加強公路施工企業工程檔案管理探析

馬秀娟

摘 要：公路施工企業工程檔案是國家重要的信息資源，如何加強工程檔案管理是當前檔案工作者研究的重點。本文從公路施工企業工程檔案管理的重要性入手，探索提出幾點工作策略，以便促進公路施工企業工程檔案管理質量的提升。

關鍵詞：公路施工企業；工程檔案；檔案管理；工作策略

公路是國家非常重要的交通基礎設施，其施工企業工程檔案管理在新形勢下暴露出檔案文件收集不全、檔案管理工作效率低下、檔案開發利用與服務水平偏低等問題，嚴重制約公路施工企業檔案事業的發展，急需改進和強化。

1 加強公路施工企業工程檔案管理的重要性

公路施工企業工程檔案指的是在公路工程施工中形成的文字、表格、圖紙、聲像等各種載體材料，是對公路工程施工過程的真實記錄、寫照，是公路工程項目施工管理的重要部分，如果工程檔案與規定要求不符，公路施工項目就無法完成竣工驗收。在公路工程達標投產和創優的工作中，工程檔案管理占據重要地位，其質量好壞和公路工程施工質量息息相關，這就要求檔案人員對不同形式的公路施工檔案進行整理、歸檔，用于今后公路施工人員查閱、參考，在啟發人員思路、科學規劃公路工程的同時指導項目施工，體現重要的參考作用。

然而現實情況是公路施工企業的檔案人員往往不具備工程類知識背景，并且公路工程施工管理是一線工作，工程檔案管理卻屬于后期工作，所以如何平衡公路工程施工與工程檔案管理之間的關系，這是加強工程檔案管理必須解決的基礎問題。尤其是隨著公路施工企業工程檔案種類與數量的不斷增加，收集紛繁復雜的工程檔案資料，為公路工程的設計與施工等提供依據，這是公路施工企業檔案部門及其人員的重要任務[1]。

2 加強公路施工企業工程檔案管理的策略建議

2.1 落實工程檔案的收集工作，完善檔案

一方面，注重開展工程檔案形成過程的收集工作。在公路工程施工的全過程應滲透工程檔案收集工作，項目部不僅要針對工程檔案管理進行自查，相關職能部門也要定期或不定期結合公路工程質量、施工進度、安全檢查以及文明工地考核等工作，跟蹤檢查工程檔案資料的形成情況、收集情況，限期整改問題。與此同時，落實歸檔工程文件與材料的系統性、成套性整理工作，例如根據公路工程標段或者項目編號收集竣工文件材料。為保證收集工程檔案的時效性與完整性，公路施工企業還應落實保證金制度，務必在公路竣工驗收之日起的三個月內把完整的工程檔案移交給檔案管理部門，如數移交之后才能撥付保證金。

另一方面，在公路工程施工項目竣工驗收之后，要求項目部按照企業工程檔案收繳范圍、內容，整理工程準備階段的文件、施工環節的文件、竣工驗收的文件，由企業檔案部門審核。例如檔案人員按照工程檔案歸檔范圍、內容認真進行對照審核，確認工程檔案的移交齊全與否、完整與否，分類科學與否、系統與否，內容真實與否，是否能準確反映公路工程施工情況；工程檔案立卷符合現行《建設工程文件歸檔整理規范》的標準與否；繪制公路工程竣工圖的方法、規格與圖式符合專業技術要求與否，圖面整潔與否，有沒有蓋好竣工圖章；文件的來源與形成符合實際情況與否，要求部門或個人簽章的檔案的手續完備與否，文件的材質、書寫、用墨、幅面等符合要求與否等等。一旦發現工程檔案有缺漏的情況，應要求即可補充，完整收集公路施工企業的工程檔案。

2.2 建立工程檔案管理子系統，提高效率

和普通的文書檔案相比，公路施工企業的工程檔案具有更顯著的專業性、復雜性、動態性，如果依舊使用通用檔案管理系統，將會阻礙工程檔案管理的強化，難以體現工程檔案的價值。這就要求公路施工企業在現有檔案管理系統之中建立工程檔案管理子系統，借助信息技術提高工程檔案管理工作效率[2]。企業應自定義檔案管理系統的權限，即便用該系統管理企業一般的文書檔案，也能基于實際情況專門建立工程檔案門類。例如公路施工企業根據工程檔案管理的特性，在日常檔案管理工作實踐中增加檔案管理系統的工程檔案模塊，針對公路施工項目電子編研專題實現動態創建、動態完善，促使企業提高工程檔案工作效率，充分實現系統功能。

如果條件允許，公路施工企業應嘗試自主開發系統，按照工程檔案管理需求，結合自身技術水平，自主設計、開發工程檔案管理信息系統。例如建設電子檔案歸檔與電子會簽審批一體化管理系統、工程檔案管理系統，針對工程檔案實現全范圍判斷和統計、追查。簡言之，單一系統建設不夠全面，公路施工企業檔案管理系統、工程檔案管理系統之間不是相互排斥的關系，應注意對檔案系統的整合。

2.3 強化工程檔案的開發利用，優化服務

為讓工程檔案管理真正得到重視和強化，公路施工企業務必要發揮工程檔案的價值。所以檔案人員務必要積極挖掘公路工程檔案資源，把工程檔案變成領導重要的決策參考資料，并基于公路施工項目提供跟蹤服務，整合工程檔案和工程建設，提高工程檔案支持公路工程建設的力度[3]。例如公路施工企業要制定工程檔案的開發、利用和編研等制度，堅持實事求是，維護好工程檔案的真實性，結合企業需求、社會需求明確工程檔案開發利用項目，及時主動地服務于交通設施建設與其他社會事業。

企業檔案人員還要加強工程檔案編研工作的開展，實現檔案信息的深度開發利用。在深入研究工程檔案資源時，檔案人員要設定對應主題，對工程檔案進行整理、歸納和分類，進一步完成加工與轉化工程，形成出版物，方便社會組織與公眾利用。特別是在信息時代，公路施工企業在工程檔案管理中不僅要探索信息化建設，還要最大限度利用網絡工具與數字化技術，進一步開發、利用工程檔案信息，創新工程檔案服務機制，為需求者提供優質信息產品，確保公路工程檔案更好地服務于經濟發展、社會發展。

3 結語

公路施工企業工程檔案管理是一項長期性、系統性的業務，工程檔案管理相比一般檔案管理也具有更強的專業性、系統性，檔案管理必須貫穿公路工程施工的全過程，要求檔案人員務必要充分認識加強工程檔案管理的重要性，全面落實工程檔案的收集工作，完善檔案資料，同時基于檔案管理系統建立工程檔案管理子系統，強化對工程檔案的開發與利用，提高檔案管理工作效率，優化工程檔案服務，讓公路施工企業的工程檔案管理不斷趨于規范化、科學化，為公路交通事業的發展貢獻力量。

參考文獻

[1]李丹.淺析公路工程的檔案管理工作[J].科技視界，2017（11）：172.

[2]張玲.新時期如何做好施工企業工程檔案管理工作[J].中國高新區，2017（08）：133.

[3]李寧.公路工程檔案資料管理現狀及信息化管理探析[J].現代國企研究，2018（16）：140.