影響鄉鎮檔案規范管理的因素探究

高云

鄉鎮檔案管理規范與否直接反映鄉鎮檔案工作開展的是否正常和有效，也體現了鄉鎮檔案管理工作的強與弱。可以說影響鄉鎮檔案規范管理的因素有很多，只有研究透徹了這些因素產生的原因，才能找到解決的辦法，進一步推進檔案管理的規范化。因此，本文對此進行了認真的分析和研究，為規范管理鄉鎮檔案提供借鑒和參考。

1 影響鄉鎮檔案規范管理的主要因素

1）基層檔案干部隊伍不穩定。一是檔案員變動頻繁。檔案工作是清貧、枯燥、繁雜而又是一項技術性較強的工作。基層檔案人員多為新上崗人員，沒有長久性。人員經常處在“新手”狀態，對檔案工作的重要性認識不足，在還沒有積累相應的工作經驗時，就又發生了人員變動，新手的檔案知識和業務水平普遍偏低。二是缺乏專職檔案員。鄉鎮的大多數檔案員都是文書人員兼職的，而且身兼數職，用于檔案工作的時間并不多，檔案工作逐漸成為副業，規范檔案管理無從談起。

2）室藏檔案資源不夠豐富。從目前鄉鎮檔案工作情況來看，雖說各鄉鎮的檔案種類有所增加，但是收集的多是些紅頭文件、上級文件，而經濟發展、科技推廣應用、專業戶、農業基地建設等方面的內容很少或沒有收集，大多還分散在各部門的工作人員手上。另外，電子檔案和照片檔案等其它載體檔案收集不多或者根本就沒有收集歸檔。

3）檔案資料收集難。大部分鄉鎮內部有些部門的領導、經辦人員認為部門的文件資料收集歸檔進入檔案室保管后，自己到檔案室查找資料麻煩，為了方便，將文件資料保存在個人手中。有的部門則強調工作特殊性，將資料自行保管，如鄉鎮財務檔案等。還有一些組織、人事，紀檢部門形成的文件材料，歸檔不齊全，不完整，有的甚至不歸檔，一是這些部門認為這些文件有一定的機密性，業務人員對移交保管不放心，二是認為歸檔后不方便隨時使用，導致檔案收集難。

4）檔案基礎設施不完善。一是投入不足，硬件設施比較落后。由于受資金的限制，相當一部分鄉鎮檔案基礎設施不完善，保管條件差，不能完全達到檔案“八防”條件，不利于檔案的管理、利用。二是信息化建設相當滯后。只有少數鄉鎮購買使用了檔案規范化管理軟件，信息化程度還比較低下，缺乏檔案現代化管理手段。

5）村級建檔工作開展不平衡。個別鄉鎮原來已建檔的村由于后續工作沒有跟上，近年來的材料只進行了簡單的收集而未規范整理，甚至是收集不全。經濟條件好的、領導重視的、檔案人員有責任心的鄉鎮，村級檔案管理較為規范。大部分鄉鎮沒有加強村級檔案的管理，村檔案管理較為落后。同一個縣區的不同鄉鎮、同一鄉鎮的不同村，檔案工作開展的不平衡。

2 存在這些因素的主要原因

影響鄉鎮檔案規范管理工作開展的主要原因有以下幾個方面：一是鄉鎮領導對檔案工作重視不夠，認為檔案工作可有可無，不是鄉鎮的重要工作；二是鄉鎮領導和檔案人員檔案意識相對薄弱，沒有檔案的形成意識、歸檔意識、保管意識和利用意識等；三是傳統的管理體制與現行工作職責不相適應，人員機構等不固定等；四是農村檔案機構沒有充分發揮職能，對所屬部門管理缺失；五是縣級檔案行政管理機構對鄉鎮檔案工作監督管理不到位，沒有進行有效的監督、指導等等。

3 解決鄉鎮檔案規范管理的辦法

如何使鄉鎮檔案管理與新形勢的發展要求相適應，轉變不利因素為積極因素，使鄉鎮檔案更好地服務全縣社會主義新農村建設，經過分析研究，現提出以下幾點解決辦法：

1）加大宣傳力度，不斷增強檔案社會意識。利用各種形式，通過有效載體宣傳《檔案法》和《檔案法實施辦法》，大力宣傳利用檔案解決實際問題的典型事例，宣傳違反檔案法律法規造成嚴重后果的典型案例等。通過宣傳，來擴大檔案工作的影響力，使干部職工充分認識檔案工作的重要性，認識到檔案工作不是可有可無的。通過宣傳，增強他們的檔案意識，使形成檔案材料的部門和人員能嚴格按照《檔案法》和《檔案法實施辦法》等法律、法規的規定，按要求及時歸檔，積極參與和做好檔案工作，推動鄉鎮檔案規范管理工作。

