崗位上的行政管理人員工作特點與個人性格的特點進行定向培養和工作安排，充分發揮行政管理者的能力和優勢。

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