新形勢下事業單位檔案管理與創新策略初探

羅艷芳

摘 要：事業單位是我國政治體制的重要組成部分，是國家層面以社會公益服務為核心的重要基層管理單位。隨著我國企事業單位各項改革的逐步深化，各事業單位面臨著新的機遇和挑戰。檔案管理作為事業單位管理的重要組成部分，已經開始顯現出一些問題。因此，我國事業單位檔案管理必須以創新的方式和管理方法，以此來提高自身檔案管理能力。本文就新形勢下事業單位檔案管理與創新策略展開探討。

關鍵詞：新形勢；事業單位；檔案管理；創新策略

事業單位的檔案是所有事業單位信息的匯集之地，因此，進一步對事業單位檔案管理的管理方法進行改善尤為必要，才能使事業單位的建設得到進一步提升，具有較大的發展空間。

1 事業單位檔案管理的重要意義

事業單位檔案管理是公共事業單位管理的重要組成部分，是提高事業單位工作質量和效率的必要條件。在現代事業單位的發展中，檔案管理是及時、全面掌握單位整體情況的基礎，是分析事業單位運行的基礎。檔案信息工作是聯系過去、現在和將來的重要環節紐帶。在某種程度上，這種工作是延續和物化人們記憶的方式。事業單位可以根據這些檔案信息制定正確的路徑和指導方針，并適時進行調整，促進事業單位的可持續發展。隨著現代檔案管理工作理論研究和經驗的累積，事業單位必須加快檔案管理的創新和改革。提高檔案信息管理效率，充分發揮檔案信息的作用，以滿足事業單位工作在區域經濟發展中的需要，適應新形勢下事業單位改革運作管理的需要，最終實現與社會發展相協調的目的。

2 當前事業單位檔案管理工作存在的問題

2.1 事業單位缺少先進的檔案管理理念

在事業單位傳統的檔案管理工作中，通常都是檔案管理人員對資料進行系統的收集和整理，在檔案管理觀念上比較的落后，并且沒有全面認識到檔案管理工作的重要性。因為在管理觀念上比較的落后，這就造成檔案管理意識比較的淡薄，因為檔案管理工作無法實現全面的落實，不但會對事業單位的工作效率產生一定的影響，并且還會在一定程度上影響到職工的積極性，造成整個檔案管理工作中不具備規范性，最終造成事業單位檔案的保密性以及使用性無法實現充分的發揮。

2.2 檔案管理設施功能單一，不能滿足事業單位檔案管理工作的要求

隨著社會的不斷進步，科技的快速發展，現代化信息技術已逐步融入各行各業，但我國對于檔案管理工作不夠重視，使得我國的檔案管理設備功能較為單一，只能適用于簡單的信息管理工作，不能滿足新形勢下事業單位檔案管理復雜煩瑣的工作要求，有些事業單位僅僅停留在檔案的收集管理與保存上，并不對其進行更深層次的分類與管理，使得我國的檔案管理工作仍停留在較為基礎的層面。

2.3 管理方法傳統守舊，不符合新形勢下的時代潮流

隨著當今社會的不斷發展，科技水平和工作模式也發生著日新月異的變化，但是我國事業單位在干部人事檔案管理工作中卻仍然遵循著傳統守舊的工作方式，但是傳統單一化的管理模式已經越來越無法滿足當今人事關系日益復雜的事業單位工作需求了，更加無法實現對干部人事檔案高效率的分類和保存工作了，從而使得事業單位中很多重要性檔案資料造成丟失和損壞的現象，大大降低了工作效率和工作質量。

