關于國有企業集團檔案管理的探索

文/于艷莉

一、概述

我國的檔案管理工作的歷史可以追溯到幾千年前，檔案管理工作從雜亂無章到當代社會的系統化管理，由簡單逐步走向復雜，從純人工管理發展到現在的計算機管理。在當代社會，檔案管理已經慢慢融入到人們的日常工作和生活中，在企業的發展中起著重要的作用。目前，隨著我國經濟的逐漸發展，社會大眾對檔案管理工作的要求逐漸嚴格，不斷推動檔案管理工作朝向多層次管理方向發展。

為此，要根據集團企業的特點和實際管理條件，不斷對現有的檔案管理模式進行調整，在管理形態加強探索，這樣才能適應市場發展需求。伴隨著國有企業轉型創新，在管理機制與運行制度同步發展的情況下，這是對傳統檔案管理的一次洗禮，探索適應市場經濟體制下國有企業集團公司檔案管理工作的新舉措。

二、國有企業集團公司檔案管理的特點

國有企業集團公司往往采取多元化經營，擁有許多二級企業，規模巨大，因而其上述性質決定了其檔案管理工作具有以下主要特點：

（一）由于集團公司擁有一定數量的成員單位，一方面這些單位都是獨立法人主體，法律上的獨立地位和經濟上的獨立核算、自負盈虧，使其在機構設置、人員任免上具有獨立自主權，并有權進行獨立的檔案管理；另一方面由于集團是各成員單位又因自身產權的聯系而導致控制和被控制的關系，這樣集團又分別對被其控（參）股成員單位的檔案管理負有監督責任。

（二）集團及其成員單位檔案管理軟硬件條件配備不一。集團本部檔案工作一般較得領導重視，明確分管領導、設置管理機構、配備專職人員、有統一的管理制度、獨立的檔案庫房、齊全的各類設施、檔案納入集團信息化管理，納入個人和部門的考核體系，這一切為檔案人員開展工作創造了良好條件；而成員單位有些就沒有這么好的條件，有的甚至沒有獨立的庫房，沒有專人管理，帶來檔案的安全問題。

（三）集團及其成員單位文件材料的歸檔范圍不一。一般企業檔案根據企業檔案的十大類分類原則收集整理歸檔。但由于集團及其成員單位眾多，且生產經營管理、技術活動不盡相同，相應產生的歸檔材料重點不一樣、類別不一樣，造成管理上頭緒多。

（四）集團及其成員單位辦公地點分散，檔案管理人員分散，給日常指導工作和查檔帶來方便。

三、當下國有企業集團檔案管理存在的問題

當下相當數量國有企業集團的檔案工作是按照“兩級檔案室”管理體制運轉的：即集團和所屬企業、單位的辦公室或其他相關部門均設立檔案室，分別管理集團和所屬單位形成的檔案。這樣的管理體制有利于發揮集團和所屬單位兩級的積極性，有利于企業集團初創時期檔案工作的發展，但是隨著改革的深入和經濟、社會的發展，也慢慢暴露出了兩級管理體制帶來的問題：

（一）監督指導不暢。檔案室主要職責是服務于內部的工作需要，以集團內部的二級機構檔案室對所屬單位的檔案工作進行監督指導，無論從職能上還是人員配備上，都有名不正言不順和力不從心之感。而所屬單位注重的是直觀的經濟效益，看重的是與生產經營直接相關的部門的工作，對短期不能帶來顯著經濟效益的檔案工作基本處于“說起來重要，忙起來不要”的狀態。

（二）資源建設無序。兩級檔案室各管各的檔案，缺乏統一的檔案資源建設規劃，集團檔案室對所屬單位各門類檔案的收集、歸檔和保管、利用難以形成有力的監管，所屬單位重要的和有價值的檔案也很難有序地集中到集團檔案室，企業集團內各門類檔案資源的整合基本無從談起。同時，在檔案門類建設上，集團和下屬單位檔案室都存在著偏重人事檔案、文書檔案等管理性門類，忽視生產管理、產品、科技等檔案門類的現象。

