東海實物檔案展館建設的思考

張春艷 孫杰 蔡夢凡

【摘要】“實物檔案”能直觀生動地反映出一個單位的職能活動和歷史真實面貌，對海洋事業文化的傳遞和長遠發展具有重要意義。作者多年從事檔案管理工作，對實物檔案的管理具有豐富經驗，本文回顧了東海實物檔案展館建設，對實物檔案資源挖掘和整理、存在問題及建議進行了論述，旨在為后續的實物展館建設和發展提供指導。

【關鍵詞】實物檔案;文化傳承;展館建設;檔案管理

一、概述

海洋實物檔案是海洋檔案重要的組成部分，也是藍色記憶中最為生動形象的一章。她不僅是各項海洋工作活動的記錄和憑證之一，也承載了海洋工作者的精神和意志，寄托了一代代海洋人的夢想。她涵蓋了國家機構、社會組織和個人在從事海洋管理、科研調查、資源開發、公益服務、海洋文化建設等活動中，直接形成的具有保存價值的各種形式的實物記錄。而實物的收集工作不僅可以更好、更全面地傳承海洋歷史文化，擴大海洋科普宣傳效果，還可以充分挖掘海洋資源，服務于海洋再生產活動。

二、建設背景

國家海洋局東海分局于1965年建局，經歷了艱苦創業、改革發展到依法管海三個發展時期。隨著時代的進步與科學技術的發展，海洋事業實現了前所未有的飛躍。上個世紀六七十年代起，東海區陸續開始較大規模地新建了一批海洋站。近年的海洋臺站的升級改造建設項目，不僅臺站面貌日新月異，東海區海洋站觀測手段也實現了從人工向自動化觀測的轉變。歷史實物資料是記錄這些歷史變化的重要依據和見證，也是對檔案館藏的有益補充，把實物檔案納入歸檔范圍，能夠更完整地反映和記錄歷史，更好地保持東海區歷史的完整性、積淀和傳承海洋文化。若不及時收集歸檔，這些見證歷史的實物將隨著時間的消逝而遺失、損毀。東海建立實物檔案展覽館集實物檔案保管、史館陳列及海洋意識宣傳三大功能為一體，很好地解決了這個問題。2013年東海分局提出“七個一”工程建設，在進行“一館”（東海檔案館）建設中，東海檔案館人提出建設東海實物展館，該館的建設使具有歷史紀念意義的實物得到了妥善安置和保存，為海洋事業的發展和傳承奠定了基礎。本文回顧了2013-2015年東海實物檔案展館建設過程，對實物檔案資源挖掘和整理、存在問題及建議進行了論述。

三、實物檔案展館建設

（一）征集原則。分局歷史實物資料征集中，堅持實事求是、尊重歷史、面向群眾、持續收集的基本征集原則。既要秉著歷史的、全面的、發展的觀點，也要把握好實物檔案的鑒定工作。征集物品應具備原始性、直觀性、確定性等特征，能真實地記載分局各項實踐活動，并生動地反映東海的發展歷史。

（二）實物檔案資源挖掘。東海實物檔案來源分兩部分：一部分來源于面向單位和個人的征集，一部分來源于對原檔案館館藏資源的挖掘。對屬于個人的物品鼓勵以捐贈形式展覽，對確實不愿意捐贈的物件可以采用寄存或借展的形式。通過問卷調查和對一些老同志、退休人員的走訪，獲得了大量的線索、實物和聲像資料。同時，根據分局發展的脈絡，對分局歷史上重大項目、重大活動產生的歷史檔案進行充分挖掘，如首次南極考察、中日黑潮調查、執法檔案等。在館藏資料中還挖掘出其他珍貴紙質資料，如日記本、花名冊、口述資料和簽到本等，這些資料不僅有文獻參考價值，更具有實物歷史價值。

（三）實物檔案分類。根據實物檔案的定義和一些學者觀點，認為非人類活動創造的物品不能列入實物檔案的范疇，聲像檔案也有其專門類別。但根據近些年海洋重大項目的運作及檔案的流向相關規定，歷史資料、實物等均由中國海洋檔案館在早期進行了收集整理，一些重大專項產生的生物樣品和地質樣品集中歸檔到海洋一所和海洋三所專門的樣品庫保存;新建的海洋博物館因在2014年前多次對涉海單位的實物進行了征集等諸多原因，分局征集起步晚，能征集到的數量有限。根據東海實際情況和需求，為了能更好地傳遞分局既往的職能活動信息，保持檔案間的有機聯系，展館建設中對實物檔案的內容和范疇進行了必要的擴充。其中考慮到分局歷史聲像檔案的積累比較少，大多留存于形成部門和個人手中，所以此次實物檔案征集歸檔中，特別把聲像檔案納入，作為之前歷史積累不足的補充。最終，依據東海現狀以及實物的屬性，確定將實物檔案分為如下幾大類：（1）反映分局及所屬各單位歷史變遷的實物及珍貴歷史照片，如海洋臺站各時期建筑物、牌匾、停用印章等，海洋站歷任站長及具有突出貢獻人員照片。（2）記錄了各部門發展和進步的各個時代所用的測量儀器、資料實物、制服飾品等，包括不同時期船舶或飛機上的零部件等。（3）反映單位發展成就及重大事件的實物，如參加國內外重大活動形成的書稿、獎杯獎狀證書、非涉密圖紙等。（4）黨和國家領導人、社會知名人士及重要外賓參觀訪問時的題詞、贈送的有歷史價值的禮品等。（5）記錄重要歷史事件的電子資料或聲像檔案，如重要外事活動形成記錄、訪談錄、回憶錄等視頻錄像。（6）分局歷史上重大項目、重大活動所產生或使用的實物等。（7）珍貴的史料性紙質資料。

