信息化條件下的檔案管理與服務創新

吳園園　劉玥

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，信息技術的應用范圍不斷擴大，對各行各業都產生了深遠的影響。在信息化時代，高校檔案管理工作要想提高服務質量，必須基于信息技術開展檔案管理，進行服務創新，滿足高校對檔案服務的多樣化需求。高校檔案管理與信息化條件的結合，是高校檔案工作現代化的必然選擇，也是提升高校檔案管理部門服務水平的重要途徑。該文主要研究信息化條件下的檔案管理與服務創新，希望給高校檔案管理部門提供借鑒經驗，保證信息化檔案管理順利進行。

關鍵詞：信息化 檔案管理 服務創新

中圖分類號：K06 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）01（c）-0115-02

1 信息化條件下高校檔案管理中存在的問題

1.1 基礎設施建設問題

信息化條件下的高校檔案管理，以計算機為主要工具，聯合應用信息技術和網絡技術，為高校提供信息化檔案服務。在實際生活中，部分高校在學校建設和教學活動方面，投入更多的精力和資金，忽視檔案管理信息化建設，無法為檔案管理部門提供有效支持。有些學校在內部信息化的同時，沒有注意與外界的聯系，使檔案資源配置出現失衡現象。現階段，高校檔案管理信息化的最大問題是資金不足，信息化設備不能及時升級或更新，管理系統過于陳舊，降低檔案管理人員工作效率。高校對檔案管理的資金投入較少，使得檔案管理信息化缺乏資金基礎，難以推動高校檔案管理信息化發展。

1.2 管理體制問題

信息化條件下的高校檔案管理，是科學有序的管理。部分高校在檔案管理中，沒有將信息化檔案管理提上日程，仍然使用傳統檔案管理方式，使檔案管理水平和服務水平停滯不前。有些高校制定的相關規范制度，不符合實際情況，沒有為檔案管理工作人員提供幫助。部分高校現有的檔案管理模式，不符合信息化管理要求，信息化檔案管理難以順利進行。一些學校的領導對于檔案管理工作沒有進行深入調查和指導，導致檔案管理屢屢出現管理不順現象。許多高校的獎懲制度和用人機制并不健全，制約檔案管理工作信息化發展，影響檔案管理部門轉型。

1.3 人才隊伍建設問題

信息化條件下的高校檔案管理，通過高效的管理隊伍，實現優質信息服務。在實際生活中，有些檔案管理人員受傳統觀念影響，沒有重視檔案管理工作，從根本上制約了信息化檔案管理工作的開展。部分學校現有的檔案管理人員，在學歷上雖然符合工作要求，但在技術、素質上存在一些問題，不適合做信息化檔案管理工作。學校對于檔案管理工作人員的培訓并不重視，缺少有效培訓活動，無法提高工作人員的管理水平。一些學校將考核和培訓相分離，不了解培訓成果，沒有找到正確培訓方向，使培訓失去實際意義。

2 信息化條件下的高校檔案管理策略

2.1 加強對檔案管理的投入

信息技術的發展和計算機設備的普及應用，使高校信息化檔案管理成為了現實。在高校檔案管理信息化進程中，高校首先需要解決資金問題，為檔案管理部門提供幫助，以便享受檔案管理部門提供的高質量信息服務。首先，高校領導者應轉變思想觀念，將檔案管理信息化和教學活動、學校建設同等看待，主動研究檔案管理信息化對高校發展的意義，提升自身意識，以高效檔案管理推動學校發展進程。領導者不僅需要樹立信息化檔案管理意識，還需要幫助檔案管理工作人員樹立信息化檔案管理意識，為檔案管理信息化奠定基礎。其次，高校領導人需要以信息化檔案管理意識為指導，加大對檔案管理的投入，建設基礎設施，保證信息化檔案管理順利進行。一方面，高校應增加硬件投資，購買高質量硬件設備，滿足檔案管理人員的工作需求；另一方面，高校應加強管理軟件開發，更新管理系統，實現軟硬件協調搭配。高校可以和其他高校共建完整體系，共享檔案資源，實現檔案資源合理配置，最大限度地發揮檔案資源的價值。

