人事檔案管理面臨的問題與解決對策

王維蛟

摘 要：人事管理在教育單位管理中占據重要地位，而人事檔案作為用人單位的人才信息的重要載體，為用人單位招聘選拔優秀人才提供有價值的信息來源，人事檔案管理的重要性不言而喻。本文通過深入剖析企事業單位人事檔案管理過程中遇到的主要問題，分析問題的原因，具有針對性地提出合理化建議，為提高教育單位人事檔案管理成效提供新的思路。

關鍵詞：人事檔案；管理；問題；對策

人事檔案是對個人的學歷、職業身涯、職稱評定以及組織關系等方面的記錄，為個人學習及工作經歷提供文件證明。人事檔案不同與其他檔案，與個人的薪資待遇、社會福利以及崗位等密切相關，影響到個人的發展前途，且其具有法律效應。教育單位應做好人事檔案整理、歸集和保管的工作。

1 人事檔案管理存在的問題

1.1 人事檔案管理制度不完善

現階段部分教育單位由于自身規模等影響，缺乏相應的人事檔案管理制度，管理人員身兼數職，崗位內容不明確，崗位職責不清晰，甚至有些教育單位出現一人分管上千卷檔案，或者外聘臨時人員管理人事檔案的情況，導致工作人員在檔案管理工作過程出現隨意性較大，檔案保管松散，檔案信息歸檔不及時，甚至人事檔案在傳遞過程中遺失等現象。另外，由于人事檔案管理制度的不完善，上崗人員未進行崗前專業培訓，誤認為人事檔案管理就是簡單的保管，不清楚人事檔案管理的具體流程內容，整理歸集人事檔案的專業性不強，從而嚴重降低教育單位人事檔案管理的水平。

1.2 檔案管理人員專業能力不強

人事檔案管理工作作為教育系統管理的基礎，雖基本設置人事檔案管理工作方向，但部分用人單位尤其是私營小企業沒有配備專人專崗，甚至出現由人事以外的人員代管的現象，這類人員由于沒有檔案管理專業知識基礎，也沒有進行專業系統的崗前培訓，由于不清楚人事檔案管理具體流程，在實際檔案管理工作過程中條理不清，雜亂無章，造成人事檔案信息未能及時整理、分類、歸檔、更新，進而影響教育單位人事管理工作的正常運轉。另外，越來越多教育單位實行人事檔案信息化管理，這就要求檔案管理人員不但要具備一定的檔案管理能力，還應該有一定的電子信息管理能力和系統維護能力，然而多數教育單位的人事檔案管理人員還達不到要求。

1.3 檔案管理方式相對落后

人事檔案管理工作不同于教育單位的其他管理工作，不能為單位帶來直接經濟效益，但與教育系統的長遠發展息息相關，隨著我國教育系統改革的不斷深入，教育系統人力資源配置方式發生重大變化，導致各類教育人才流動性頻繁，對傳統的人事檔案管理工作造成一定困難，傳統檔案管理方式已無法適應新的人事檔案管理需求，因此，在人事檔案管理工作過程中，出現檔案遺失、調檔傳遞時間長、調檔手續繁雜，私自帶檔、檔案涂改造假等現象。同時，一些私立院校在選拔聘用人才時主要注重個人工作經驗，而對個人檔案要求不高，進一步弱化人事檔案管理在教育系統的社會功能，使得檔案管理方式停滯不前。

2 人事檔案管理問題的解決對策

2.1 完善人事檔案管理制度

為從根本上解決當前教育單位人事檔案管理工作中出現雜亂無序的現象，應根據人事檔案管理工作的要素及和繁瑣的特點，對人事檔案管理予以約束和規范。教育單位管理層應主動學習檔案法，科學制定本單位人事檔案管理制度，并定期組織檔案管理人員學習人事檔案管理規章制度，明確崗位職責，規范工作流程，使檔案管理人員自覺遵照制度進行日常檔案管理工作，嚴格按照檔案管理即定程序流轉檔案材料，避免出現人事檔案遺失、歸檔不及時等亂象，促使人事檔案管理工作向著科學化和標準化方向發展。對于已經啟用電子信息網絡平臺管理人事檔案的教育單位，應以人事檔案管理制度為基礎開展人事檔案信息化建設。通過網絡信息技術以往以人為主導的人事檔案管理模式，借助先進的電子信息手段，按照檔案管理制度設置系統操作權限，對管理過程中的關鍵節點進行有效管控，同時對相關人員制定考核指標，真正落實人事檔案管理制度到實際工作中，促使人事檔案管理更好地為教育系統良性持續運轉打下堅實基礎。

2.2 提升檔案管理人員專業能力

順利推進人事檔案管理制度核心是搞好人才隊伍建設，人事檔案管理人員應切合工作實際，在工作過程中不斷積累人事檔案管理經驗，提升專業管理及服務意識，同時，以主人翁的態度主動與檔案管理專業人士進行行業內交流，不斷學習和借鑒先進的人事檔案管理經驗，提高人事檔案管理人員實踐管理能力，為教育單位的日常運轉做好充足的準備工作。同時教育單位應注重培養更加專業化的檔案管理、電子信息化復合型人才，必要時可選拔引進高素質的人才進入檔案管理體系，最大限度滿足教育單位人才檔案信息化建設的需要。電子信息技術的不斷發展，也促使人事檔案管理人員需要與時俱進，深入學習檔案電子化系統操作知識，積極主動地參與到人事檔案管理相關業務培訓中，盡快掌握當前最新檔案管理技能和熟練執行檔案管理流程，鼓勵檔案管理人員在實際工作中提出具有針對性的改進措施，進一步優化人事檔案電子化管理體系。

2.3 建立健全人事檔案管理體系

教育單位可結合本單位特點建立健全適合自身發展的現代人事檔案管理體系，促使教育單位人事檔案管理工作更加高效化，為人事檔案需求者提供更加便利、更加人性化的服務，確定學生及教師檔案信息的收集途徑和方法，以確保及時歸檔和更新人員檔案信息。同時，充分運用現代化的網絡信息技術，實現人事檔案管理工作的連續性、系統性和相關性，另外，教育單位可充分借助教育系統內部人事檔案信息發掘各類型人才，利用人才為本單位發展提供服務，因此，需要對人事檔案進行多維度的管理，逐步建立一套符合單位自身發展的科學化、現代化人事檔案管理體系。

3 總結

隨著社會經濟的快速發展，傳統人事檔案管理已無法滿足教育單位的發展需求，針對傳統人事檔案管理工作過程中存在的問題，從提高人事檔案管理人員專業能力、完善管理制度、建立健全人事檔案管理體系方面出發，推進人事檔案管理工作更加科學化、人性化，為人事檔案管理工作的順利開展創造有利條件。

參考文獻

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