如何利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力

陳海燕 李娟

摘 要：本文以如何利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力為主主要闡述，結合當下以大數據思想確立檔案管理創新工作與使用大數據對檔案管理和提升能力進行創新為主要依據，從堅持大數據思想，開展檔案管理工作；完善檔案管理機制，使用數字資源進行管理；提升檔案管理水平，構建智慧云檔案管理平臺；構建數字化檔案系統，確保檔案與信息雙向發展這幾方面進行深入探討和分析，其目的在于加強大數據下對檔案管理模式創新的運作效率，旨意為相關研究提供參考資料。

關鍵詞：大數據；創新工作；檔案管理；服務能力

大數據時代時期使得知識和技術以全新形式展現在大眾面前，使得傳統時期下的檔案管理產生了根源性變化，檔案管理工作對于電子化、信息化追求不斷增加。檔案管理工作在大數據時期要進行創新和改革，以此不斷提升檔案管理工作的質量和服務能力，可以提升檔案管理工作人基本能力和素養。

1 以大數據思想確立檔案管理創新工作

在大數據時期下，檔案管理工作要建立大數據管理意識，才可以合理實現檔案管理創新工作，進而不斷提升檔案管理工作服務質量。樹立大數據思想首先要確立數據資源管理意識，因為大數據對信息和數據收集管理具有一定沖擊作用，檔案作為信息裁體，也要不斷轉化為數據內容。轉化的數據需要運用各種全新工具，建立在分析層次上為檔案管理提供更加合理的決策，從而使得檔案不斷形成有價值資源。所以，在新時期下檔案管理一定要以大數據管理意識展開工作。其次需要在檔案管理中建立網絡為主，創新為輔的管理形式，在大數據時態下，要秉著開放心態進行工作，善于使用大數據自身存在價值和優勢進行工作，不斷將檔案管理中存在的小農意識拋棄掉，善于把握時機，勇于突破傳統管理為主，網絡為輔的管理模式，構建創新型管理模式[1]。最后，在大數據時期下檔案管理要以網絡信息為主展開工作，使用網絡全覆蓋價值，自動化優勢，以及先進GIS技術等，針對檔案信息進行系統化收集和管理，借助表格、圖形等相互查詢和分析，以便于及時便利掌握第一手檔案信息內容，最大限度實現檔案信息資源的合理分享。

2 使用大數據對檔案管理和提升能力進行創新

2.1 堅持大數據思想，開展檔案管理工作

想要真正將大數據踐行到檔案管理中，最基礎工作就是工作人員在思想上進行改革，加強對大數據的認知，從而不斷將其納入到檔案管理中，管理人員的思想是決定檔案數字化和自動化管理的重點。所以，作為新時代下的檔案管理者，要及時轉變工作意識，結合實際需求，以用戶真實要求，完善工作思想和意識，時刻要求自身以大數據思維進行工作，不斷加入到現代化檔案管理工作中。在現代社會發展中大數據是獲取各方面資料的主要途徑，可以完善數據庫基本信息，確保相關項目和數目在安全情況下正常工作和運行，這也是大數據可以加入到檔案管理中最為主要的原因[2]。其次，需要努力推進創新機制，建立健全檔案管理基礎制度，確保檔案管理信息以數字化、自動化形式存在，朝著未來大數據發展趨勢前進。在管理機制引導下，各種全新管理模式相繼而出，可以不斷促進檔案管理發展和運行。并且，檔案自動化和數字化管理，并不是簡單的以信息化為主展開管理工作，要對其中存在的所有數據和信息進行信息化管理才是根本性創新內容，使用網絡平臺對檔案信息和數據進行收集和管理，便于用戶隨時使用網絡平臺查詢需要的數據內容，可以實現管理員隨時對檔案信息進行檢查和管理，使得檢索更加方便。