2.2 完善檔案管理體制

信息化檔案管理是規范化、標準化的檔案管理，需要通過完善的檔案管理體制保證檔案管理質量。在信息化檔案管理中，高校必須解決管理體制問題，完善檔案管體制，為信息化檔案管理提供支撐。第一，高校需要做好宣傳工作，讓學校各個部門了解檔案信息化管理，引導各部門和檔案管理部門通過信息化方式對接工作，提高檔案管理工作效率。校領導需要承擔起調查和指導的責任，主動參與信息化檔案管理，避免檔案管理不順現象，使信息化檔案管理更加有意義。第二，高校應建立相關管理制度和規定，加強檔案工作管理力度，推進信息化檔案管理工作的順利開展。校領導應根據學校實際情況，結合國家相關法規，制定符合該校的檔案管理制度，滿足信息化檔案管理工作要求。第三，高校應健全獎懲制度和用人機制，為信息化檔案管理做好準備。高校可以將工資和績效相掛鉤，提升工作人員的工作熱情；將工作態度端正、技術水平高的工作人員設置為部門主管，提升其工作積極性。

2.3 建立高效檔案管理隊伍

檔案管理工作人員是高校檔案管理工作的直接參與者，要想推動高校檔案管理信息化進程，必須構建高效檔案管理隊伍，加強對檔案管理工作人員的培養。高校需要更新檔案管理工作人員的觀念，讓他們認清工作的重要性，使其主動參與信息化檔案管理工作。領導者應引導工作人員不斷創新，倡導工作人員自主學習，以便工作人員適應現代化要求。高校應開展檔案管理工作人員培訓，通過計算機技術培訓、數字化技術培訓、網絡技術培訓，提高工作人員的工作水平和業務素質。在培訓的同時開展考核，通過考核檢測培訓成果，并根據培訓成果分析工作人員能力弱項，找到培訓方向，提升培訓的針對性。在聘用檔案管理工作人員時，應設置明確標準，根據信息化檔案管理工作要求進行招聘，利用多種考核檢測應聘者實際水平，為管理隊伍招收高素質人才。

3 信息化條件下的服務創新

在信息化時代，信息技術成為高校檔案管理信息化的重要保障。隨著信息技術的逐漸成熟，傳統檔案管理逐漸向信息化檔案管理轉型，高校檔案管理工作變得更加現代化。檔案管理部門應依托學校的技術優勢、人才優勢，建立檔案信息查詢網站，將學校師資信息、校園環境信息發布在網站上，讓學生更加了解學校。檔案管理部門應組建網站管理小隊，對網站進行維護和更新，滿足學生、教師、校領導的多樣化需求，更好地展示信息資源。檔案管理部門需要開展在線服務，通過在線服務彌補線下服務的不足，通過電子方法，將信息資源進行分類、處理，讓學校享受到高質量服務。如通過郵箱、網頁窗口等方式為咨詢者提供在線服務，提高檔案信息服務水平。檔案管理部門需要不斷創新服務，根據實際服務需求，增加新的服務形式，為校內、校外咨詢者提供實質性幫助。

4 結語

信息化條件下的高校檔案管理，以信息技術為依托，以計算機網絡技術為輔助，對信息進行采集、整理和利用，使檔案管理工作打破書面限制，既簡化了工作程序，又提高了工作效率。在信息化時代，高校檔案管理工作和信息技術的結合，是高校開展信息化檔案管理的基礎，也是高校提高工作質量和服務水平的重要方式。高校檔案管理部門需要在實踐中不斷探索信息化檔案管理路徑，促進檔案管理現代化發展，實現檔案管理高效服務。

參考文獻

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