（四）實物檔案著錄。收集來的實物檔案，完成逐件著錄和說明材料編寫。首先建立實物征集清單，著錄實物檔案的屬性信息如名稱、類別、描述、數量、征集方式、存放地點、所有權人、聯系人、聯系方式等。其次，根據不同實物類別建立實物登記表，記錄如編號、名稱、年代、質地、完殘程度、來源、有關資料，描述及評價等相關信息;照片需登記時間、地點、人物、背景、攝影者、來源;錄音錄像還須登記文件運行環境等;以便于為每件實物編寫布展說明材料提供依據，以及在后期采用現代信息技術進行實物展品或展廳數字化、虛擬化時快速獲取信息，使得參觀者或瀏覽者獲取與該實物相關的知識。

（五）實物檔案保管與布展。東海實物檔案展館采用統一陳列布展和保管，便于后期展廳維護和快速布展。由于實物載體相對不規則，沒有固定的尺寸，因此分為3種方式展放。體積不大的實物，以及篇幅不大紙質文件等展放于玻璃展柜;字畫懸掛展覽;大型的實物并且本身有包裝如模型、生物標本，直接擺放在地板或展臺上陳列。重份的實物檔案和其他反映背影內容相似的實物采用輪流展出方式布展。首次布展根據東海發展歷程、職責以及實物載體反映的信息內容，將收集的實物檔案主要分為了8個系列進行陳列布展：發展歷程、船舶飛機發展史、榮譽墻、海洋調查與監測、海洋觀測預報、海洋管理、海洋科技、海洋精神文明建設，并根據系列分布情況，利用照片檔案和文書檔案等制作宣傳展板。東海實物檔案展館選取陳列的實物檔案，雖然不能反映分局發展全貌，但從側面記載著東海人砥礪前行的發展歷程，保存著東海人的集體記憶。

四、存在的問題及建議

東海分局實物檔案展館的管理雖然已經在逐步完善，但依然存在著一些問題。（1）征集中宣傳影響不夠。征集過程中與外界溝通力度不夠，建議拓寬宣傳渠道，可以充分利用海洋報刊、互聯網等媒體，采取新聞發布、報送稿件、約請采訪等多種形式，最大限度地調動潛在捐贈者的積極性。（2）規章制度不完善。實物檔案的收集、保管、利用工作明顯落后于其他檔案類型。東海應逐步完善海洋實物檔案收集整理、布展、對外宣傳等相關規章制度，把實物檔案工作納入檔案管理工作職責中，并列入年度工作計劃。（3）實物檔案收集工作相對滯后。由于以往對實物檔案豐富館藏和拓寬檔案工作領域的重要性認識不足，其收集工作往往在其產生的數年后才開始，造成實物遺失。建議今后在紙質檔案歸檔的同時，注意收集與之相關的各種形式的實物檔案，做到同步歸檔，以便保持檔案之間的有機聯系，確保檔案齊全完整。（4）管理方法過于傳統。管理上可以采用建立虛擬庫房，基于掃描和平面圖像建立3D模型、VR技術、微網站、多媒體互動等多種高科技手段，還可以把展出效果和提高海洋意識、檔案意識等相融合形成教學相長的良性循環。（5）實物檔案的保密級別劃分不夠清晰。一些資料不僅具備極重要的歷史意義，同時也有可能是海洋事業核心機密和多年文化的積淀，要注意對密級較高的展品做好保密工作，除采取禁止拍照、錄像等措施外，還可以采取分展廳、劃分限制參觀、公開參觀區域。（6）實物檔案的維護力度不夠。建議根據載體和材料區分保管，將收集整理的實物檔案及時進行數字化歸檔及電子備份，降低實物檔案在利用過程中的損耗，注意展品保養和安全，始終懷著尊重歷史的心去工作，堅持可持續發展。

五、結語

開館3年多，在開放參觀活動中，已接待參觀百余批，參觀人數達上千人，為提高中小學生、社會各階層對海洋的認識，普及海洋科普知識，營造良好的科普氛圍起到了積極推動作用，同時擴大了海洋科普宣傳效果，產生了較好的社會反響，還針對新入職員工進行培訓教育，進一步增加他們對分局歷史的直觀了解、對特別能吃苦、特別能戰斗、特別能奉獻的海洋精神的感悟，更加激發新海洋人前仆后繼的愛崗敬業精神。實物檔案展館的建設意義重大、惠及未來，本文對東海實物檔案展館的建設過程進行了闡述，并對實物檔案管理中遇到的問題進行了討論，力圖為后續的實物展館建設和發展提供幫助。

【參考文獻】

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