檔案管理工作多元化協(xié)同模式的探討

梁平

摘 要：檔案管理事業(yè)隨著社會和時代的發(fā)展日益重要，成為了現(xiàn)代社會治理的重要組成部分，檔案管理的主體也從由檔案行政管理部門主導發(fā)展至多元化主體共同參與，包括政府機關(guān)、企事業(yè)單位、中介組織、信息技術(shù)服務公司和個人等。甚至隨著技術(shù)的進步，還有電子化的檔案智庫和檔案在人工智能方面的應用和發(fā)展等，這使得檔案管理工作從內(nèi)涵到形式都發(fā)生著深刻變化。因此，新技術(shù)條件下的檔案的協(xié)同化管理和應用是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。新的形勢也給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，這就要求我們積極適應新形勢，加強各主體的協(xié)同，完善規(guī)章制度，在新時代開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

關(guān)鍵詞：檔案管理；工作多元化；協(xié)同模式

1 檔案管理主體的多元化及存在的問題

縱觀歷史發(fā)展的各個階段，我們不難發(fā)現(xiàn)，在有意識的檔案的管理和保存方面政府一直是占主導地位的，從古代設置專門的機構(gòu)、配備專門的官吏管理檔案到近代檔案室的成立，組織機構(gòu)的名稱一直在變，但是檔案管理工作由政府主導的性質(zhì)沒有變，可以說政府是檔案管理的完全主體。新中國成立后，各類檔案館出現(xiàn)，承擔了政府機關(guān)和企事業(yè)單位的檔案管理任務；隨著經(jīng)濟體制的改革，非公有制企業(yè)大量出現(xiàn)，也管理著越來越多的企業(yè)運行過程中的檔案；隨著檔案管理工作需求的膨脹，檔案服務公司等中介組織也參與進來；科學技術(shù)的進步，個人的郵件、文件、數(shù)據(jù)保存使得公民也成為了檔案管理的主體。檔案的數(shù)量隨著時代的發(fā)展迅速增長著，時代發(fā)展的軌跡也告訴我們檔案管理的主體突破了政府主導的單一模式走向了多元化。

檔案管理主體的多元化是社會發(fā)展的必然趨勢，但是存在諸多問題。在市場化的模式下，大量的檔案以各種形式被管理著，拋開政府的檔案來說，部分企業(yè)和組織內(nèi)部或是通過成立部門雇傭人員進行管理，或是通過委托外包的形式讓中介公司進行管理。這些檔案管理模式滿足了企業(yè)和公民的需要，也在一定程度上保護了檔案，維護了檔案所有人的權(quán)利，但因為缺乏有效的監(jiān)督和制約也存在檔案流失的風險。特別是信息技術(shù)的發(fā)展帶來的電子文檔和數(shù)據(jù)管理依然有其滯后性。在尚有監(jiān)管空白的情況下，記錄著企業(yè)和個人檔案的龐大信息被保存于服務器中存在安全隱患。

2 多元化主體中的檔案管理工作規(guī)章制度探討

檔案管理的多元化主體要求檔案工作的協(xié)同治理，而多元主體的協(xié)同是檔案管理工作新的探索和市場經(jīng)濟下的有益補充，彌補了單一主體管理模式的缺陷，不僅有利于提高檔案管理和應用的效率，也是檔案管理工作模式轉(zhuǎn)變的行動抓手。檔案行政管理部門、企業(yè)、中介組織、技術(shù)服務公司、個人等共同參與，采取有效的協(xié)同機制，實現(xiàn)效益的最大化，這是檔案管理工作發(fā)展的必然要求，又是社會治理模式變革的應有之義。

2.1 完善法律法規(guī)，明確檔案管理主體地位

《檔案法》作為檔案管理工作的基本法律，隨著檔案工作要求的變化已經(jīng)兩次修改，但就檔案管理工作的協(xié)同治理來說，對檔案管理行政部門、企業(yè)、中介組織、公民等主體的地位還缺乏規(guī)范的制度保障，并且權(quán)利和義務不對等、不平衡的關(guān)系影響了檔案管理主體的積極性，也阻礙了協(xié)同治理的進程。根據(jù)依法治國的要求，檔案管理必須按照法律進行，檔案管理多元主體的協(xié)同也就相應地需要完善法律制度來保障和推進。實際上隨著發(fā)展的需要，檔案管理的相關(guān)法律在不斷完善，這必將會消解多元主體協(xié)同過程中的消極因素，推進檔案管理的現(xiàn)代化。

