紙質檔案管理與電子檔案管理的融合分析

摘 要：隨著現代化信息技術的飛速發展和廣泛應用，信息化和數字化成為諸多企業的主要發展方向，以至傳統的紙質檔案管理模式無法滿足時代要求，形成了與社會發展之間的矛盾。因此，在信息化高度發展的今天，對檔案管理工作進行電子化、網絡化的改革，成為順應時代要求的重要舉措。電子檔案管理擁有方便快捷、節省空間的優勢，符合時代對資源管理的要求，但同時存在信息容易丟失、在長時間的保存上不如傳統紙質管理的缺點。本文以紙質檔案管理與電子檔案管理的融合分析為題，展開了一系列的探討與分析。

關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；管理；優點；缺點；融合

在信息化、網絡化和科技化迅速發展的今天，傳統的紙質檔案管理模式開始隨著時代要求進行電子化和網絡化的變革。隨著計算機技術的大范圍普及，對檔案的管理重點開始由傳統的紙質管理向紙質檔案與電子檔案并存的方向轉移。電子檔案較傳統的紙質檔案管理，具有存儲方便和便于調用的特點，從而在眾多企業中得到廣泛的應用，但電子檔案也有信息資料易丟失、不便于長期管理等嚴重缺點，因此，需要通過傳統的紙質管理方式加以補充。

1 紙質檔案管理的優點與缺點分析

1.1 紙質檔案管理的優點

試紙檔案管理是以紙質作為載體，實現對檔案資料進行記錄保存的傳統檔案管理方式，較電子檔案管理有以下優勢：1）在保存良好的情況下，紙質檔案能以一種更加直觀真實的感覺對資料進行傳遞，經明確的分類整理，可使讀者迅速提取自己想要的信息。2）紙質檔案能保證更高的可信度，任何對檔案資料進行的改動都一目了然，幫助人們更好的辨別真偽，確保檔案的真實性和安全性，保證其較高的憑證作用。3）紙質檔案不受電磁干擾的影響，能有效的減少信息的丟失和被盜，使檔案的壽命更長。

1.2 紙質檔案管理的缺點

作為傳統的檔案管理方式，紙質管理也存在其根本性的問題：1）保存條件嚴格。由于紙張的主要成分是纖維素，纖維素在酸堿試劑的作用下會發生嚴重的損壞，因此，對紙質檔案的保存條件較為嚴苛。2）占有空間大。紙質檔案由于體積較大，從而占有了一定的存儲空間，需要通過購買相應設備來解決，無形中加大了存儲的成本。3）管理繁瑣。在對紙質檔案進行分門別類的歸置時工作量巨大，且為了保證在保存時不損壞資料，往往需要注意很多事項，從而給檔案管理工作帶來難度。

2 電子檔案管理的優點與缺點分析

2.1 電子檔案管理的優點

作為電子化、網絡化和計算機技術的聯合產物，電子檔案管理有以下優點：1）文件的多媒體性可通過電子檔案得以體現，從而更形象生動的對內容進行表達，方便讀者理解記憶。2）電子檔案的儲存信息量大，占地空間小，便于對信息高效快速的復制、傳送和短期保存。3）電子檔案通過對檔案進行系統化分類，極大的節省了人力物力，使讀者可以第一時間自行找到所需材料，方便讀者的閱讀。

2.2 電子檔案管理的缺點

與傳統的紙質檔案管理相似，電子檔案管理也有其本身存在的客觀問題：1）作為電子檔案的載體，光盤、磁盤、磁帶等這些載體的成分組成不穩定，容易發生氧化或腐蝕，壽命短，不利于長期保存。2）電子檔案非常依賴與計算機和網絡，沒有計算機就不能建立檔案網絡。到當計算機受灰塵、磁場、潮濕度等因素影響和破壞是，電子檔案的保存困難就顯得異常艱難。3）電子檔案安全性差，即使被惡意修改也無法追根溯源，尤其當電腦病毒入侵，電子檔案受到攻擊時，其安全性和可靠性更是大打折扣。

3 紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

隨著我國經濟和社會的快速發展，各行各業也隨之進行著不斷的創新，而企業的檔案管理水平往往體現了企業的綜合實力，所以，必須對檔案進行細致的管理。電子檔案具有較強的時代氣息，符合時代要求，而傳統的紙質檔案管理同樣具有其不可動搖的作用和地位，因此，如何在實際的生產活動中將兩者有機的融合，成為了現階段檔案管理工作的核心。只有將兩者進行融合，才能使檔案的憑證價值和高效檢索性得以真正的發揮。

3.1 建立相對獨立又彼此聯系的兩套管理系統

電子檔案和紙質檔案作為兩種不同形式的檔案管理形式，在對資料進行收集、存儲、保護和利用等方面有相對獨立的兩套運行系統，因此，在實現傳統檔案與電子檔案融合的過程中，首先要根據兩者的不同分設不同的管理系統，實現對兩個系統的分別操作、分別保管和分別利用，同時應在兩個系統之間建立一定的聯系方式，方便人們能快捷的就同一文件進行兩種不同方式之間的轉換使用，保證在業務處理上的一致性，提高便捷性和實用性。例如可以在紙質檔案的備注或文案中標明其電子文件所在的地址，同時在電子郵件的附錄里也要標注相應的紙質檔案所處的位置和檔號，實現兩者之間的參照互補，實現既獨立又聯系的聯合檔案管理模式。

3.2 實行檔案部門集中管理電子檔案

為保證檔案的信息化管理，相關檔案管理部門應落實其收集歸置電子文件、對電子檔案進行管理的責任，從而保證電子檔案管理實現科學化、規范化和檔案信息資源一體化。實行檔案部門集中管理電子檔案的優點如下：1）確保電子檔案收集、歸檔、儲存、保護等環節的嚴謹性，避免非專業人員對電子檔案造成的丟失和損壞，實現電子檔案管理的規范化和專業化。2）有利于歸檔電子文件之間以及電子文件和其他載體形式的檔案之間建立聯系，實現對檔案的信息資源一體化。3）能存進對電子檔案進行專業性的開發，提高電子檔案管理的科學性。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質

在信息化高度發展的今天，檔案管理涵蓋了計算機科學、檔案學以及分類學等學科，成為一種綜合性的科學。因此，檔案管理工作者必須順應時代要求，大力拓展專業視野、提高綜合業務水平、精化相關操作技能、及時更新知識框架，實現過對計算機熟練操作以及對網絡信息的有效利用，完善電子檔案的制作、使用、維護和管理過程，切實深入到對電子檔案的管理工作中去，探索總結電子檔案與傳統紙質檔案融合的規律，推動檔案管理全面化、科學化和高效化的發展。

4 結語

綜上所述，隨著信息大數據時代腳步的跟進，電子檔案管理順應時代要求誕生，成為對信息進行系統化管理的一種重要手段。電子檔案的操作過程快捷高效，同時也存在著易損失和刪改無痕的缺點，使其在實際的應用中安全性不能得到保證，因此，應輔以傳統紙質檔案管理機制對其進行完善和監督，就現階段而言，實現兩者的有機融合才是保證檔案順利進行的關鍵。

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作者簡介

孫中孝（1970-），男，漢族，山東省棗莊人，中央黨校大學學歷，助理館員，研究方向：檔案管理。