新形勢下高校建設檔案信息化的路徑對策

李華

摘 要：高校檔案信息化是一個復雜漫長的過程，我們要從本單位實際情況出發，在實際的檔案管理工作中不斷發現問題，總結經驗，轉變傳統的檔案管理思想，提高檔案工作人員的自身素質，優化檔案隊伍整體結構，逐步實現高校檔案館的信息化管理。

關鍵詞：高校檔案信息化；問題；對策

基金項目：本文系黑龍江省檔案局科技項目（項目編號：KDK2018-11）。

高校檔案是高等院校在教學、科研、學生管理、后勤管理等各項工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等的歷史記錄，對高校推動教育改革、提高教學質量、維護學校權益等方面起著不可替代的作用。隨著高等教育和信息技術的迅猛發展，目前高校檔案管理逐步實現無紙化、信息化。但在高校檔案信息化建設中仍存在不少問題，需要及時采取相應措施加以解決。

1 當前高校檔案信息化管理中存在的主要問題

1.1 對檔案管理信息化建設的重要性認識不夠

目前，檔案在高校教學、科研中的重要作用逐步顯現，領導和師生的檔案意識逐漸得到增強，信息化建設有了一定的基礎。但仍有一些高校領導對檔案信息化建設的重要性缺乏足夠的認識，沒有建立檔案信息化的領導決策機構，也沒有將檔案信息化建設提上日程。用于檔案館信息化建設的經費有限，網絡化程度不高，設備更新不及時，檔案館信息化服務標準在低水平徘徊。

1.2 高校檔案信息化基礎設施配置不合理

信息化建設所需的設備是高校檔案信息化管理的基礎，其中包括硬件設施和軟件設施。硬件設施主要有計算機、打印機、掃描儀、存儲器等設備，這些是接收和處理電子文件的工具，是所需設備的基礎。軟件設施包括檔案信息處理系統，檔案信息數據庫，以及相關軟件和程序等。目前，高校檔案信息化設備配置參差不齊，一是有的高校檔案部門軟硬件配置齊全，有的只有幾臺電腦，認為這樣就算是信息化了；二是很多高校檔案館的檔案管理系統無法融入到學校的整體自動化系統中，計算機只是輔助人工管理檔案，而不是處理檔案數據，其結果非但沒代替手工管理工作，還額外增加了大量手工勞動的投入。三是有的高校檔案部門盲目購置軟硬件設備，不管是否需要，統統購買，造成了財力的浪費。

1.3 高校檔案信息化缺乏完善的管理制度和標準

雖然部分高校按照檔案法、《電子文件歸檔及管理規范》以及《電子文件歸檔管理暫行辦法》等要求，加強了對電子檔案的管理，但還不全面，關于電子檔案真實性界定、電子文件歸檔及安全管理等制度還不盡完善。另外不少高校還缺乏統一的規范和標準，各部門各自為政，沒有應用統一的軟件，無法達到信息資源的共享。這些因素都嚴重阻礙檔案管理信息化、標準化進程。

1.4 宣傳力度不夠，信息化管理手段運用少

目前，高校大部分職能部門沒有認識到電子文件歸檔的意義，不清楚歸檔范圍，很多科研、教學、管理等方面的重要電子文件游離于檔案的管理之外，有的甚至已經丟失、損壞，而有的檔案管理人員依然熱衷于傳統的手工管理方式。這些都難以適應信息化的要求。因此高校檔案館應主動做好電子文件歸檔意義、歸檔范圍和歸檔辦法的宣傳工作，加強與各單位的協調，確保電子文件及時歸檔。

1.5 電子檔案數據信息的丟失和泄密等

在檔案信息化過程中，有涉及到國家秘密、工作秘密、個人隱私等保密信息，容易出現數據被竊取、服務器被黑客攻擊等諸多問題。而且由于電子文件的易復制、易更改性，在實際工作中還是得依靠傳統紙質文件作為憑證使用。此外，由于電子文件的非直讀性、信息與載體分離等特性，存儲系統更新換代帶來的數據丟失問題日益嚴重。所以數據信息的長期可存取問題和保密問題有待解決。

