加強檔案信息化建設勢在必行

張戈

隨著現代社會信息化程度的提高，檔案信息化建設成為檔案界普遍關注的問題。信息化為檔案事業發展帶來了前所未有的挑戰和發展機遇，加強檔案信息化建設成為檔案事業適應時代發展的必然選擇和提高檔案信息服務水平的必由之路。因此，如何抓住信息產業發展的機遇，充分發揮檔案信息來源的優勢，是擺在每個檔案工作者面前迫切需要解決的課題。

一、正確認識檔案信息化的內在含義

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。檔案信息化建設是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

二、檔案信息化建設的必要性

檔案信息化建設已經成為檔案事業發展的一項具有全局性和戰略性的重大工作，它既是檔案工作的重要組成部分，又是社會信息化的重要基礎性工作，積極開展檔案信息化建設，是檔案事業適應社會發展需要的必由之路。

（一）檔案信息化建設是電子政務實施的要求。檔案部門管理的檔案很大一部分來源于行政部門形成的有保存價值的文字、圖表、錄音、錄像等。現在政府機構的信息都網上發布，政府與公眾的互動處理也在網上實施電子政務，于是網上形成了大量電子黨政管理類文件。

（二）檔案信息化建設是數字化、網絡化發展的要求。檔案部門所管理的檔案目前大都停留在只對本單位形成的紙質文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，對上述活動中形成的大量電子文件、電子檔案束手無策，無能為力。檔案部門如何在數字化網絡化的大潮中求生存求發展，保存在各級各類檔案館庫房中作為知識原始載體的檔案實體如何最大限度地發揮作用，這些問題使得開發檔案信息，進行檔案信息化建設成為必然。

（三）檔案信息化建設是開發利用檔案價值的要求。檔案價值的實現是要通過對檔案信息的開發、處理、傳遞與廣泛利用來實現的。檔案部門作為一個信息服務機構，只有實現了檔案信息處理計算機，信息存儲數字化，信息采集實時化，信息服務利用網絡化，才可能最大限度地發揮檔案的作用，對于科教興國和精神文明建設服務意義深遠。

（四）檔案信息化建設是檔案館自身發展的要求。隨著社會文明進程的不斷發展，檔案案卷數量在不斷增加，檔案利用也逐步增加。要適應新的形勢，檔案館自身建設必須加強，建設數字化檔案館，實現信息化管理要求。檔案館在自身建設上要從網絡與計算機體系、檔案管理專用軟件體系、檔案數據獲取與更新體系、檔案數據處理與存儲體系、檔案信息提取與分析體系、檔案數據與信息傳播體系、檔案數據庫建設體系、檔案咨詢服務體系、檔案數字化專業人員體系、數字化檔案館用戶體系以及檔案標準與互操作體系等方面著手實施，改變現有管理手段相對落后的現狀。

三、加強檔案信息化建設的對策

（一）轉變傳統觀念，積極為現代社會服務。要破除“重管理設施購置、輕服務研究”的做法，樹立開放意識和創新意識，使得檔案管理有利于檔案信息的利用，服務于經濟建設，服務于社會發展。

（二）加強檔案信息安全保障體系的建設。檔案室是機關保密要害部門，檔案人員嚴格遵守保密制度，逐步完善檔案信息安全管理體制，落實信息安全責任制度，加強計算機網絡硬件設備和軟件系統的管理，加強數據庫管理，可以將目錄數據及電子原文數據進行壓縮，以軟盤、光盤備份等有效措施，確保數據的安全及檔案信息系統安全。

（三）優化專業結構，抓好隊伍建設。檔案信息化建設是一門專業性很強的工作，它要求檔案管理人員不僅需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，還要學習和掌握現代化管理思想、現代化管理技術，計算機網絡技術。因此必須特別重視人才的培養，建立一支適應信息時代的檔案干部隊伍，對在職人員進行各類培訓，以適應新技術發展的需要，同時注意引進多方面的專業人才，充實檔案干部隊伍，以適應檔案管理現代化的需要，適應信息化時代的挑戰。

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