2）加強檔案干部隊伍建設，健全檔案事業組織網絡。檔案管理工作是一項政治性、專業性、知識性很強的工作，要求檔案人員具有較高的整體素質，即要具有高度的政治觀念，廣博的知識面，精深的業務素質。在鄉鎮檔案隊伍建設方面，首先要建立健全檔案管理網絡，建立一支由鄉鎮機關分管領導、部門主管負責人、檔案室專職檔案員、部門兼職檔案員組成的檔案管理隊伍，這是鄉鎮檔案規范管理工作的基礎。其次要配備高素質的檔案人員。鄉鎮檔案人員兼職過多，沒有更多的時間和精力從本職工作，而且更換也比較頻繁，影響了檔案工作的正常開展，何談規范管理。因此，必須加強檔案人員的業務素質和創新能力的教育。作為檔案人員，要定期接受繼續教育，學習新理論、新知識、新技術，不斷補充、拓展和更新科學技術知識，熟練掌握檔案工作的原理和方法，熟練運用檔案工作的業務知識和法規知識，掌握檔案業務的操作程序，提高管理檔案的技巧，對本單位檔案的數量、內容、種類、價值等做到心中有數。通過進一步完善知識結構，提高創新能力和專業技術水平。

3）加強各類檔案收集工作，豐富室藏檔案種類。鄉鎮檔案室是全鄉鎮的綜合檔案室，不應僅僅收集保管黨政紅頭文件、上級文件等檔案，還應該加大對其它各種門類檔案的收集力度。鄉鎮檔案工作要緊緊圍繞經濟社會的新發展、著眼于各方面的新需要，在做好原有領域建檔服務的同時，積極做好新領域的建檔服務。一方面要重視現有檔案中的民生檔案資源的整合與開發，綜合利用好現有的戶籍檔案、婚姻檔案、土地承包檔案、林權檔案、計生檔案、綜治檔案等。另一方面要進一步拓展民生檔案的服務領域，切實做好近幾年新形成的新型合作醫療檔案、土地流轉檔案、農技推廣檔案、村級財務檔案等事關人民群眾生產生活的民生檔案，進行科學整合開發利用。鄉鎮領導特別是分管領導對檔案工作在思想上要有位置，切實解決鄉鎮檔案管理工作中存在的一些困難和問題，嚴格要求各有關部門將相關檔案按照規定逐年移交進檔案室，為人民群眾利用檔案提供實實在在的服務。

4）加強檔案設施投入，完善檔案服務功能。鄉鎮要把檔案工作列入近期工作計劃和長遠發展規劃，切實解決檔案庫房、設備、人員和檔案信息化建設等實際問題，適當加大對檔案事業建設的經費投入，將檔案工作經費列入鄉鎮財政預算，確保資金足額到位。鄉鎮財政確實有困難的，可暫緩或想辦法爭取財政補助，以保障鄉鎮檔案工作正常運轉。同時，鄉鎮檔案工作要緊緊圍繞檔案為構建和諧社會服務這個主題，努力挖掘檔案所蘊含的歷史內涵、文化內涵和思想內涵。根據需求，主動發揮自身優勢，把廣大人民群眾的需求作為工作的出發點和落腳點，進一步整合資源，協調關系，積極宣傳，真正發揮檔案工作“四位一體”功能。

5）強化指導監督職能，加強建檔業務指導，夯實基層檔案工作。縣級檔案行政管理部門要加強宏觀管理，強化管理職能。要根據每個鄉鎮的特點，采取分類指導，辦培訓班等形式，不斷提高鄉鎮檔案管理人員的業務技能。堅持業務標準，不斷加強對鄉鎮、村檔案工作指導工作，采取集中與分散相結合、點與面相結合的方式，扎扎實實規范鄉鎮、村檔案。同時，要充分發揮鄉鎮檔案員的作用，讓檔案員對各村進行有效的監督指導，引導村級檔案管理走上規范化、制度化的道路。