2.2 完善檔案管理機制，使用數字資源進行管理

所有系統工作和運行都需要完善機制作為依據進行，從而不斷實現信息安全以及提升工作效率。在大數據管理時代，要著重考慮和分析管理理念，所以，檔案管理部門要構建一套完整管理體系，借助網絡平臺進行創新，依據實際情況實現檔案信息溝通和互動，依據不同種類和資源以及管理形式對信息進行根本性分析和研究，這有這樣才能夠確保檔案信息更加全面和具體，使得管理更加全面，為未來檔案信息工作提供數據保障基礎。并且，不同業務之間的檔案信息管理和存在一定差距，檔案管理要及時對業務差異進行分析和研究，依據基本需求以及用戶追求對檔案信息進行創新。建立在信息保存、交互以及共享等基礎上，不斷完善檔案信息管理體制，是現在檔案管理創新的有效途徑[3]。

2.3 提升檔案管理水平，構建智慧云檔案管理平臺

在檔案管理中不是單一對檔案信息進行保存、整理和羅列，其中涉及的要點非常繁瑣和復雜，并且檔案管理是對管理人員基本素養和能力的考察和培養。所以，檔案管理人員要依據大數據對檔案管理工作進行及時創新和分析，以此不斷豐富自身管理能力，善于總結新時期下管理經驗，從而不斷提升檔案管理質量。并且，檔案管理人員不能僅憑借網絡對檔案信息進行遠程操控和管理，要建立在數字化平臺基礎上，親自操作，定期檢查和維修，從而不斷提升檔案管理質量和服務能力。在大數據時期要構建智慧檔案管理平臺，對其實施自動化管理，是檔案管理創新的內在要求[4]。建立智慧云平臺，要依據分層為主嗎，組建四層基本管理機制，第一層主要是對檔案信息進行共享和保存，使用網絡基本結構進行分析。第二層主要是對第一層工作進行監督和調節。第三層則是不斷為用戶提供服務，使得用戶可以在檔案管理中快速尋找到自身需要的信息，第四層存在的意義使得管理更加靈活，可以依據用戶基本需求進行及時調整和改進。以四層整合性管理云平臺，可以保證檔案信息朝著數據化管理方向發展。

2.4 構建數字化檔案系統，確保檔案與信息雙向發展

檔案管理主要內容就是對數據進行管理，所以，在新時期下要對檔案信息進行創新和完善，實現檔案信息管理數字化發展，將所有檔案信息納入到網絡平臺中，并依據原有數據以及技術對其進行處理，不斷將檔案信息轉化為二進制內容，從而最大限度實現管理對數字化管理的全面升華。進而在使用比較特殊的自動化管理技術，對保存的檔案信息進行定位、整合和分析，使得檔案信息內容可以在網絡平臺上上升一個層次和角度，也就是對檔案信息進行數據管理。因此說，為確保用戶可以在最快時間內收集到所需信息基礎上，還要確保用戶可以搜索到信息的基本內涵，使得數據管理系統可以充分發揮自身的價值[5]。還可以將數字和數據融合起來實現創新，組建綜合性管理機制，檔案信息則會朝著綜合性方向運行。實現檔案信息雙向管理，既可以全面實現用戶對所需信息的查詢，也可以無限延長檔案信息使用時間，在宏觀角度上分析，信息化管理形式則可以促進檔案信息長久性發展，不斷展現出服務標準，可以最大限度滿足對檔案信息的檢索和保存需求。

3 結束語

總而言之，在大數據時代下，需要對檔案信息進行管理和創新，使得檔案信息工作質量更高，服務水平不斷提升。在此背景下要及時轉變管理理念，構建現代化管理云平臺，完善管理機制，使得復雜檔案信息朝著數字化、智能化方向發展。

參考文獻

[1]王建勛.利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力[J].科學技術創新，2017（10）：265-265.

[2]肖媛.利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力[J].辦公室業務，2016（1）：132-132.

[3]肖玲.利用大數據創新檔案管理模式和提升服務能力[J].辦公室業務，2018（8）：116-116.

[4]李斌.大數據時代下的基層電力企業檔案管理策略研究[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2017（5）：100-101.

[5]章曉鐳.利用大數據提升電力企業檔案資源管理和服務能力[J].科技創新與應用，2016（13）.