基層民政系統檔案管理工作存在的問題及對策

梁思宇

摘 要：近年來，各級民政機關領導非常重視檔案管理工作，把檔案管理、達標升級作為一項重要工作，在資金緊張、辦公用房緊張的情況下，撥專款、騰專房、定專人，修訂完善了一系列行之有效的檔案管理規章制度，建立了上下統一協調的檔案管理體系，從而使民政機關檔案管理工作邁上新的臺階。但從目前民政機關檔案管理情況來看，還存在著收集難、管理不規范、利用效率不高的問題。如何加強民政檔案管理，充分發揮其為現實服務的作用，筆者就此問題談談粗淺認識。

關鍵詞：基層民政系統；檔案管理工作；問題；對策

民政部門作為主管社會行政事務的職能部門，承擔著最低生活保障、社會團體和民辦非企業單位登記管理、優撫、安置、軍休、救災、社會救濟、基層政權建設、基層群眾自治組織建設、社區建設、婚姻管理、行政區劃管理、地名管理、行政區域界線的勘定和管理、社會福利、殯葬改革、救助等多項工作。民政檔案管理就是按照檔案管理的法律法規，運用科學的管理手段，對各項民政工作中形成的具有保存價值的不同種類和不同載體的文件材料進行收集、整理、歸檔、統計、保管和提供利用等。能否科學地管好用好民政檔案，不僅直接影響民政部門職能作用的充分發揮，各項工作的順利開展，還密切關系著民政工作的深化改革和民政事業的健康發展，關系著國家檔案財富的積累和檔案事業的發展。

1 存在的主要問題

1.1 檔案意識薄弱，領導不重視

雖然各級民政部門都統一了認識，加強了領導，加大了對檔案工作的投入力度，但由于檔案宣傳力度不大等原因，機關檔案整體意識仍然薄弱，部分領導重視業務工作輕檔案管理工作，認為檔案工作只是檔案員的事情，對檔案工作不過問、不關心，對檔案管理人員培訓力度不夠，加之民政干部對檔案業務知識和法律法規知之甚少。

1.2 檔案資料收集難、歸檔不齊全

由于部門民政機關管理檔案工作存在各自為陣的現象，致使檔案工作人員在收集和整理檔案材料時，往往收集不齊全，一些有價值的必須歸檔的資料被遺漏，給機關檔案工作造成損失。個別部門或個人只從局部和自己暫時使用的角度考慮，沒有為全局的發展與建設考慮，不及時移交平常機關活動圖片，致使這些反映機關活動、對今后工作具有查考利用價值的“真品”散存在業務承辦部門，有的甚至流落在個人手中，部分檔案出現空缺現象，影響了檔案的完整性和利用率，最終對服務日常工作造成不利。

1.3 檔案作用發揮不夠

由于近幾年來各級部門把檔案升級工作與某些指標掛鉤，實行了獎勵制度，使一些單位領導不得不重視檔案升級工作，花費人力、物力、財力，使檔案管理工作達到一定的標準。個別單位在達標升級工作中只重視硬件建設而忽視軟件建設，投入大量資金購置檔案用品和檔案保護設備，而沒有真正按照有關規定歸檔整理，存在缺、漏現象。檔案作用發揮沒有得到有效發揮。

1.4 機關檔案管理人員業務素質不高

近幾年來，民政機關雖然按照上級部門具體要求，開展了檔案升級工作，健全了檔案機構，明確了專兼職檔案員，建立了以辦公室為主體、有關職能部門配合的上下統一聯系的檔案工作管理網絡，但在實際工作中，這種網絡體系的作用并沒有很好地發揮出來。究其原因，可以從兩個方面來看：一方面是專職檔案員調換頻繁，精力不能集中，且部分檔案管理人員有看攤守業思想，沒有積極主動地指導或參與業務科室檔案的管理活動之中；另一方面從業務科室管理工作來看，有些兼職檔案員認為只要把現有的業務工作資料簡單地收集后裝訂整齊就行了，不清楚哪些資料應該上交機關檔案室，也不明白怎樣整理才算科學規范。因此，機關上下并沒有真正形成協調指導關系，不利于以后的檔案管理工作進一步走向規范。