（三）檔案人員不能滿足工作需要。企業檔案工作的發展，需要檔案人員具備必要的檔案理論和工作技能，必須了解本企業生產經營方面的知識，具有較廣博的知識面。而所屬單位的檔案人員多數是兼職，客觀上學習檔案知識的時間、機會都較少，業務素質不能適應現代企業檔案管理工作的需要。

四、集團檔案管理模式探究

集團型的企業進行檔案信息管理的過程中，需要以技術手段實現集中管控、分級管理的管理模式，在整個集團內部建立了統一的檔案管理平臺，實現規范、制度、視圖、類別、流程等的統一管控，各分、子公司在此基礎上，可進行個性化定制，以滿足本公司不同業務形態下的檔案管理需求。在集中管控的前提條件下，對檔案資源采用分布式存儲架構，利用分布在各企業分公司本地的獨立服務器分散存儲負荷，不但解決了傳統集中式存儲中單純存儲設備的瓶頸問題，且規避企業與總部之間的網絡條件的制約。

基于統一的檔案管理平臺，可實現集團內部檔案資源共享平臺，在權限允許的條件下，以安全的模式最大限度的滿足各分公司之間檔案資源的共享，充分挖掘利用檔案資源的價值。各企業的電子原文保存在企業本地平臺中，目錄等數據保存在企業本地緩存數據庫中，所有歸檔數據集中同步至總部，在總部核心系統內對機構、用戶等進行統一管理。各企業利用時不依賴總部至企業的骨干網。

檔案管理系統在總部分生產、支持兩個環境。其中生產環境滿足檔案管理系統的部署及運行，支持環境用于系統的開發、測試、項目管理、業務培訓。企業生產環境為企業檔案業務實際操作環境，確保企業日常檔案操作的真實、有效、可靠。

五、集團檔案管理的具體措施

（一）建立科學規范的集團檔案管理體系

要根據檔案法和地方檔案法律法規的相關規定，依法管理本企業檔案。集團及各成員企業應遵循“統一領導、分級管理”的原則，由集團總部檔案部門，作為企業集團內檔案工作的主管部門，統一領導全集團的檔案管理工作，依法進行監督、檢查和業務指導。各成員企業必須接受集團總部檔案部門的領導，負責本企業的檔案管理。明確檔案管理的部門和人員及相應職責，制定相應的檔案管理制度和標準，采用合適的手段、加大集團總部對各成員企業的檔案工作的統一領導、管理、監督、協調的力度。統籌制定企業集團的檔案工作發展目標及工作計劃，協調處理好集團總部與成員企業、成員企業與成員企業的管理接口。采用有效手段，確保企業集團檔案資源利用和安全，發揮檔案作用。

（二）建立集團公司檔案管委會，確認集團檔案管理運行機制

建立檔案管委會，其工作主要就是從事集團業務的研究、業務建設、發展規劃等。檔案具體業務并不涉及，就是指不從事實際的管理工作、信息管理與知識管理。檔案系統管理在籌建了管委會，作為一個協調性的組織，工作聽從主管部門領導的部署，但是不受主管部門人員編制，機構對其的限制較少。不同級別的檔案管理機構間是相互平等的，并且受館藏數量的影響小，不同部門在集團檔案主管部門下開展獨立自主的監督、依然展開特色化的檔案管理工作。

（三）建立健全企業集團檔案管理制度與標準

集團公司在確定了合適的檔案管理模式后，制定一套與之相適應的、能保證集團本部及其成員單位的檔案收集、整理和利用工作規范有序的檔案管理制度是很重要的。檔案規章制度可以包括：《檔案分類歸檔范圍》《檔案工作管理制度》《會計檔案管理制度》《文件整理要求》《檔號編制原則》《竣工圖編制要求》《檔案接收移交制度》《庫房管理制度》《檔案借閱制度》等。此外，為促進企業集團檔案管理工作得到有效開展，集團的檔案管理標準也應該健全完善，以此確保企業集團長遠發展。要根據檔案法和地方檔案法律法規的相關規定，結合本企業集團實際運營情況，及時更新檔案管理標準。制定標準時也要注意：體現本集團的行業特點，且考慮成員企業的特殊性，制定的標準應該具有兼容性、適度的靈活性及前瞻性，各成員企業應根據實際編寫相應的操作細則，配合檔案管理制度的貫徹執行。制訂完善的檔案管理制度，保障檔案管理工作有章可循、有法可依。

