醫院辦公室檔案管理工作的優化建設思路探索

林少霞

摘 要：檔案收集管理一直以來都是我國各行各業最為重視的工作，致力于高效檔案收集管理，能夠巧妙的對一些信息進行保存。隨著我國經濟發展，信息技術在各行各業風生水起并受到了廣泛運用。信息時代的到來也使得檔案收集管理的方式和手段都順應潮流，發生著巨大的變化。那么針對醫院辦公室檔案管理工作，應該如何去適應時代對于檔案收集管理所提出的新要求，讓醫院儲存的檔案符合信息量大、共享性高且方便快捷的特點，本文立足于醫院辦公室檔案管理工作，淺談了怎樣對檔案收集管理工作進行有效開展，這在一定程度上對于醫院本身的發展是意義非凡的。

關鍵詞：醫院，辦公室，檔案管理，優化建設

所謂醫院辦公室檔案管理，主要是指對醫院文書、大量病例、科技信息以及人事信息等醫院在發展過程中的原始記錄進行收集和管理。當下網絡信息時代的到來引起了一場翻天覆地的變化，于檔案信息管理工作而言，其也在這次浪潮中抓住機遇不斷更新著工作的方式方法，逐漸從傳統的檔案信息收集管理轉變為電子檔案信息收集管理，這個全新的變革的過程，是時代進步的一種表現。在計算機信息技術的基礎上，逐步實現檔案收集管理的智能化和科學化，是社會發展的新要求。所以醫院辦公室作為檔案管理的一個重要基地，應該致力于檔案管理工作，通過完善制度、打造優秀團隊以及利用現代科技來實現工作效率的提高，從而達到檔案收集管理優化建設的目的。

1 醫院辦公室檔案管理目前現狀分析

目前，我國醫院辦公室檔案管理工作當中依舊存在很多問題，其直接影響到醫院在經濟社會當中發展的速度。部分醫院未能做到統籌管理檔案信息，建立專屬于醫院的綜合檔案管理室，常有一些病例或者文書流失，未及時歸檔。造成這些原因的關鍵在于檔案管理人員本身的素質和技能不高，檔案管理實施中專業化水平降低，管理方式更是跟不上時代的腳步。一些相對重要的文書或者病例丟失，對于醫院工作的開展也會產生影響。

2 優化醫院辦公室檔案管理制度

制度是規范行為的有效舉措，是提高效率的重要保障。在醫院辦公室檔案收集管理的工作中，一個良好的管理制度是提高工作質量的必要前提，只有不斷改進管理制度，才會適應時代的要求，不至于因為制度落后而造成惡劣后果。這就需要領導加強重視，積極投身規章制度的建設，發揮好帶頭作用，合理分配工作任務。同時醫院管理人員也要響應領導的號召，提高自身管理意識，將制度落到實處，在進行管理過程中有章可循，通過實踐來促進檔案收集管理制度的順利開展。

具體可以分為四個步驟。首先要建立完備的醫院病例歸檔制度，使檔案的內容能夠全面、準確的反應實際情況，然后根據不同的材料、時間來歸檔，既利于查閱又方便管理。其次則要構建高效的保管機制，使檔案文件能夠在安全的保管環境中妥善儲存，通過這一必要手段實現檔案的完整性。另外醫院病例檔案保密制度也起著不可替代的作用，對檔案的保密工作可以根據文件重要性來確定安全等級，制定一套縝密的保護措施，從而避免檔案信息的泄露。最后要做的就是完善檔案借閱制度，嚴格把控借閱過程的手續，同時還要防止檔案文件被剽竊，通過實名登記等方法來確保檔案的安全性。

3 優化醫院辦公室檔案管理團隊

3.1 醫院辦公室檔案部門領導加強管理意識

一個團隊的核心在于領導者能力的強弱，要想實現檔案收集管理工作的有效提高，就必須重突出領導的重要地位，將其煽動力與影響力充分的發揮出來，在領導的帶動下提升整個工作隊伍的實力。這就需要領導者具有較高的思想意識與專業技能，對檔案文件的收集與管理能夠全面掌握，不僅要具備基礎的專業知識，還要擁有綜合發展的潛質，做到文化素質與政治修養共同進步，打造一支優良的工作團隊，為醫院辦公室檔案收集管理工作提供實質性保證。