以上問題存在的原因是多方面的，其中既有一些民政部門對檔案法律、法規學習不深、理解不透、執行不力的因素，也有檔案行政管理部門未給予必要的監督和指導的因素。如果這些問題不加以解決，繼續長期存在下去，無論是對民政部門的各項工作，還是對國家的檔案事業，都會帶來不應有的損失。因此，我們應當積極配合各級檔案行政管理部門，認真研究和解決存在的問題，采取相應的對策，加強民政檔案的管理。

2 解決的可行對策

2.1 強化檔案意識，加強組織領導力度

首先，各級領導要身先士卒，將檔案工作與其他各項業務工作放在同等重要地位，將其納入日常工作規劃，列為目標管理考核項目之中，做到機關領導親自過問，分管領導具體負責。其次，加強檔案宣傳工作，使相關部門及人員要充分認識到新形勢下民政機關工作的重要地位和作用，加強對檔案工作的重要性、現實意義的宣傳，讓廣大干部真正懂得檔案管理的目的、要求和方法，不斷提高廣大干部參與檔案管理工作的主動性、積極性、自覺性。再次，動員和組織全體工作人員參與檔案工作，加強對日常各類文件資料的收集、保管，注意為日后積累史料。對不能立即收集的，要做好清理和交接登記，掌握資料的著落，便于以后的整理歸檔。

2.2 加強檔案規范管理

實踐證明，各級民政機關開展檔案管理達標升級活動對于增強民政干部的檔案意識，加強檔案規范化管理有著明顯的推進作用，它也是發展檔案事業的一種有效的手段；規范化即健全規章制度，規范管理檔案，各個環節都要達到升級標準；科學化即采取有效歸檔方法，結合部門自身實際需要制定的“三合一”制度，逐步形成一個門類比較齊全、管理有序的綜合檔案規范體系；現代化即改善檔案保管條件，加強硬件設施建設，為規范化管理檔案提供必要條件。同時，把機關檔案管理升級工作納入機關綜合工作目標考核中去，讓民政檔案事業與民政業務工作同步發展。

2.3 充分發揮檔案作用，為現實工作服務

一是歸檔資料要齊全，這樣才能保證查借檔案內容的廣泛性。二是建立各項查借閱制度，編制檢索工作，為查找和利用檔案提供方便。三是實現現代化管理，利用微機管理檔案，全面、準確、快速地提供檔案資料，充分發揮檔案為民政工作服務的作用。四是收集檔案利用的實際效益，促進檔案利用率的提高。

2.4 加強檔案管理工作隊伍建設，提高檔案人員的業務素質

加強檔案管理工作人員隊伍建設也是搞好檔案工作的首要前提。要挑選合格的干部擔任檔案員，檔案人員必須在思想上具有高度的責任心、政治警惕性和嚴格的紀律性，在業務上要求做到熟、精、勤。民政機關檔案工作人員要轉變觀念，消除等待調卷利用檔案的思想，積極思考如何更好地的開發利用檔案信息資源，提高檔案利用效率。二是加強培訓，提高檔案管理人員的專業理論知識和實際工作能力，尤其要注重計算機管理檔案等各種知識的培訓，以便適應現代科學的發展。三是要充分發揮網絡體系作用，一方面要主動收集散存在科室和個人手中的檔案資料，做到不缺不漏；另一方面，經常與業務部門負責檔案工作人員加強聯系，不僅在業務上給予指導，還應在具體操作上積極參與，使科室檔案和機關檔案同時進行規范化管理。四是開展經驗交流，提高檔案管理水平、互相取長補短，探討研究檔案知識，總結改進工作不足，提高工作效率。五是要從政治、生活、工作等方面關心、支持檔案管理工作人員，幫助解決一些實際問題，消除他們的后顧之憂，不斷提高檔案人員的積極性，保持檔案隊伍的穩

定性。