交通科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)

李少榮

【摘 要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，交通科研項(xiàng)目研究日益增多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)申報(bào)和管理模式已經(jīng)難以滿足需要。要增強(qiáng)科研項(xiàng)目管理的力度與整體效益，就必須應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)信息管理技術(shù)，通過先進(jìn)的平臺技術(shù)和設(shè)計(jì)構(gòu)架，進(jìn)一步規(guī)范交通科研項(xiàng)目申報(bào)、審批程序，緊密集成辦公自動化系統(tǒng)，從而提高管理人員的辦事效率。本文主要從項(xiàng)目管理角度出發(fā)，通過信息化技術(shù)應(yīng)用，達(dá)到交通科研項(xiàng)目網(wǎng)上申報(bào)、評審和管理的目的。

【關(guān)鍵詞】交通科研；項(xiàng)目管理；網(wǎng)上申報(bào)；網(wǎng)上評審

一、科研項(xiàng)目管理影響因素分析

（1）申報(bào)過程復(fù)雜：傳統(tǒng)方式下，科研單位要申報(bào)科研項(xiàng)目，管理單位首先需要通過QQ、Email等方式把申請書模板發(fā)送給申報(bào)單位，申報(bào)單位填寫申請書后打印紙質(zhì)文件，報(bào)送推薦單位推薦，如同意推薦后人工報(bào)送至管理單位，申報(bào)項(xiàng)目程序復(fù)雜，項(xiàng)目內(nèi)容可能需經(jīng)過多次修改，推薦過程繁瑣，給項(xiàng)目申報(bào)工作帶來了極大的不便。

（2）審查項(xiàng)目困難：管理單位在收到項(xiàng)目申請后，人工審查項(xiàng)目是否符合申報(bào)條件，如有問題需要電話、QQ或Email等方式通知申報(bào)單位修改或補(bǔ)充資料，這期間雙方又要花費(fèi)大量時(shí)間和成本且效率低下，憑記憶或翻閱資料判斷項(xiàng)目是否重復(fù)建設(shè)，難以操作。

（3）評審效果有限：管理單位審查通過的項(xiàng)目，需要召集專家對項(xiàng)目進(jìn)行評審，管理單位以電話的方式通知專家評審時(shí)間及地點(diǎn)，現(xiàn)場發(fā)放資料及評分規(guī)則后評審項(xiàng)目。專家事前對項(xiàng)目信息和評分規(guī)則了解很少，現(xiàn)場也沒有很好的條件去熟悉這些內(nèi)容，且評審過程存在的人為因素太多，缺少了評審的透明度。

（4）管理過程效率低下：項(xiàng)目立項(xiàng)后，申報(bào)單位根據(jù)執(zhí)行計(jì)劃向管理單位人工填報(bào)項(xiàng)目執(zhí)行情況表，需要管理單位人工審查，同樣驗(yàn)收項(xiàng)目也是要經(jīng)過人工完成，這些過程都需要報(bào)送打印紙質(zhì)件。每項(xiàng)工作經(jīng)過繁雜的手續(xù)，審批工作困難，大大增加了管理人員的工作量，影響項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量，不利于交通科技項(xiàng)目的可持續(xù)發(fā)展。

二、科研項(xiàng)目管理指標(biāo)選擇及流程優(yōu)化

1.科研項(xiàng)目管理指標(biāo)選擇

根據(jù)現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論，項(xiàng)目管理過程包括項(xiàng)目啟動、規(guī)劃、實(shí)施、控制、收尾五個(gè)階段，涉及多個(gè)管理領(lǐng)域，科研項(xiàng)目管理也應(yīng)采用現(xiàn)代項(xiàng)目管理技術(shù)和方法，需要深入研究和分析系統(tǒng)功能，優(yōu)化科研項(xiàng)目管理的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)電子化辦公，建立科研項(xiàng)目檔案信息庫，對決策管理提供底層支撐。

