淺談存量檔案數字化工作中的安全管理

林微微

摘 要：隨著科技不斷更新發展，信息技術已經應用到各個領域，在大數據時代下，檔案管理工作也出現了質的飛躍，逐步的實現信息化、數字化。檔案存量數字化，增量電子化已成為檔案管理的發展趨勢。由于存量檔案數字化依托于計算機、掃描儀等外部設備，因此在存量檔案數字化工作中的安全管理不容小覷，本文分析闡述了存量檔案數字化的含義和特點，以及存量檔案數字化建設中常見的安全問題，根據存在的問題提出存量檔案數字化的安全保障。希望可以提高存量檔案的安全和質量。

關鍵詞：存檔檔案；數字化；安全管理

隨著信息化技術的發展，存量檔案數字化逐漸取代了傳統的檔案管理，存量檔案數字化與傳統的檔案管理相比操作方便，檔案不易丟失，可以隨時隨地查看，不受環境限制，也提高了檔案的利用率。但是檔案的安全問題也尤為重要，我們應時刻重視存量檔案數字化工作中的安全管理。

1 存量檔案數字化的含義

在信息時代下，存量檔案數字化主要利用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在硬盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像。

2 存量檔案數字化的特點

存量檔案數字化的優勢是顯而易見的，通過數字化的轉換借助于計算機信息系統對檔案進行整理、查詢，提高了工作效率。可以以較低成本，通過多個介質進行儲存，節約存儲的空時，提高存儲的效率，有利于檔案文件的數字化備份。檔案數字化還可以為更多的用戶提供檔案信息服務，加快了檔案的開發步伐，為檔案的利用提供了便利，因此受到很多單位的青睞。

3 存量檔案數字化工作中常見的安全問題

3.1 技術原因帶來的安全問題

在檔案的管理中，由于技術原因造成安全問題不占少數，存量檔案數字化首先是建立在計算機、掃描儀、相機等外部設備的基礎上，因此在掃描和拍攝中如果設置的參數不當，會導致數字化檔案出現失真的現象，同時由于存量檔案數字化通過計算機可以對其進行修改和編輯，所以存量檔案的原始性很容易受到改變，修改人員通過相應的處理軟件，可以不漏痕跡的進行修改，并且技術較高的人員修改后一般很難發現，這也會給數字化檔案的安全造成隱患。其次，用計算機錄入檔案數據時，也會由于軟件的掛接操作不當，造成檔案數據出現變化或丟失。

3.2 管理不到位帶來的安全保密風險問題

在檔案室中，很多的存量檔案會涉及一些單位的信息，在存量檔案數字化工作中，要將以前的紙質檔案轉化成為數字檔案，轉化的過程中，涉及了很多的工作環節，稍有不慎，就會造成檔案的泄露，同時如果沒有對檔案的安全管理制定相應的制度，在檔案數字化工作中也容易破壞數字化檔案的真實性和完整性。同時檔案數字化依托外部設備進行錄入和儲存，如果設備管理和維修不當，也會給檔案數字化帶來安全問題。

3.3 檔案實體的安全問題

存量檔案室在數字化工作中經歷很多繁瑣的程序，如出庫、清點、折卷、掃描等，過程中會有多人多次直接接觸檔案實體的情況，一旦操作不當可能造成對檔案的嚴重的損害，同時也會由于人為的失誤導致儲存的數據檔案的丟失。

4 提高存量檔案數字化安全的措施

4.1 完善檔案收集制度，實施前端控制

數字化檔案形成后，對于檔案的收集工作比較簡單，只需要相應的剪切和復制就可以進行移交，在移交的過程中，要盡快的進行，這樣才不會導致數字化檔案的丟失，所以數字化檔案的管理和收集人員一定要對收集過程進行把控，并且及時的對數字化檔案進行歸檔。同時數字化檔案在管理上要明確嚴謹，歸檔的數字化要根據單位的自身特點進行目錄的編輯和儲存，并且在交接的過程可以通過網絡、U盤等媒介進行移交，方便檔案部門對單位地數字化檔案進行總目錄的編輯，歸檔后及時辦理移交手續，以保證數字化檔案的真實性。

4.2 對存量檔案數字化數據進行檢查

由于存量檔案數字化的文件數量較多，因此要保證數據庫中的目錄和文件一一對應。對于有重要聯系的存量檔案可以做一些關聯，保證存量檔案的完整性。并且，在檔案完成掃描后，要對檔案的內容進行查實，確保存量檔案沒有進行原始的修改，逐頁的檢查，保證檔案的完整性、真實性、準確性。同時嚴格執行檔案出庫和交接確認手續，避免交接途中帶來檔案數據的損害。并且在檔案需要借閱時必須經過有關部門的批準，批準后才可借閱，并按照規定時間進行歸還。保障數字化檔案的安全性。

4.3 嚴格管理制度，保證存量檔案安全保存

數字化檔案在儲存上一般采用硬盤或刻錄光盤等方式。在保存硬盤時，一定要保證硬盤安全，防止木馬和病毒侵害檔案數據。如果要刻錄成光盤，在刻錄光盤時，要按年度、保管期限分開刻錄。備份數據時一般要一式三份，一份用于歸檔，一份用于查閱，一份用于異備份。對于硬盤或光盤的保管，一般放置在防磁防潮柜中，減少磁場的損害，同時，在對存儲進行整理時，要佩戴棉質的手套，并且輕拿輕放。

4.4 加強數字化檔案安全管理

由于目前我國數字化檔案的安全性存在隱患，因此在數字化檔案管理中，必須保障數字化檔案管理系統的安全性，加強對系統的管理。在對數字化檔案查看和下載時，可以設置一定的權限限制。同時檔案管理人員還要對計算機安裝防火墻，并進行實時維護，防止黑客和木馬入侵，為存量檔案數字化營造良好的環境。

4.5 提升檔案管理人員的素質，保證檔案的安全性

數字化檔案對于計算機的要求較高，同時也需要檔案管理人員有較高自身的素質。由于數字化檔案工作中，會存在很多的交接，因此想要保證檔案的安全性，必須完善工作流程。單位需要加大對數字化檔案管理人員的培訓，使數字化檔案管理人員能熟練對檔案進行歸類存儲，避免認為操作失誤帶來的數字化檔案的損害。

5 總結

綜上所述，存量檔案數字化工作是一項系統的工作，存量檔案數字化工作傳輸速度快、工作效率高，同時儲存比較方便，但是也存在一定安全問題，因此應積極規范存量檔案數字化管理的程序，加大對存量檔案數字化的安全管理，使存量檔案數字化更加的安全，實現存量檔案工作的專業化、安全化。

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