論非物質文化遺產資源管理系統建設過程中的人力資源管理

程琛

摘 要 2014年6月，H省文化廳就《非物質文化遺產資源數字化管理系統》的開發工作簽訂合同，該項目投資額500萬元，工期為八個月，我作為項目建設負責人該項目的需求收集、組織實施與管理控制工作。這是一個包括名錄項目管理、代表性傳承人管理、普查資源管理、保護單位管理、專家管理、普查資源管理、媒體資產管理的綜合管理系統，2015年2月，該系統如期完工并通過驗收，獲得用戶一致好評。本文結合實際經驗從人力資源計劃、團隊組建、團隊建設、管理項目團隊等方面討論了項目人力資源管理中一般過程、可能遇到的問題和對策，總結了該項目管理過程中存在的不足之處和取得的經驗教訓。

關鍵詞 非物質文化遺產 數字化 人力資源 管理

由于所有的項目活動都是由“人”完成的，如何充分發揮“人”的作用，人力資源管理是有效發揮每一個參與項目人員作用的過程，是項目的成功的基礎保障，項目失敗的原因有很多，在人力資源管理方面，招募到的項目成員不適合當前項目的需要、團隊沒有形成合力、職責不清、缺乏合理的約束與激勵等都會影響項目的順利完成，下面將從人力資源計劃、團隊組建、團隊建設、管理項目團隊等方面討論項目人力資源管理方法。

一、制定人力資源管理計劃

制定人力資源管理計劃的目的是為了厘清項目中的角色、職責和匯報關系，并形成文檔。首先，我根據公司資源現有情況和項目WBS初步劃分了架構組、集成組、質量保證組、軟件開發組、界面設計組、用戶培訓組、資源遷移組、后勤保障等七個項目小組并規定了報告關系，從基層到項目管理層報告關系不超過三層，實施扁平化組織管理；其次，細化每小組的內部人員構成，用職責矩陣說明角色與職責；最后我制定了人員配備計劃，規定了人員獲取途徑、釋放標準、培訓計劃、后勤、報銷、考勤制度、獎勵原則等；另外，我專門制作了項目管理手冊，項目組成員人手一冊，保證所有人員明確自己的任務和匯報關系。

二、組建項目團隊

組建項目團隊是指按照計劃獲取人力資源的過程。合同要求提取基層現有資料并規范編目后遷移到新系統中，由于資料中含有建造圖紙、古籍、樂譜、拳譜、刺繡樣稿、少數民族文字等內容，專業性強而且龐雜，項目組現有人員無法勝任該工作，經甲方同意并簽訂保密協議，我們通過談判的方式邀請該省某高校非物質文化遺產研究中心40名大三學生在暑假期間組建資源遷移組進行資源編目與遷移工作，工作完成后為其簽署“暑期社會實踐表”。因為能在實踐中印證所學專業，學生們對這項工作熱情度很高，提出很多建設性的意見，不少學生的畢業論文題材也取自該項目，學校支持力度也比較大。通過談判，我有效地控制了公司的人力資源成本，實現了雙贏。用戶培訓組則是抽調各地分公司售后服務人員組建，一方面利用他們良好的溝通能力，另一方面通過項目培訓他們熟悉公司產品，軟件開發、架構、質量保證、系統集成、界面設計、后勤保障等小組則是直接抽調公司各職能部門人員組成，由于有些人員還有其他項目任務，所以我在項目活動清單的基礎上制作了一個資源日歷，調整了部分非關鍵路徑工作安排，留出相應的管理儲備應對風險，同時也按照整體變更流程調整了相應的成本基準和進度基準。正式啟動后，項目團隊成員基本按時到位，沒有發生過因人員到位不及時影響工期的事件。

三、項目團隊建設

團隊成員就位后，首先是培訓。為了提高效率，僅在啟動之初組織全體成員進行一次項目動員會，公司高層列席并講話，各組業務培訓在各小組內部進行，項目經理列席。其次是同地辦公，這樣可以加強橫向聯系和協作，便于及時發現問題，另外我們規定了一些激勵政策，每月月底用掙值分析對各小組績效情況進行排序，排名前三的小組可安排聚餐、戶外拓展，KTV等團隊活動，由于以小組為單位進行考核，小組內部自然形成合力，大家參與團隊活動更是可以增進團隊協作，一舉多得。對于績效不理想的小組，我一方面從項目整體管理和技術方面查找原因并改進，另一方面使用360度評估法對團隊成員進行測評，定性評估團隊建設績效情況，擬定對策進行改進。各種舉措之下，團隊順利地渡過了震蕩階段和規范階段，進入發揮階段。

四、管理項目團隊

在管理項目時，項目管理團隊要跟蹤個人和團隊的執行情況，提供反饋和協調變更，以此來提高項目的績效，保證項目的進度。由于最終用戶來自項目建設方的各個部門，提出的變更需求時有沖突，用戶培訓組對變更的記錄和理解也比較混亂，導致變更處理不及時，用戶意見較大，各小組之間也互相推諉。分析原因后，我向人力資源部申請了兩名產品負責人統一接收用戶變更要求，反饋變更結果，解決了這個問題。

項目績效好壞是評價團隊管理過程成功與否的準則，團隊成員每天下班前填寫工作完成單，每周例會我都和各小組組長評價上周工作完成情況，制訂下周工作計劃，對于偏離及時糾正，確保不超過管理儲備。

五、結語

經過8個月努力，《非物質文化遺產數字化管理系統》于2015年2月完成首批試點16個單位的培訓應用，系統全面上線并驗收通過，獲得了用戶的高度評價，驗收專家組認為該系統在多媒體資料的轉碼、編目、檢索以及非物質文化遺產資源搶救性記錄標準建設、大數據挖掘與分析等領域都有一定的創新性和前瞻性，推薦其參加當年度文化部科技創新獎申報。

總結整個項目過程，仍存在一些不足之處，如變更管理沒有劃分出變更事件優先級，所有變更都要走變更流程，降低了工作效率；干系人識別不夠準確，導致角色與權限管理模塊一再返工等等。這些不足都直接或間接導致質量管理的不一致成本增加，如接手下個項目，我將嘗試采取更合理的方式來解決這些問題。

（作者單位為湖北省非物質文化遺產保護中心）