如何應對信息化條件下檔案工作的變革

金劍琳

1 檔案工作信息化的背景及現狀

由于當前檔案保存還是以紙質版為主的現狀，這就對保存環境提出了較為苛刻嚴格的要求，除了依照相關要求配備的辦公場所和設備外，還有滿足保存環境的特殊要求，以及防火、防盜等安全設施的配套要求。由于紙質檔案在保存、查閱等方面存在缺陷，因此在確認紙質檔案準確性的情況下，應該及時將紙質檔案進行掃描錄入，形成電子文檔。檔案工作應該形成自己單獨的網絡軟件系統，對其中的備份、權限、檢索、共享、保密等功能進行有效的控制，形成檔案工作的 “大數據”時代，這樣既能有效地減少耗材資金，同時還減少平時工作中檔案調閱、證明等工作的煩瑣，保證檔案工作的嚴肅性和保密性，也增強了對上級、下級檔案工作的監督作用。

2 檔案工作信息化的重要意義

2.1 檔案信息化建設有利于檔案工作的科學發展

在檔案的信息化的過程中，需要利用發展的觀念對檔案工作進行引領，讓檔案的工作由冷門轉向熱門，檔案管理的模式由傳統的紙質管理轉向信息化的管理，管理逐漸的“活”、“新”、與社會上的各種有效的因素進行緊密的結合，促進檔案工作更加的科學合理。在檔案信息化的過程中，要自始至終都確立以人為本的管理理念，建立檔案工作的信息系統，有效的服務于廣大人民群眾，為檔案工作的科學發展提供技術上的而保障，同時，檔案信息化的發展，需要促進相關的管理機制的創新，在當前的管理機制中，仍然存在一些問題，影響檔案信息化的發展，一些信息在共享上比較困難，一些信息與其他工作融合不夠深入。檔案管理的現代化比較滯后。在實施檔案的信息化管理之后，要根據檔案信息化管理的新特點，促進管理體制的不斷創新，逐漸的建立起來科學、合理、協調、有序的檔案管理的新體制。

2.2 檔案的信息化為檔案工作的科學性提供保證

隨著檔案工作的公開化與透明化，檔案工作的價值逐漸受到重視，隨著檔案信息化的建設，在檔案管理中需要實施紙質檔案與電子檔案雙套制的管理模式，在檔案工作者還存在許多問題，為檔案工作的科學化發展帶來一些問題與挑，在信息化的建設中，需要重點的解決這些問題，提升檔案管理工作的科學性、有效性、合理性，在推進檔案的信息化的發展中，需要注意以下幾個方面的問題：首先，要建立檔案管理工作的領導機制，進行科學合理的組織，不斷完善檔案工作的機制，對于檔案工作的發展具有十分重要的保障，要確立領導工作的體系領導人對檔案信息化建設進行有效的領導，引導相關的部門進行細致的、具體的工作，解決工作中存在的矛盾。了解檔案工作進展的實際情況，解決實際的困難促進檔案，提升檔案工作的實效性。其次，提升相關工作人員的綜合素質，在信息化的建設中，管理人員的素質是靈魂，是管理工作是否可以科學發展的重要保障。

2.3 檔案信息化建設提供的服務，是檔案科學發展的目的

在檔案的信息化推進的過程中，必須注重各個方面基礎設施的建設，也別是一些硬件設施的建設，需要花費大量的財力、物力與人力進行修繕，改善檔案共走服務的條件。在大多數的情況下，檔案管理工作主要是受到資金的限制，要借助檔案信息化的優勢，從各個方面借助資金，保證檔案管理工作具有開放性、時代性、標志性，在檔案管理的經費上增加投入，建設基礎設施，提升檔案管理工作的科學性，促進檔案管理工作的有效性逐漸的提高。通過信息化的建設，擴展檔案工作的服務領域，傳統的檔案服務僅僅局限于外借、展覽、編研、檢索等等，隨著檔案信息化建設，在信息化的檔案管理下，檔案服務逐漸的出現了檔案代查、代管服務、檔案科研成果推廣等等，檔案的服務形式更加的高級。因此，通過信息化的服務，有利于提高服務的效果。