3.2 采用競爭上崗方式進行醫院辦公室檔案管理團隊

醫院辦公室檔案收集管理工作必須具備一定能力，因此，在選拔工作人員時要采用競爭式上崗機制，通過互相比拼來激發員工的積極性。同時還要做到公開透明，對干部的選拔要公平公正，營造一個良好的競選氛圍，為人才的獲取打造有效平臺。這種方式不僅可以杜絕部門中的不良習性，使“走后門”等行為遭到嚴厲打擊，還能夠為有志之士開通公正的渠道，通過自身努力得到上崗機會。這樣在人才的篩選中就能做到從源頭上提升質量，讓真正有能力的人參加工作，組建一支綜合素質較高的團隊，從而提升檔案收集管理的工作效率。

3.3 加強醫院辦公室團隊檔案收集管理專業技能培訓

影響醫院辦公室檔案收集管理工作效率高低的不僅是管理人員的思想意識，其自身的專業技能也有著不可替代的作用。而當下大部分管理人員在這方面普遍存在問題，為了有效緩解這種現狀，就必須要做出改變。這就要加強對檔案收集管理人員的專業技能培養，通過定期舉行技能大賽，讓管理人員積極參與其中，在專業人員的幫助下提升自己的專業能力。同時管理工作人員也要主動投身學習，通過觀看書籍與視頻來充實自我，做到理論與實踐相結合，切實提升自我的專業技術能力，為檔案收集管理提供技能支持。

3.4 巧借現代化信息技術進行醫院辦公室檔案收集管理

當今是一個科技化高度發達的時代，計算機等高科技信息產品不斷更新，為社會的發展做出了卓越貢獻，因此也被引用到各個行業，醫院的檔案收集管理也不例外。所以對于管理人員，不斷學習新的知識是提升自我的有效途徑，要熟練掌握計算機的使用，對計算機的有關知識了解透徹，這才能合理使用現代信息技術，將計算機與檔案收集管理融合貫通。這樣不僅可以節約管理工作人員的時間，提高工作效率，更能促進檔案收集管理現代化的進一步發展。

4 運用現代化元素進行醫院辦公室檔案收集管理

4.1 將數字化元素引渡到檔案收集管理當中

在這個信息化高度發達的社會，檔案收集管理模式得到了快速的更新，科技化、媒體化與信息化成為了主要特征，這也大大促進了檔案收集管理的高效發展。在對醫院病例或者文書檔案進行儲存時，一改之前的保存模式，利用計算機將檔案信息上傳，實現檔案的數字化管理，從而對檔案文件做到集中分配。而用戶也可以通過上網隨了解檔案信息的現狀，在需要的時候能夠以最快速、最便捷的方式來進行查詢，既滿足了用戶需求也提升了檔案收集管理工作的質量。

4.2 開展網絡化檔案收集管理服務

醫院檔案收集管理是一種記錄形式，它具有一定的歷史性意義。傳統的記錄方式以書寫為主，紙張作為重要載體則必不可少。可是隨著時代的發展，科學技術得到了顯著提升，網絡信息技術逐漸成為了時代的主導，為了順應潮流，檔案收集管理方式不得不發生著變革，那就是利用網絡來實現高效管理。這樣首先可以保證檔案文件不易丟失，而且在大數據時代的背景下，可以實現交流互通的目標，與社會的腳步保持一致，促進檔案收集管理工作的穩步進行。

5 結束語

通過以上文章可知，醫院辦公司檔案收集管理工作中面臨的問題還有許多，這嚴重阻礙了醫院在社會當中的發展。只有要積極探索道路，尋找正確的解決方案，不斷優化建設檔案管理工作，通過完善收集管理制度，提高管理人員的專業技能，在科學技術的基礎上優化管理模式，才能夠在最終實現檔案收集管理工作有一個跨越式的發展。

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