新時期企業文化建設視角下的檔案管理工作

摘 要：近年來，隨著我國企業的不斷發展，現代企業經營管理理念已經得到了國內企業的廣泛認同，而企業文化建設也因此受到了很多企業的重視，然而在實際工作中，由于企業檔案管理工作存在著諸多不足，因此無論是企業文化建設決策，還是企業精神與企業形象的宣傳，都很難取得有效成果。為此，本文對檔案管理在企業文化中的作用進行了分析，并對企業文化建設視角下的檔案管理工作策略展開了探討。

關鍵詞：企業文化建設；檔案管理；企業檔案

企業檔案管理工作與企業文化建設都是現代企業經營管理中非常重要的部分，而這不僅存在著密切的內在聯系，同時還能夠在發展過程中相互影響、相互促進，因此，有效的企業檔案管理工作往往能夠為企業文化建設帶來巨大幫助，而對于企業文化建設視角下檔案管理工作的研究也是十分必要的。

1 檔案管理在企業文化建設中的作用

1.1 豐富企業文化建設資源

企業檔案在內容上比較特殊，通常是以企業生產經營活動、企業發展戰略、企業內部重大事件等內容為主，這些檔案資料雖然并不會被直接應用于企業文化建設之中，但卻能夠為企業文化建設提供豐富的文化資源，使企業文化建設的相關工作人員能夠對企業發展歷程、經營理念、競爭優勢等產生更加深入的理解。在明確了這些信息后，企業文化建設工作才能夠更具針對性的展開，而企業文化也能夠通過檔案信息的融合而得到更加具體的呈現，這些對于企業文化建設來說都是非常重要的。由此可見，企業檔案本身承載著企業的歷史與文化，而檔案管理工作則能夠為這些歷史、文化資源得到充分保護，并使其得以融入到企業文化建設中來。

1.2 塑造良好的企業形象

企業形象是社會公眾對企業綜合實力、價值觀、社會貢獻、員工素質等各方面的整體認知，而記錄了企業重大事件與發展歷程的企業檔案則正是企業形象宣傳的重要內容。一般來說，由于檔案資料本身具有著真實性、客觀性、權威性的特點，因此，通過對企業檔案與新聞媒體宣傳資料的結合，就能夠對企業生產經營活動進行更加真實的再現，從而使企業品牌得到更多的關注。同時，企業檔案還記錄了企業組織或參與的社會公益活動、企業科研成果與技術創新等內容，這些內容既能夠充分體現企業科技實力與創新能力，同時也能夠讓企業價值觀念得到社會工作的普遍認同，這對于企業形象的塑造是非常有利的，而一旦企業形象得到提升，那么企業文化建設工作就能夠擁有更好的基礎條件[1]。

1.3 優化企業文化建設決策

企業文化作為企業的靈魂，必須要與企業發展戰略相契合，才能夠發揮出其應有的作用，而通過有效的檔案管理工作，則能夠讓企業檔案完整、真實的保存下來，并應用于企業文化建設之中。企業檔案記錄了企業的發展戰略目標以及發展歷程，因此通過對企業檔案的深入分析與研究，就能夠將企業發展特點以及未來發展方向確定下來，從而為企業文化建設決策提供參考。

2 企業文化建設視角下檔案管理的工作策略

2.1 轉變檔案管理工作理念

由于檔案管理工作并不能夠為企業帶來直接的經濟效益，因此在市場競爭異常激烈的今天，企業經營者與管理人員對于檔案管理工作都并不重視，這就給檔案管理工作以及企業文化建設的展開造成了很大的阻礙，而要想改變這一現狀，企業需要從根本入手，組織經營管理人員對檔案管理工作進行深入了解，使其能夠正確認識到檔案管理工作的重要作用，并對檔案管理工作給予更大的支持[2]。同時，信息時代下的檔案管理工作發生了巨大的改變，因此企業還需要盡快轉變檔案管理核心工作理念，摒棄重藏輕用的錯誤思想，將信息化建設、技術創新與應用等作為全新工作目標，使企業的檔案管理工作能夠緊跟時代步伐，對企業文化建設起到更好的推動作用。此外，檔案管理工作在企業內部的展開離不開各崗位基層員工的配合，因此企業還需提升企業內部全體員工的檔案意識，積極配合檔案收集工作，并在工作中注意對檔案資料的保護，使檔案管理工作能夠更加順利的完成。