（四）建立分級的管理模式

合適的檔案管理模式是做好集團公司檔案管理工作的基礎。集團公司適用的檔案管理模式分為一級管理、二級管理兩種。一級管理模式是指集團直接指導的檔案集中管理，適用于檔案重要性比較高的企業，所有檔案由集團統一接收保管和提供利用。二級管理模式是指集團對成員單位檔案部門人員進行指導，由其再對本單位各部門的歸檔工作指導。檔案原件由各自單位的檔案部門自行保管和提供利用。這種模式對成員單位檔案部門人員有一定要求，主要是對其在指導監督上的能力要求較高。在必要的情況下參與對其部門歸檔工作的監督。

（五）建立先進的檔案管理手段

借助先進的管理手段，使集團公司檔案管理插上羽翼。檔案管理系統、數字檔案館等先進的工具現在都已被普遍使用于集團公司的檔案管理，發揮著越來越大的功能：

1. 提升檔案管理工作水平的功能。對集團公司各單位檔案預立卷進行遠程跟蹤、指導及審核、遠程檔案借閱審批、提供電子文件使用；發布各單位檔案工作最新動態，開展業務經驗征稿活動，起到交流、鼓勵和促進作用；上掛具體的檔案整理編制實例的聲像片，使業務指導形象生動而且日常化。通過以上工作對分散的人、分散的檔案集中管理，使集團對成員單位檔案管理的統一領導落到實處，以提升集團整體檔案管理工作水平。

2. 提升集團整體管理水平的功能。功能強大的檔案管理系統使集團文檔一體化，檔案管理從“后端”走向“前端”變為可能。如通過將各類項目（科研、基建、設備采購等合同號納入文件編號中，大量的、雜亂的日常項目文檔有序化，不僅項目資料日后歸檔的齊全性、系統性有保障，而且在項目執行中可以很方便快捷地檢索出該項目所有文檔，發揮檔案前端管理在項目管理中的輔助作用，滿足集團公司現代化管理的需求。

3. 創建良好的企業文化服務的功能。根據對集團用戶需求和館藏狀況的分析，利用檔案管理系統合理規劃檔案的開發利用工作。如通過匯編“企業發展經營管理狀況”、“歷年先進人物”、“重大科技管理成果”“歷年捐贈情況”等專題文獻，將檔案工作由被動變主動、 由封閉變開放、由單純的保管到信息和知識的服務，在“死”檔案變“活”檔案的過程中，弘揚了集團企業文化，架設起創建知識型、學習型企業的橋梁。

4. 建立高素質的檔案人才隊伍

檔案人才是企業的知識管理者，在企業生產建設和發展中發揮著重要的知識傳播和推動作用，因此抓好檔案人力資源建設，不斷提高檔案人員的素質，這是企業集團應該統籌考慮的。整個集團檔案人員的人力資源建設工作，一是建立各成員企業骨干員工的由集團檔案管理部門統一培訓、指導機制。二是定期或者不定期開展多種形式、多種渠道、多種層次的檔案業務和專業知識培訓。三是培訓材料要根據各成員企業實際情況編制，具有實際指導作用。四是培訓過程中要因材施教，分級培訓，充分發揮各級檔案工作人員的作用。

六、結論

總之，集團公司的檔案管理工作是一項極具挑戰性的工作，它對管理者的組織協調能力、溝通理解能力、學習研究能力和知識體系都提出了更高的要求。自我完善、與時俱進、不斷提高，是每一個集團公司檔案人的任務和目標。集團公司檔案管理工作模式要結合集團公司的具體業務與經營情況而定，一個良好的檔案管理工作模式不僅會使工作效率提升，還能夠減少集團公司與子公司間的工作矛盾，對集團公司穩定、持續發展起到了重要作用。做好企業集團檔案管理工作就是要通過統一 領導、分級管理，合理規劃檔案工作，盡快建立專業化、科學化、現代化、標準化、信息化的檔案管理機制，保證企業集團各類檔案資源完整、準確、系統、安全，確保檔案資源得到最大程度的開發和利用，為企業發展提供更好的服務。