關于新時期機關事業單位檔案管理工作的創新性思考

裴莉

摘 要：隨著信息化技術的迅猛發展和互聯網大數據時代的來臨，檔案的管理也發生了翻天覆地的變革，檔案的傳統物質載體形式逐漸被數字載體所取代，數字化檔案引領了無紙化檔案發展過程；新形勢下的檔案管理模式也得到極大創新和發展。基層機關事業單位傳統的檔案管理模式中，工作效率低，準確率不高，不利于檔案信息的使用。重視檔案管理工作創新，是每一位事業單位管理者應當重視的問題。

關鍵詞：機關事業單位；檔案管理；創新策略

回顧我國近年來的發展歷程，新的歷史時期和新的發展階段已經到來，事業單位的發展和管理必須順應時代的趨勢，緊密結合現代化的科學管理手段，有效地保證管理過程中的效率和質量。檔案管理工作是事業單位日常運營中涉及部門較多，對專業化程度要求較高的一項內容。對于檔案管理工作者來說，必須具備較高的綜合素質和專業化的操作技能。在檔案管理方式方面的發展則需要新穎高效的管理模式和高成熟度的管理思想配合完成。二者的有機結合將從根本上創新檔案管理的方法和思路，是當前階段發展事業單位檔案管理事業的迫切需求，并且具有極高的現實意義。這也是事業單位檔案管理科學化進程中的一項重要環節。

1 新時期機關事業單位檔案管理的不足與問題

1.1 思想認識不足

在傳統思想認識的局限下，人們對于機關檔案管理認識存在誤區，對于檔案管理的專業化和技術性要求缺乏重視，認為機關檔案管理是一種缺乏技術含量的純粹事務性的工作，導致機關檔案的價值未能有效全面發揮作用，同時也制約了現代機關檔案管理的科學發展。這一方面表現為機關單位或領導對機關檔案管理缺乏重視，將其作為一種附屬性工作來抓，機關檔案管理處于一種被動發展的格局，導致管理創新能力不足。領一方面，機關檔案管理人員也欠缺響應的管理和責任意識，方法上墨守陳規，態度上缺乏重視，如歸檔材料疏于審查，損害了真實性和客觀性；主動收集或保管意識差，對于歸檔材料明顯缺失卻疏于補全完整，損害了完整性。

1.2 缺乏科學合理的檔案管理信息化建設規劃

很多事業單位的檔案管理信息化建設缺乏科學性和合理性，脫離了單位整體的發展戰略，從而導致檔案管理信息化建設規劃難以落到實處。二是缺乏科學有效的調研論證，有的事業單位在制定單位檔案管理信息化建設時，沒有考慮到單位目前根本不具備實施這些規劃的必要條件。三是沒有重視檔案管理信息化建設的實效，規劃設計不夠靈活，缺乏拓展性，一定程度上限制了檔案管理信息化建設的發展空間。

2 新時期機關事業單位檔案管理工作的創新性策略

2.1 提升機關領導干部對檔案管理工作的認識

檔案管理工作越來越受到各個單位的重視，人們也越來越認識到檔案管理在單位發展中所起到的重要作用。因此，在信息化不斷發展的新時代，機關事業單位的領導和干部更要充分認識到信息化已經是一種發展潮流，檔案管理工作必須擺脫傳統的管理方式，只有積極參與到各項工作的信息化建設中，為單位的檔案管理信息化提供有效的檔案配備、經費等方面的保障，才能為實現本單位檔案管理信息化打下堅實的基礎。

2.2 創新檔案管理制度

結合大量事業單位檔案管理的工作經驗和管理工作的開展過程來說，檔案管理工作必須具備明確的管理機制和規范的工作流程，按照特定的標準進行。在檔案管理過程中也要有專門的負責人員對其全過程進行監管。完善的管理制度是保證工作效率的必備基礎，對于事業單位來說，建立一套適合自身特點的，符合發展實際的檔案管理制度是當前管理方面的實際需求。管理制度的內容和條例必須做到思路創新和管理方式的創新。合理設置管理機構和崗位，并不斷與時俱進，進行調整和優化，實現資源的合理配置和利用。時刻保障檔案管理工作具有規范性和獨立性的創新管理方式。

2.3 建立實用的檔案信息網站

檔案信息網站主要作用是通過網頁的形式，向檔案管理工作人員提供檔案服務功能，方便相關人員利用網絡完成對檔案資料的查詢、歸檔和下載等操作。這種網頁服務的方式是檔案信息化管理中極其重要的一種手段和標志。與此同時，事業單位的檔案信息化管理中又將檔案管理操作系統納入事業單位管理信息系統之中，使其形成一個全方位的傳送系統，有效提升網絡信息資源共享的效率。事業單位要建立檔案信息網站，首先在選擇檔案信息管理操作系統時，應盡可能選擇具有升級功能和再開發能力的系統，以方便之后檔案信息化管理更新和發展的需要，以及更好地凸顯檔案信息網站的服務功能。其次，在設備設施的選擇上，必須要求其符合國家相關標準和規范，且盡可能是當前市場占有率相對較高的產品，如果有條件的話，還可以盡量與國內外相關的科技公司取得練習，量身打造最適合本單位檔案管理工作的操作系統，以保證事業單位檔案信息化建設取得更好的成效，確保檔案信息化管理系統能夠不斷進行升級更新，從而在一定程度上降低成本。

2.4 強事業單位檔案資料的安全管理

針對檔案系統安全管理的有效完善措施，主要可以分為以下方面：第一，事業單位在為檔案資料建立數據庫的時候，一定要對各生產廠家和供應商做出仔細認真的篩選，并根據自身的管理特點以及設計標準選擇合適的、有安全保證的設備，這樣才能使建立出來的檔案資料數據庫很好的為自身服務；第二，事業單位應該時刻關注設備的使用情況，及時添置數字化檔案管理軟件設施，為后續的功能升級做好充分的準備，這樣才能保證這一數字化檔案管理系統的與時俱進；第三，事業單位需要根據檔案資料的重要程度設置不同級別的保護設施，防止不法分子打入事業單位內部竊取機密信息。

3 結束語

新時期的事業單位檔案管理工作必須以創新為重點攻關的內容。從管理制度和方法以及管理建設和人才等方面，加大創新的投入力度，改善當前事業單位檔案管理效率低下的狀況。新型的管理方式和創新思維也能夠培養管理人員的工作積極性，讓他們能在自己的崗位中發光發熱，勇于承擔起自己的責任，共同為我國事業單位檔案管理事務的發展做出貢獻。

參考文獻

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