2.科研項(xiàng)目管理流程優(yōu)化

（1）項(xiàng)目申報(bào)：原有申報(bào)流程基本是手工填寫，人工上報(bào)，通過研究分析，使用信息化的管理模式和方法，對項(xiàng)目申報(bào)流程進(jìn)行了優(yōu)化，通過網(wǎng)絡(luò)填寫信息，上傳資料后提交完成申報(bào)，規(guī)范了項(xiàng)目申報(bào)流程，降低了成本，提高了項(xiàng)目申報(bào)工作的效率。

（2）項(xiàng)目評審：原有評審流程包括形式審查、專家初評、可研評審和大綱評審四個(gè)子流程，通過研究分析減少可研評審子流程，把可行性研究的內(nèi)容放到項(xiàng)目申請書中，更加貼近交通科研項(xiàng)目實(shí)際，有得于提高工作效率，所有評審工作通過網(wǎng)上評審，現(xiàn)場確認(rèn)。

（3）合同管理：原有項(xiàng)目立項(xiàng)后，管理單位通過QQ、Email等方式把合同模板發(fā)送給申報(bào)單位，申報(bào)單位填寫后上報(bào)科研項(xiàng)目管理單位工作人員審查確認(rèn)后簽訂合同，過程繁瑣且效率低下。通過信息化方法，可以實(shí)現(xiàn)合同的自動生成，網(wǎng)上審批、現(xiàn)場簽訂。

（4）項(xiàng)目跟蹤：項(xiàng)目執(zhí)行過程中需要對項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤。傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理過程主要是事后管理，項(xiàng)目情況如進(jìn)度、質(zhì)量和資金情況都需要人工上報(bào)，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和成本，溝通不暢、管理領(lǐng)域狹窄等原因都可能導(dǎo)致項(xiàng)目超期或失敗。通過信息化方法，可以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的實(shí)時(shí)跟蹤及管理。

（5）項(xiàng)目驗(yàn)收： 傳統(tǒng)的驗(yàn)收都是人工處理，科研單位需要準(zhǔn)備相關(guān)證明材料，填寫驗(yàn)收申請至管理單位審核，通過后管理單位組織專家現(xiàn)場驗(yàn)收項(xiàng)目，科研單位負(fù)責(zé)人組織進(jìn)行項(xiàng)目答辯，科技處工作人員匯總專家意見后提交科技處處長審核，通過后簽字項(xiàng)目結(jié)束。通過信息化方法，可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上申請，網(wǎng)上審批、現(xiàn)場驗(yàn)收。

三、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

1.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)設(shè)計(jì)

（1）項(xiàng)目信息表：項(xiàng)目ID、年度、填表人、名稱、起止時(shí)間、類型、申請單位、電話、負(fù)責(zé)人、總經(jīng)費(fèi)、關(guān)鍵詞、研究內(nèi)容、考核技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等信息。

（2）附件信息表：ID、項(xiàng)目ID、序號、名稱、路徑、上傳時(shí)間。

（3）人員信息表：ID、項(xiàng)目ID、姓名、性別、出生年月、工作單位、專業(yè)、具體工作。

（4）對比信息表：ID、項(xiàng)目ID、對比項(xiàng)目ID、相似度、對比時(shí)間。

（5）分組信息表：ID、分組名稱、年度、類型、備注。

（6）審查信息表：ID、項(xiàng)目ID、審查人、審查名稱、審查意見、審查時(shí)間。

（7）計(jì)劃信息表：ID、項(xiàng)目ID、起止時(shí)間、研究內(nèi)容、考核指標(biāo)、申請經(jīng)費(fèi)、配套經(jīng)費(fèi)、自籌經(jīng)費(fèi)、其他經(jīng)費(fèi)。

（8）執(zhí)行情況表：ID、計(jì)劃ID、情況名稱、是否完成、執(zhí)行時(shí)間、情況說明。

（9）驗(yàn)收申請表：ID、項(xiàng)目ID、合同完成情況及預(yù)計(jì)產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益、經(jīng)費(fèi)使用情況、提交驗(yàn)收的文檔資料。