2.2 加快檔案基礎設施建設

在信息時代下，各種先進科學技術都已經在檔案管理領域中得到了應用，如大數據技術、數據庫技術、信息系統等更是為檔案事業的發展做出了巨大貢獻，因此對于企業檔案管理工作來說，無論是對檔案的收集整理還是檔案資料的利用，都必須要借助各種設備設施來完成，而對于檔案管理相關基礎設施的建設，也成為了企業文化建設以及與企業檔案管理的重要任務。首先，電子檔案雖然目前已經在檔案管理工作中得到推廣，但很多企業的檔案資料仍然是以紙質檔案為主，因此，企業必須要做好檔案室、檔案館的建設工作，嚴格按照行業標準來進行設計與施工，同時采取有效的檔案室密封措施以及防竊、防寒、防災、防毒蟲等檔案保護措施，以保證紙質檔案的安全。對于部分重要性與保密性較高檔案資料，還要專門設置單獨的檔案室或存放區，并采取嚴格的保密措施，避免出現檔案信息泄露的情況。其次，當前檔案管理工作對于各種軟硬件設施的依賴性較強，因此企業還需對檔案管理工作中涉及的各種硬件設備以及軟件程序給予高度重視，加大資金投入，使相關軟硬件設施能夠得到進一步的完善。例如近年來檔案資料的數字化成為了檔案管理工作的重要趨勢，為此企業必須要購置性能良好的掃描儀、服務器以及存儲設備，從而為檔案資源轉化以及電子檔案的存儲提供良好的基礎條件。最后，在檔案管理信息化建設不斷推進的同時，檔案管理工作的信息安全問題也逐漸暴露了出來，很多企事業單位都出現了電子檔案信息泄露、遺失的情況。因此，企業在加強檔案信息化基礎設施建設的同時，也要注意對各種網絡安全防護措施的應用，并對相關的網絡安全基礎設施進行完善，從而保證企業的檔案信息安全[3]。例如，針對網絡病毒以及黑客入侵，企業可購置或專門設計安全檢測系統，對內部檔案管理信息系統的運行狀況展開全面檢測，并實現網絡攻擊自動預警以及對計算機病毒的自動防御，提高檔案管理全過程的安全性。另外，在檔案信息化趨勢下，檔案管理工作的技術更新速度變得越來越快，對于科技的依賴性也越來越強，因此企業還需加大在技術引進與創新方面的投入力度，使自身能夠持續掌握最為先進的檔案管理技術手段。

2.3 重視檔案管理人才培養

檔案管理信息化不僅提高了各種設備設施的科技水平，同時也對檔案管理人員提出了更高的要求，從目前來看，我國檔案事業雖然在近些年得到了良好的發展，但檔案管理行業的人才培養體系卻并未得到完善，高水平、高素質的檔案管理專業人才仍然處于十分稀缺的狀態，根本無法滿足企業檔案管理工作的人才需求。受此影響，很多企業的檔案管理人員普遍存在著缺乏專業培訓、工作水平較低的情況，這不僅影響了檔案管理工作的開展，同時也使得企業文化建設受到了阻礙。因此在企業文化建設的視角下，企業必須要將檔案管理人才的培養納入到檔案管理工作的核心工作內容中來，從人才引進、培訓教育、工作制度等多方面入手，建立完善的內部人才培養體系，從而培養出更多能夠滿足檔案管理工作要求的檔案管理人員。首先，在人才引進上，要準確把握檔案管理信息化這一重要趨勢，調整人才選聘策略，在招聘專業檔案管理人才的同時，大力吸收掌握信息技術與計算機操作技能的技術型人才，為未來的自動化辦公、檔案信息大數據分析等工作做好準備。其次，則是要根據企業內部實際情況，對檔案管理人員展開針對性的培訓。例如檔案技術人員的素質相對較高，培訓成本也比較高，因此應鼓勵其以自主學習為主，并對其中部分表現優秀的員工提供學習進修的機會；而普通檔案管理人員的綜合素質往往無法滿足實際工作要求，因此應以集中培訓為主，組織其學習檔案管理理論以及現代檔案管理技能與方法，從而使其綜合素質與工作能力能夠得到盡快提升[4]。除此之外，由于檔案管理工作對保密性、嚴謹性有著較高的要求，因此對員工職業道德素養以及工作責任感的培養也是十分重要的。最后，為保證員工的工作積極性，企業還要制定合理、完善的工作績效評估機制，并將工作績效與員工薪酬待遇聯系起來，從而保證檔案管理人員能夠積極投入到培訓學習以及日常工作中來，并自覺對自身工作行為進行約束。

