淺析辦公室精細化行政管理的策略

孫百明 石星明

【摘要】由于辦公室行政管理工作具有十分重要的作用，但在實際管理工作中存在內容繁瑣及責任重大的問題，一旦處理不當，則會對單位的正常運行帶來較大的影響。因此針對辦公室行政管理工作，需要實施精細化管理，加快推動辦公室行政管理工作的規(guī)范化和科學化，全面提高辦公室行政管理的水平。

【關鍵詞】辦公室;精細化行政管理;策略

在辦公室行政管理工作中，通過融入標準化和精細化管理理念，能夠有效提高整體管理效率，降低管理成本，確保行政管理工作達到預期的效果。特別是在當前市場經濟環(huán)境下，辦公室行政管理工作中可以充分融入各種先進的管理理念，加快推動辦公室行政管理工作的精細化發(fā)展，為單位各項工作的順利實施奠定良好的基礎。

一、加強協(xié)同化、經濟化意識，融入流程和標準化理論

辦公室行政管理工作要想實現(xiàn)精細化，需要不同部門及不同環(huán)節(jié)之間的相互配合和協(xié)同，這就要求各部門及相關成員要樹立良好的協(xié)同化意識，并注意投入與產出的關系，即要具備經濟化意識，強化成本控制，確保在不增加成本投入的情況下，全面提高精細化管理工作的效率。而且在當前社會經濟快速發(fā)展的新形勢下，辦公室行政管理工作可以充分的借鑒流水線式的管理模式，將流程化管理理念融入行政管理工作中來，并通過分解各項工作和任務，理順好各項工作的順序，確保各環(huán)節(jié)之間的良好銜接。將標準化理念融入辦公室行政管理工作中來，通過對傳統(tǒng)管理流程進行梳理，構建完善和科學的工作標準，為辦公室行政管理精細化的實現(xiàn)提供重要的保障。

二、對管理科目不斷細化與量化，明確具體的崗位職責

當前有大部分辦公室管理工作中都沒有實現(xiàn)延續(xù)性和實效性，辦公室行政管理工作長期處于模糊化的狀態(tài)，管理者往往是憑借個人經驗和能力來開展管理工作，對管理工作的細化和量化缺乏足夠的重視。在當前推進辦公室行政管理精細化過程中，需要改變傳統(tǒng)的管理模式，對具體管理科目進行細化和量化，并針對行政管理工作和任務特征將其進行劃分，為管理者管理精細化管理提供重要的依據。在實際工作中，需要各部門對相關工作和任務進行有效配合，并對工作流程進行不斷改進，有效實現(xiàn)對管理工作的管控，全面提高辦公室行政管理工作的水平。

由于辦公室行政管理工作具有較強的針對性和實效性特點，在實踐工作中，一旦辦公室崗位設置具有隨機性和任意性，則不同崗位之間容易出現(xiàn)重疊或是無法有效銜接的問題，導致同一事務的重復處理，存在管理混亂及資源浪費等問題，這不僅會影響到辦公室職員工作的積極性，而且不利于工作效率的提高。因此在實際工作中，辦公室崗位職責要進行明確和細化，針對辦公室行政管理要求來明確設置崗位職責，并針對臨時交辦的任務要指派專人負責，確保辦公室行政管理工作能夠有序進行，全面提高行政管理工作的效率和水平。

三、強化制度建設

為了能夠真正實現(xiàn)辦公室行政管理工作的精細化，并確保其達到預期的效果，則需要建立健全激勵和約束機制，構建完善的流程化管理體系和內部控制標準，針對各項業(yè)務流程進行詳細規(guī)定。通過制定一套完善和系統(tǒng)的規(guī)章制度，可以為推行辦公室精細化行政管理工作起到重要的支撐和制度保障。而且制度建設無論是對于單位的整體發(fā)展還是辦公室行政管理工作都具有非常重要的意義，通過嚴格遵循具體的制度來開展各項工作，并在統(tǒng)一制度規(guī)范下實施管理，可以有效推動自身的健康、持續(xù)發(fā)展，為辦公室精細化行政管理的實現(xiàn)奠定良好的基礎。

四、大力推廣文化建設

文化作為單位的無形資產，一個好的公司文化會增強員工的歸屬感，激發(fā)其工作熱情。在辦公室行政管理工作中加強文化的推廣建設，以此來增強員工的凝聚力。在實際工作中，需要定期開展一些文化活動來宣傳精神文化，為員工創(chuàng)造一個輕松的工作氛圍。同時還要時刻關注員工的一些想法。可通過開晨會和年會的方式來宣講單位的價值觀念，讓員工通過自我總結和自我評判來對自身工作是否達到標準要求進行判定。利用單位網站來宣傳具體的思想和方針，并公布單位內部一些重大事件，定期開展團建活動，將單位的文化價值觀貫穿于整個活動過程。

五、結束語

在現(xiàn)代社會發(fā)展過程中，精細化管理是現(xiàn)代管理工作的必要要求，辦公室行政管理實現(xiàn)精細化管理，可以有效解決辦公室行政管理工作中存在的一些混亂情況，有效的匹配行政管理工作崗位、職責和人員，實現(xiàn)管理成本的節(jié)約及管理效率的提高，為辦公室各項工作的有序開展奠定良好的基礎。在實際工作中，還要強化制度建設，并對崗位職責進行細化和明確，全面提高辦公室人員的綜合素質，確保辦公室行政管理精細化水平全面提升。

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