3 事業單位檔案管理創新思路

3.1 轉變傳統的檔案思想觀念

在事業單位內部應該加強對檔案管理的宣傳工作，保證每一個工作人員都能全面認識到檔案管理的重要性，鼓勵職工可以積極參與到檔案管理工作中，為單位內部檔案管理的創新與發展提供相應的意見。另外，對于事業單位相關的領導人員而言，在日常管理工作中一定要將檔案管理列為重點工作，加大人力以及資金方面的投入力度，從而為檔案管理工作的開展奠定良好的基礎條件。針對目前檔案管理工作中存在的問題一定要進行深入的分析，在此基礎上采取有效的措施進行解決，在這一過程中可以逐漸引進一些先進的檔案管理方法，從而對檔案管理進行不斷的創新和完善，只有這樣才能保證事業單位檔案管理工作可以實現順利的開展。

3.2 進行信息化建設

現代社會快速發展，各行各業的發展都離不開互聯網的支持。因此，要發展事業單位的檔案管理工作，可以融入信息化手段。事業單位可以申請引進與自身相應的軟硬件設施，對檔案信息進行高效管理，現代科技的進步還可以使文字和圖片等信息轉化為數據進行保存，這樣可以有兩種儲存方式，文字保存和網絡數據保存，這使檔案信息具有了完整性和全面性，同時還提高了檔案管理的質量，還可以實現資源共享功能。

3.3 采用先進的檔案管理方法

對于相關的政府部門而言，應該加大事業單位檔案管理資金方面的投入，并對目前的檔案管理方法不斷優化和完善。首先，事業單位應該引進先進的檔案管理技術與設備，比如網絡信息技術與計算機設備等；其次，可以加強與其他事業單位之間的溝通交流工作，總結一些先進的檔案管理經驗，從而實現優勢互補。事業單位一定要將信息技術與互聯網設備的作用充分的發揮出來，通過對信息技術的合理使用，可以促進事業單位檔案管理工作面向數字化以及信息化的方向不斷發展，同時還能保證檔案管理具備一定的保密性與科學性，實現對檔案信息資源的充分開發，從而在更大程度上提升事業單位檔案資料的利用效率。

3.4 促進檔案管理人員綜合素質的增強

在具體的工作過程中，首先需要促進獎罰制度的建立，這能夠在對檔案管理人員的工作行為進行規范的同時，促進人員工作積極性的增強。通過對員工的獎罰制度和用人制度來決定勞動所得的報酬，很有必要。這一工作制度，主要需要將人員的責任進行明確，將其落實到個人頭上，從而激發工作人員的工作積極性，能夠根據制度進行工作實施，每個人都有每個人的任務，完成得好有獎勵，完成的不好又有相應的懲罰制度，每個員工都能各盡其責，當意外事故發生時，不至于大家都推卸責任，這種制度一旦建立，責任就會明確，將會有效推動事業單位檔案管理工作效率。在事業單位中，檔案管理人員是開展檔案工作的主體人，其思想建設和綜合素質將直接影響到單位工作的開展效率。因此，需要在開展檔案管理工作的過程中，促進人員素質的有效增強。在實際的實施過程中，首先需要對人員展開定期的員工大會或是組織交流，促進不同部門之間的檔案管理人員進行工作交流，促進思想認識的提高。同時，還需要對檔案管理人員進行定期的素質培訓，其中主要包括了信息技術使用方法和檔案管理工作基礎，從而提高檔案管理人員的操作技術。此外，需要事業單位建立一定的獎罰制度和責任制度，在將個人責任進行明確的基礎上，對人員行為進行限制，從而激發其工作積極性，保證檔案管理工作的開展有效性。

3.5 強化檔案管理保密工作

檔案最重要的價值在于它能真實地反映各種信息，從而為事業單位的各項工作提供原始、真實和重要的依據。為了保證檔案的真實性，必須加強檔案管理工作的保密性。隨著信息技術的引入，使檔案管理具有現代化、信息化、數字化的特點。因此，有必要根據網絡的特點制定相應的保密制度。避免數據庫和網絡安全帶來的保密性問題，能促進機構檔案管理能力的提高。

4 結語

新時代背景下，事業單位檔案管理工作也需要創新，要從基礎的管理機制、新科技的應用以及相關人員培訓方面入手，才能解決檔案管理工作中存在的問題。

參考文獻

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