2.4 完善企業檔案管理制度

現代檔案管理工作雖然在工作量上有所減少，但其工作內容的復雜程度卻要更高，因此企業要想保證檔案管理工作的有效性，就必須對各方面的檔案管理制度進行完善。首先，企業要根據檔案管理工作的具體內容，建立明確的檔案管理工作標準，將檔案收集、檔案分類整理、檔案保管、檔案利用服務等各項工作的流程與細節確定下來，為檔案管理人員的日常工作提供指導，從而使檔案管理工作得到進一步的規范。例如在檔案收集工作中，很多企業對于圖片、視頻等形式的檔案資料并未制定明確的收集標準，因此經常會出現圖片清晰度較低、視頻格式錯誤等情況，從而大大降低了檔案收集效率，但如果能夠在檔案管理工作標準中對這些要求進行明確，那么就可以有效杜絕類似問題的發生，為后續檔案管理工作的展開提供支持。其次，在工作制度上，由于很多企業對檔案管理工作缺乏重視，因此檔案管理人員在工作中也存在著較大的隨意性，為此，企業還需建立嚴格的工作制度，將各部門、各崗位的工作責任明確下來，并嚴格按照工作制度與檔案管理工作標準進行考核，一旦有員工存在違反工作制度的行為，應立即根據情節嚴重性對其進行懲處，而對于工作表現較好的員工與部門，則要予以嘉獎。此外，基于檔案管理工作保密性的特點，企業還要圍繞檔案管理的行政監督工作，建立相應的檔案管理監督制度，加大檔案行政監督力度，從而為檔案信息安全提供保障。

2.5 深入挖掘檔案文化價值

從企業文化建設的角度來看，檔案管理工作并不僅僅是對各種檔案資料的收集、整理與存儲，其核心工作內容仍然要以檔案信息的利用為主，也就是說，所有前期檔案管理工作都是為檔案利用而服務的。因此，企業在檔案管理工作中，必須要對各種檔案資料的潛在文化價值進行深入挖掘，并以推動企業文化建設為目的，將檔案資料運用到各項具體工作中來，從而提供檔案信息利用率，將檔案資料的文化價值充分發揮出來。例如對于以企業經營活動為內容的檔案資料，就可以與新聞媒體的相關宣傳資料相結合，對企業精神、企業價值觀念進行宣傳；而對于以企業工會活動為內容的檔案資料，則可以體現企業的人文關懷，并塑造出更為良好的企業形象，這些對于企業文化建設是非常有利的。

3 結束語

總而言之，企業檔案管理工作能夠在企業文化建設中發揮出非常重要的作用，而要想讓這作用在實際工作中得到充分發揮，則還需要從人才培養、基礎設施建設等方面入手，采取合適的檔案管理工作策略。

參考文獻

[1]岳振廷.企業檔案管理推動企業文化建設路徑探析[J].浙江檔案，2018（10）：62-63.

[2]殷貴瓊.淺談企業檔案文化在企業文化建設中的作用[J].辦公室業務，2018（09）：99.

[3]周妍，劉艷英.企業文化的終極體現：檔案管理——淺談如何做好企業檔案宏觀管理[J].黑龍江檔案，2017（05）：42-43.

[4]王理珩.檔案在企業文化中的支持作用[J].中國核工業，2017（08）：46-48.

作者簡介

蔡佳菲（1984-），女，漢，上海，本科，研究方向：檔案。