3 檔案工作信息化建設的道路思考

實現檔案工作現代化，只有將政府管理下的檔案部門組織起來，在原有的機構、人才、設施的基礎上，形成以各級各類檔案館為點，以各級檔案館室為面，以各級檔案管理事業管理機構為中樞組成信息網絡體系，把檔案工作納入信息產業發展的規劃中去，才能真正使檔案工作走出目前封閉和困境，實現面向社會、面向市場，積極主動地為社會提供各種信息服務的目標。

3.1 整合信息，提高數字化程度

大數據背景下，信息的增長速度令人始料不及，如何在繁紛復雜的信息之中獲得準確的信息內容，成為一項具有極高技術含量的工作。各檔案館（室）應當加快各種形式存在的信息的轉化速度，尤其是圖片、表格、模型等各種信息，盡快利用多媒體設備進行數字化轉變，讓這些信息以網絡存儲的形式存在，這樣當用戶有所需求的時候，可以直接通過網絡渠道獲得相關信息。這種變革一方面可以極大地保護各種珍貴資料免受磨損，便于長期保存，另一方面也極大地提高了用戶的信息獲取效率，將時間和空間的限制縮減到最小，為用戶提供優質服務。設立網絡虛擬的存儲空間，對于檔案館（室）而言，也是一項重要工作。通過創立網絡虛擬存儲空間來存儲大量的數據信息，并在極短時間內檢索完畢則簡單易行。

3.2 改進硬件，推動服務設施升級

檔案館（室）的信息化建設必須有良好的技術設施作為物質保障，因此，購買多種網絡和多媒體服務設備，同時維修改善檔案館（室）工作環境是一項同樣不容忽視的工作。升級各項媒體查詢終端的性能，改善檔案館（室）的硬件設施是一項硬性要求。大數據時代的用戶，對于檔案館（室）的服務需求不僅僅局限于簡單的信息檢索與輸出，同時還提出了更高的要求，希望檔案館（室）能夠具有物理技術之外的人文服務。借鑒國外先進國家的檔案館（室）運營模式不難發現，檔案館（室）已經成為類似于圖書館、博物館等文化休閑的重要機構和場所，尤其是許多具有行業和地域特色的檔案館則更是應當積極進行相應的嘗試，為普通檔案館尋找“服務客戶，獲取收入”的雙贏發展模式。

當然，我們必須看到由于檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益，要根據自身的能力，根據館（室）藏基礎，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數字化的內容要“經典”，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的、利用率較高的檔案進行數字化，把那些利用率較高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的檔案數字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進行數字化提供獨具優勢的服務。

4 檔案工作信息化建設展望

創新是促進社會各項事業興旺發達的重要力量源泉，也是信息時代下做好檔案管理工作的根本動力。檔案工作的信息化建設是信息時代檔案管理工作創新的客觀需要，只有做好檔案管理工作的信息化建設，才能滿足新時期檔案管理工作的需要，才能真正實現信息時代下創新檔案管理工作的目的。

檔案工作的科學化發展涉及到檔案工作的方方面面，其中最重要的因素就是檔案工作的信息化建設。檔案工作的科學發展道路還很漫長，需要我們堅持科學發展的觀念，注重以人為本，加強檔案工作的信息化建設，注重全局，抓住機遇，迎接挑戰，與時俱進，開拓創新，通過信息化建設，促進檔案工作的有效發展，提升檔案管理工作的科學化。在當前的檔案管理工作中，信息化是大勢所趨，檔案管理的主管部門極其相關的工作人員要從工作的實際出發，加強基礎設施建設，轉變工作人員理念，促進檔案管理工作科學有效的進展，促進檔案管理工作更好地服務于社會，提高檔案的服務性，促進檔案管理工作信息化的有效進行。