（10）專家信息表：ID、用戶ID、姓名、性別、出生年月、研究方向、民族、職務(wù)、所學(xué)專業(yè)、從事專業(yè)、狀態(tài)。

（11）評分信息表：ID、項(xiàng)目ID、專家ID、選題分、內(nèi)容分、方法分、推廣分、質(zhì)量分、意見、時(shí)間、總分。

（12）單位信息表：ID、上級單位ID、上級單位名稱、名稱、電話、聯(lián)系人、詳細(xì)地址、拼音簡寫、備注。

2.網(wǎng)上評審功能設(shè)計(jì)

項(xiàng)目評審功能包括形式審查、專家初評和大綱評審三個(gè)子功能，通過實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)評審功能，專家只需要登錄系統(tǒng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對項(xiàng)目進(jìn)行網(wǎng)評，這樣給專家提供了寬裕的時(shí)間去了解申報(bào)項(xiàng)目信息，同時(shí)專家的評審意見保存在數(shù)據(jù)庫后可以導(dǎo)出，專家在網(wǎng)評結(jié)束后，項(xiàng)目管理單位組織召開現(xiàn)場評審會，形成統(tǒng)一意見錄入系統(tǒng)完成評審。

3.合同管理功能設(shè)計(jì)

通過信息化技術(shù)，系統(tǒng)根據(jù)項(xiàng)目信息自動生成合同，科研單位只需下載合同后查看并修改部分信息后提交審查，管理單位審查不通過可以退回修改，合同審查通過后提交審批，審批通過后雙方簽訂合同并存檔，科研單位把合同掃描后的電子版上傳以便后續(xù)項(xiàng)目管理。

4.執(zhí)行記錄管理功能設(shè)計(jì)

項(xiàng)目執(zhí)行記錄管理由科研單位制定執(zhí)行計(jì)劃上報(bào)項(xiàng)目管理單位審核，如管理單位審核不通過，則填寫修改意見，科研單位重新修改執(zhí)行計(jì)劃上報(bào)審核，管理單位審核通過后，科研單位在項(xiàng)目的實(shí)施過程中上報(bào)項(xiàng)目執(zhí)行情況，管理單位工作人員對執(zhí)行情況進(jìn)行審查，如審查通過則更新執(zhí)行情況，如管理單位審查不通過則填寫修改意見，要求科研單位制定改進(jìn)措施并更新執(zhí)行計(jì)劃，在改進(jìn)措施實(shí)施后重新上報(bào)執(zhí)行情況。

5.驗(yàn)收功能設(shè)計(jì)

科研單位在項(xiàng)目符合驗(yàn)收條件后準(zhǔn)備驗(yàn)收資料，網(wǎng)上填寫驗(yàn)收申請，管理單位查看項(xiàng)目執(zhí)行情況，如果項(xiàng)目未執(zhí)行完成則要求科研單位持續(xù)執(zhí)行項(xiàng)目，如果完成則進(jìn)行驗(yàn)收資料審核，如驗(yàn)收資料審核不通過要求科研單位補(bǔ)充資料，如通過組織專家現(xiàn)場驗(yàn)收，科研單位組織現(xiàn)場答辯，專家發(fā)表評審意見，由項(xiàng)目管理單位工作人員匯總結(jié)論報(bào)項(xiàng)目管理單位處長審核審批確定項(xiàng)目是否通過驗(yàn)收，如不通過則要求科研單位負(fù)責(zé)人持續(xù)實(shí)施項(xiàng)目后重新提交驗(yàn)收申請，如項(xiàng)目管理單位處長審核通過則填寫通過意見并簽字，項(xiàng)目管理單位工作人員制作驗(yàn)收報(bào)告存檔并掃描上傳系統(tǒng)，項(xiàng)目結(jié)束。

四、結(jié)語

通過調(diào)研科研項(xiàng)目管理現(xiàn)狀，深入研究和分析系統(tǒng)功能，優(yōu)化項(xiàng)目管理的業(yè)務(wù)流程，分析設(shè)計(jì)系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)快速采集、網(wǎng)上專家評審、項(xiàng)目合同管理等系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)。為提高辦事效率，實(shí)現(xiàn)電子化辦公，節(jié)約辦公成本，建立科研項(xiàng)目檔案信息庫，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目管理科學(xué)化、規(guī)范化和制度化，為單位決策管理提供支撐。