電子文件管理問題探析

張俊福

摘 要：由于電子文件的出現和發展時間短，暴露的問題較多，網絡環境下電子文件管理正面臨非授權訪問、信息泄漏或丟失、數據完整性被破壞、利用網絡傳播病毒的威脅，因此，對電子文件的科學管理已成為一個全球面臨的急待解決的重要課題。

關鍵詞：電子文件管理；問題；探析

隨著全球化、信息化和網絡化時代的到來，因特網的全球性、開放性、共享性、動態性發展，使得任何人都可以自由地介入Internet。電子政務系統中大量的政府公文通過Internet發布、高效流轉，檔案已不再僅僅以單一的紙質形式存在，以磁、電、光等介質為主要信息載體的文件應運而生，產生了大量的電子文件。電子文件是社會進步的產物，確保電子文件的安全是21世紀檔案工作遇到的新課題。不斷地研究、探索這方面的工作，不但能夠及時發現計算機操作系統的不足，改進電子技術措施，增加電子文件的安全性，使檔案資源得到安全、可靠的保護，更能加強檔案信息交流，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，促進經濟建設的穩步發展。由于電子文件的出現和發展時間短，暴露的問題較多，網絡環境下電子文件管理正面臨非授權訪問、信息泄漏或丟失、數據完整性被破壞、利用網絡傳播病毒的威脅，因此，對電子文件的科學管理已成為一個全球面臨的急待解決的重要課題。

1 電子文件管理中存在的問題

1.1 電子文件管理過程中出現的漏洞

首先，對電子文件原稿保存的忽視。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，隨意對其進行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。其次，信息安全與保密問題。電子文件存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性，造成電子文件與載體的可分離，使電子文件信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。互聯網的開放性，使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體構成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統癱瘓。再次，電子文件的接收格式問題。由于電子文件的應用尚沒有全國范圍內普及，檔案文件在轉手移交過程中，會出現因兩部門存儲檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子文件在轉交過程中出現困難。

1.2 電子文件自身的缺陷

首先，電子文件的內容與形式是相對獨立的，不但內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子文件進行檢驗時，很難對電子文件的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。其次，電子文件極易失真。如將紙質檔案轉化為電子文件的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子文件的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案。再次，電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失。電子文件結構復雜，儲存方式多樣，也容易造成信息的缺損，以致電子文件內容的完整性很難保障。此外，隨著電子技術日新月異，計算機更新換代很快，常常只能隔代兼容，不同軟件、硬件環境形成的電子文件載體互不兼容，難以互換，對于需要長期歸檔保存的電子文件來說，長期可讀性是一個比檔案載體壽命更為重要的問題。

1.3 電子文件存儲載體的特質與缺陷

高溫可加速各種有害化學雜質對電子文件保存載體的破壞作用。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素以及滋生有害生物對電子文件保存載體的破壞作用。光向外輻射時會產生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。陽光中的紫外線長期照射能使磁性載體消磁或退磁，造成信息難以讀取。空氣中的有害氣體在一定環境下會產生臭氧等，導致電子文件保存載體耐久性削弱。灰塵在給電子文件保存載體帶來機械損傷的同時也是微生物寄生與繁殖的良好場所。磁場和機械震動就會造成載體磁粉脫落、磁性減退或消失，使記錄信號丟失，記錄信息被破壞，從而影響檔案數據的讀出效果，縮短電子文件載體壽命。

2 加強電子文件管理的對策

2.1 加強電子文件全過程管理

電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能，一般情況下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改過程的目的，則應對原稿進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系。必要時，應在收集、整理過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。

2.2 采取切實可行的信息保護措施

信息安全技術對于維護電子文件數據的原始性和真實性至關重要。電子文件上網后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網絡“黑客”的進入，常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術措施對于證實電子文件內容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。

2.3 加強對電子文件所依賴的計算機軟硬件設施管理

軟件管理上，要積極開辟電子文件存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，強化防磁設施的完善和維護，有條件的單位應及時配備升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。

2.4 重視和加強對檔案管理人員的培養

在電子文件日益普及且重要的今天，培養和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急。檔案部門和各級政府要重視和加強對檔案管理人員的培養，一方面，要多渠道引進專業技術和管理人員，使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。