完善法律法規(guī)要在內(nèi)容上要建立起符合新時期檔案管理工作特點的系統(tǒng)性、全面性的法律體系，對檔案管理部門要做到充分授權(quán)、充分肯定，理順各個主體的地位和關(guān)系；設立相關(guān)的委員會參與到檔案管理的協(xié)調(diào)工作，加強主管部門的業(yè)務指導和監(jiān)督；鼓勵相關(guān)的檔案管理部門與技術(shù)服務公司共同研究開發(fā)新的檔案管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案管理模式。在層級上，國家的相關(guān)檔案法律要有效地指導各級各類的檔案管理工作，注重推廣成熟的可復制的經(jīng)驗和做法。各檔案管理部門應在相關(guān)的檔案法律的框架內(nèi)制訂相應的符合本部門檔案管理特點的規(guī)章，增強檔案管理法律的補充力量。檔案管理主體還應做好法律、規(guī)章的解釋工作，學習政策內(nèi)容，運用好專業(yè)知識服務于檔案管理工作，檔案管理工作才能有法可依、有章可循。

2.2 凝聚社會共識，暢通民主參與和監(jiān)督管理的渠道

從檔案管理工作的實踐情況來看，檔案管理目前還缺乏社會主體、市場主體、公民等的積極參與，同樣監(jiān)督機制也有提升空間。檔案管理工作是一項系統(tǒng)性工程，離不開公民的參與和社會治理的共同完成。“規(guī)范檔案行政管理部門的檔案事務處理行為，檔案管理其他主體的直接參與，對檔案管理工作形成有效監(jiān)督，完善檔案管理工作制度，既有助于提高檔案行政管理部門公信力，又能形成一個完整有序的檔案管理參與網(wǎng)絡。”但是在一直以來的觀念中，檔案管理工作都處于組織日常工作的邊緣，負責檔案管理職能的人員對自身的工作也缺乏認同感、歸屬感和使命感，檔案工作的重要性往往被忽視。

3 新技術(shù)有助于檔案管理的主體多元化

隨著檔案管理主體的多元化和檔案資料的不斷豐富，檔案管理也日趨復雜，所以有必要加強檔案管理工作的頂層設計，以適應新形勢的體制機制和先進的信息技術(shù)來不斷完善檔案管理工作。做好以下方面的工作或許有助于建立起高效的檔案管理系統(tǒng)。

3.1 檔案管理工作中的頂層設計

檔案管理工作實施的主體是各類社會組織，比如企事業(yè)單位都有各自的行業(yè)屬性和專業(yè)領(lǐng)域，所以可以按照行業(yè)和專業(yè)的不同來細分檔案管理工作，根據(jù)領(lǐng)域的特點有針對性地選擇相關(guān)的信息技術(shù)來建立起相應的檔案管理系統(tǒng)，并制訂管理制度，形成特色的管理方式和方法。每個行業(yè)和專業(yè)的檔案管理形成模塊化的管理方案。對于橫跨多個行業(yè)和專業(yè)的企事業(yè)單位，可以在模塊化的檔案管理方案中選取并組合，形成本單位特有的檔案管理信息系統(tǒng)。這種系統(tǒng)可以在檔案進行電子錄入時即進行資料信息和數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化并標記，為今后檔案的綜合利用打下基礎。

3.2 培育專業(yè)化的檔案信息技術(shù)服務機構(gòu)

由于行業(yè)和專業(yè)眾多以及檔案信息化管理的趨勢，檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和維護的工作量巨大，在檔案管理主體加強專業(yè)化建設的同時還需要著力培育專業(yè)化的檔案信息技術(shù)服務機構(gòu)，使得檔案管理主體在利用服務機構(gòu)提供的最新的信息技術(shù)的同時能夠不斷優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)、降低檔案管理的成本。專業(yè)化的分工能夠使檔案管理工作的效率獲得較大提升。

3.3 利用人工智能技術(shù)增強和拓展檔案的應用

結(jié)構(gòu)化的檔案信息和數(shù)據(jù)可以使得檔案資料在日常工作中通過人工智能等技術(shù)手段不斷獲得價值挖掘和應用，而不是僅僅作為存儲和備份，這就要求在檔案電子錄入時的系統(tǒng)中配置相應的功能，并在今后的工作中逐步進行結(jié)構(gòu)化的優(yōu)化和算法訓練。隨著信息和計算機技術(shù)取得突破必將給檔案的管理和應用帶來新的生命力。

4 結(jié)束語

檔案管理多元化主體的協(xié)同是一個較為復雜的社會治理問題，牽扯的部門、組織和系統(tǒng)較多，需要各系統(tǒng)、組織的協(xié)同合作，這個過程既需要高屋建瓴的頂層設計，又需要蹄疾步穩(wěn)的細節(jié)完善，真正實現(xiàn)多元的協(xié)同。總體來說，檔案管理多元化主體的協(xié)同是對檔案管理范式的一種積極探索和實踐。政府和檔案行政管理部門、非國有企業(yè)、中介組織和公民的協(xié)同和深化合作，對于建立高起點的平臺、完善相關(guān)機制、獲得多元主體協(xié)同的巨大效應具有重要意義。這不僅是市場經(jīng)濟和社會發(fā)展對于檔案管理工作的時代要求，又是社會治理現(xiàn)代化的現(xiàn)實課題。

參考文獻

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