關于提升事業檔案管理工作質量的思考

張育文

摘 要：我國經濟的快速發展使我國事業單位發展迅速，檔案是事業單位開展各項工作的信息匯總，事業單位開展檔案管理工作實質就是對生產經營和管理過程的信息進行管理。當今的時代是信息大爆炸時代，事業單位檔案管理工作相比其他時期來說，在當下更為重要。

關鍵詞：事業檔案管理；工作質量

我國經濟自改革開放發展至今已經取得了非常不錯的成就，當今是信息化的時代，現代檔案管理最大的特點就是信息的瞬息萬變。檔案信息數字化已成為必然發展趨勢，在此種情況下，人們的檔案信息的安全越發關注。

1 提升事業檔案管理工作質量的重要性

1）從事業檔案管理工作的實質出發，為其發展保留依據，事業檔案管理工作其實就是對檔案上的信息進行管理，而檔案中包括了許多信息，這些信息有不同的載體，如文字材料、圖片材料、語音信息視頻材料等等，這些材料是事業生產經營和管理工作開展所存在的依據，是可以追溯的信息數據，同樣也是事業單位發展至今的依據。從事業檔案管理工作的實質出發，開展事業單位檔案管理工作則就是為企業保留這些依據，以支撐當前的工作形態，回顧事業單位的發展歷程。

2）從事業單位檔案管理工作的內容出發，為事業單位信息收集提供基礎，檔案從另外一個角度來看就是事業單位信息數據的匯聚地，開展檔案管理其實就是對信息進行管理。那么，如果從事業單位檔案管理工作的內容出發，開展事業單位檔案管理就能為企業信息收集提供基礎數據。簡單來說，事業單位能從檔案中獲取各種內容的信息，無論是生產方面還是管理方面的，而這些信息不僅能支撐事業單位進行科學決策，同時能在分析信息的基礎之上調整事業單位的發展戰略以及歸納行業發展趨勢，最終服務于事業單位自身的發展。

2 提升事業單位檔案管理工作質量的思考

2.1 積極引進事業單位的檔案管理理念，完善相應的制度基礎

擺脫計劃經濟時期，而匆忙進入資本主義經濟時期的我國事業單位存在著大量老舊的管理理念，而這些管理理念已不適用于當今事業單位發展形勢，對于事業單位的整體發展來說具有大量的不利影響。而從檔案管理方面來看，事業單位要設法擺脫傳統的老舊的檔案管理理念的影響，并積極的引進先進的檔案管理理念。一方面可以從同行業或者不同行業的公司管理中進行學習，經常參加相應的檔案管理培訓，進一步明確檔案管理的重要性和深刻意義；另一方面事業單位要創造機會走出去，借鑒西方先進國家的檔案管理理念，去粗取精，去偽存真，在實踐和嘗試的基礎上不斷完善，在結合實際的基礎上不斷完善企業的檔案管理工作。同時應該提高對事業單位檔案管理工作的重視度，了解事業單位文化和檔案管理工作的緊密聯系，提高對企業檔案管理的認識，學習檔案管理對內部管理的重要性。此外事業單位想要提升檔案管理工作的質量必須要完善的制度基礎，事業單位需要建立并完善檔案管理制度，在結合實際的基礎上，定期升版事業單位檔案管理制度，強化事業單位檔案管理的規范化，為事業單位管理提供堅實的制度基礎。

2.2 加強對檔案管理人員能力的培養和提高

檔案資源信息化工作的實現，有賴于檔案管理部門擁有一批具備相關信息化技術應用能力的人力資源隊伍。具體而言，檔案管理人員在具備扎實的檔案管理理論知識以及業務能力的基礎之上，還必須擁有足夠的信息化技術操作能力。基于避免檔案管理人員利用職務之便濫用檔案資源的問題出現，檔案管理部門必須面向廣大從業人員開展職業倫理教育，以便使其檔案管理人員能夠強化職業倫理意識，自覺做到勤勉敬業。

2.3 建立高效、完善的檔案管理制度

只有不斷地加以完善管理制度，才能實現對檔案管理科學化的規范，進而推動檔案管理整體的工作效率，這對實現整體社會經濟的發展提供了保障性。除此之外還應該積極開展檔案管理的標準化和信息化建設，以此來提高檔案管理工作中的工作質量，能讓工作效率發揮最大化的效用，從而實現檔案信息管理的全面推進，為檔案的科學管理提供有利的技術支持。

2.4 加快檔案管理信息化建設

要想加快檔案管理的信息化建設，相關部門的硬件設施也急需完善，用新的管理設備代替傳統模式的管理方式，可以有效提高管理效率。因此，在進行檔案管理時，需要對硬件設備進行統一的優化更新，一方面可以對現有的資源進行整合處理利用，加強基礎硬件設施的配備，構建現代化的檔案儲存模式，另一方面，可以對相關的檔案管理軟件進行研發，綜合考慮客戶以及管理人員的多方要求，淘汰過時的管理模式，將具有現代化氣息的技術應用在檔案管理當中。

2.5 深入挖掘事業單位檔案潛力，做好檔案資源的二次開發工作

事業單位的檔案中有著大量的企業信息，這些信息包含著事業單位生產經營和日常管理的各個方面，是事業單位生存和發展詳盡的數據材料。對于事業單位來說，檔案是需要保密的，而保密則是建立在事業單位檔案具有龐大的影響事業單位各個各項工作的基礎之上。因此企業需要做的就是深入挖掘這檔案中的發展潛力，進一步做好檔案資源的二次開發工作。事業單位要明確檔案管理的服務方向，檔案管理主要是服務于事業單位的生產與經營，所以，在開展檔案工作時務必要切實圍繞事業單位的經濟建設，與事業單位檔案工作目標相結合，將服務重點凸顯出來，以有效提升服務質量，同時，應當大力應用現代化信息技術，設立事業單位電子檔案室，構建起企業檔案數據庫，且進行及時更新，不僅如此，還應當開發專門的檔案資料檢索工具，給用戶對信息查閱與檢索提供便利。

2.6 完善檔案管理機制，落實好監督工作

檔案管理部門必須完善檔案管理機制，以便做到制度化管理。具體而言，各級檔案管理部門應當嚴格遵循《檔案法》以及《保密法》的內容，并依照自身實際情況，出臺實施細則，這樣將確保責任落實到位，并減少日常管理中的紕漏。

3 結語

新常態的經濟發展趨勢之下，事業單位在滿足了日常管理需要之后，開始探索深層次的管理模式。從事業單位的檔案管理工作出發，提升事業單位檔案管理工作質量成為了越來越多事業單位的關注主題。事業單位在迎來更多機遇的同時，也需要從管理理念、制度、信息化、管理辦法、檔案資源開發、管理目標、評價機制等方面，提升事業單位檔案管理工作質量。

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