1.6 檔案管理人員的素質不高、技術不到位

信息化的實現和管理都離不開人，人是最關鍵的因素。目前高校檔案隊伍整體素質仍普遍較低，檔案專業技術人員偏少，特別是既懂計算機網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才匱乏。雖然高校現有的檔案人員經過一定方式調整，大都具有本科以上文化程度，高中級職稱人員也占有一定的比例，但隨著高校檔案管理范圍的擴展和信息化管理要求的提高，人員素質不能滿足工作需要的矛盾仍然存在。管理人員普遍存在知識結構不合理、創新意識不強等問題。檔案人員的素質制約了檔案信息化管理，影響著高校檔案的信息開發和利用。

2 加快高校檔案信息化管理的對策

2.1 強化對檔案信息化管理重要性的認識

高校檔案管理者應轉變思想觀念，認識到檔案信息化建設的重要性。檔案館、圖書館、辦公室、各系部領導要帶頭學習檔案信息化管理的相關文件和要求，組織專職、兼職檔案員進行學習和專題研究，不斷提高檔案管理人員對檔案信息化管理工作重要性的認識。同時，在管理方面，要充分發揮檔案管理人員的主觀能動性，勇于創新。

2.2 加大對檔案信息化建設的投入

實現高校檔案信息化管理離不開設備的支持，因此，相關部門要加強對檔案信息化建設的財政支持，購買和配置相關硬件和軟件設施。高校可以根據自己的經濟能力，從實際出發，充分利用現有設備，合理購置。尤其是要及時購買和更新檔案管理軟件，擴大對數字信息的整理組織及使用。

2.3 健全和完善高校檔案信息化的管理制度和標準

高校的職能部門繁多，每個部門都是電子文件的形成者，將如此類型繁雜、數量眾多的電子文件收集歸檔、整理利用，必須靠規范的制度約束。各高校檔案部門應該根據信息化檔案的特點和自己學校的實際情況，結合已經出臺的相關標準和法律法規，積極健全和完善本校檔案信息化建設的管理制度，確保從檔案的鑒別整理、分類歸檔、保管遷移到開發利用都有完善的規章制度，使各部門有章可循。此外，還應提出統一的規范和標準，不同類型的電子文件需采用規定的通用格式，實現信息資源的共享。嚴格的規章制度和標準，是實現高校電子檔案信息化管理的重要保證。

2.4 加強宣傳工作，強化信息利用技術

高校檔案館的工作不是獨立的，檔案信息化的實現需要各方面的配合。檔案管理人員在日常工作中應加強與各單位的協調，經常到有關部門宣傳檔案信息化的知識，使各部門在學校教學工作和管理活動中形成的各種資料，及時以數字化的手段收集、整理、傳送以及儲存。檔案管理部門的管理者通過網絡共享收集到的檔案資料，應及時加以整理，從而形成檔案信息化服務的良性循環。

2.5 加強檔案信息的安全管理

高校檔案管理人員要提高安全防范意識，確保檔案的完好無損。首先，要規范個人行為，以免給檔案信息安全帶來隱患；其次，對網上公布的信息要嚴格審查鑒定，避免不當的信息上網；再次，保護上網信息的安全，如采用防火墻、安全代理、權限控制等技術防止信息失密、數據丟失等。同時，要定期對電子檔案進行備份，制定相關網絡安全規章制度等，確保高校檔案信息化建設順利開展。

2.6 加強檔案隊伍建設

檔案工作者是檔案管理的主體，高校檔案管理人員的業務素質和能力決定著檔案信息化管理的水平。高校檔案信息化管理需要的是一批事業心強，既精通傳統檔案管理業務，又具備一定計算機知識水平的復合型人才隊伍。因此，一方面要招賢納士，積極引進人才；另一方面，要對現有檔案工作者進行定期的針對性的培訓，如加強計算機、信息網絡等知識和技術的培訓。另外，各高校可根據實際情況，制定相關政策和鼓勵措施，充分調動檔案管理人員的工作和學習的積極性，使他們的知識結構及業務能力盡快適應高校檔案信息化管理的需要。

參考文獻

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