檔案信息系統運行安全管理研究

張軍君

【摘要】檔案是一項具有歷史傳承的工作，它即要有真實性、完整性、封存性還有最重要的安全性，所以檔案的安全管理是檔案能否長久保存的關鍵。在現今這個數字化檔案管理的大環境下，怎樣做到檔案數據信息化的安全管理就成為了檔案管理中最為重要的一環。本文結合筆者在工作中所發現的一些問題提出相應的設想與建議。

【關鍵詞】網絡安全;檔案信息系統;檔案管理

互聯網時代的到來為我們的工作提供了無限便捷，檔案管理也進入了信息化管理時代。信息化檔案管理解決了傳統檔案管理中的諸多弊端，大大提高了檔案管理質量。信息化檔案管理雖然極大地提高了檔案管理能效，但在檔案信息化管理系統的整體運行過程中也存在著一些的弊端。其中檔案信息的安全維護與管理是最容易出現問題的，因此做好網絡安全防范與管理，成為信息數字化檔案管理的重中之重。

一、信息化檔案管理中存在的一些問題。

（一）檔案信息化存儲硬件設備老舊。在信息化檔案處理與存儲時所用的硬件設備過于老舊，沒能跟上計算機硬件發展，陳舊的設備大大降低了信息檔案管理的高效工作。在《檔案法》第二條中規定要對具有保存價值的文字、圖表、聲像等都要存入電子檔案中進行保存。由于硬件設備的陳舊，導致電子存儲量有限，無法大量存儲一些珍貴的圖表與聲像檔案。特別在對一些需要掃描圖表進行保存的時候，由于掃描儀的陳舊導致掃描后的電子圖表嚴重失真，造成掃描后的電子圖表不夠清晰。由于設備的老舊問題在查閱電子檔案時也造成了諸多不變，查閱時運行速度過慢，圖表與聲像文件顯示不清楚。陳舊的硬件設備不但影響了信息化檔案的輸入、存儲與查閱，還極大地制約了整個信息檔案的運行管理效率。計算機設備的老舊導致無法安裝高端網絡防護軟件與殺毒軟件，降低了檔案信息在網絡平臺運行時的安全防護性。這樣就為檔案信息的安全性和保密性帶來了極大的隱患。

（二）日常設備維護不及時。在日常工作中，操作人員很少對檔案硬件設備進行維護整修，造成設備磨損嚴重，大大降低了設備正常使用年限。特別是對備份電子檔案的存儲設備維護管理不到位，造成備份的電子檔案缺失或不能再正常使用。

二、檔案信息安全問題

（一）檢閱電子檔案權限系統設置不清。檔案具有一定的保密性，有的檔案是不能公開的。所以應在系統平臺內根據借閱者設定不同的借閱權限。借閱者根據各自不同等級的權限來查看所需的檔案。而現在一些檔案信息系統在設定借閱等級時設定模糊不清，借閱權限過寬。這樣就會造成檔案中一些保密內容外流。

（二）檔案信息系統防御不強。由于當下網絡技術的不斷發展，雖然為我們的工作帶來了很多便捷，但同時也帶來了阻礙，那就是網絡系統平臺安全問題。由于檔案信息具有一定的保密性，但在當下的網絡大環境下檔案信息系統時刻面臨著網絡黑客、網絡病毒或計算機病毒的侵害，一但檔案信息受到網絡黑客、網絡病毒或計算機病毒的入侵那后果將不堪設想。因此加大對檔案信息系統的安全防護是保證檔案信息系統運行的重中之重。

三、檔案信息管理問題

（一）檔案信息管理制度不強。電子檔案信息的錄入、審核、入庫、備份、借閱、日常維護等環節管理制度設定不健全，管理混亂，沒有相應的操作規范來對各項工作進行規范性梳理。多個工作環節時常由一個人來完成，沒有檢查校對，致使檔案信息在存入檔案電子信息數據庫時存在大量錯誤，無法為以后的借閱者提供正確的信息，失去了參考價值。

（二）管理人員對于網絡或計算機操作水平不高。檔案管理人員對于網絡與計算機操作知識不是很嫻熟，時常出現誤操作或錯誤操作對于檔案信息內容造成破壞。對于網絡安全系統的操作不熟悉，造成網絡安全防護系統未能完全發揮防御功能。當網絡防護系統出現問題時，就會遭到網絡黑客或網絡病毒的入侵，一但檔案信息系統被網絡黑客成功入侵，那檔案數據庫中的所有電子檔案內容將會面臨外泄的問題，而如果檔案信息系統被網絡病毒入侵成功，那后果也是難以想像的。對于硬件設備操作不熟練也會降低工作效率。

四、對問題的改善建議與措施

（一）改善硬件設備提高工作效率。通過檔案專屬設備購入渠道，購買較為先進的計算機、掃描儀、存儲介質等檔案工作專用硬件設備。這樣即可以提高工作效率，又可以加強圖表與聲像電子檔案在入庫存儲時的清晰度，為以后的儲存與檢閱帶來成效。特別是高端存儲介質將會更好地保存備份的電子檔案信息，一旦檔案信息系統受到破壞或是電子檔案信息丟失，我們就可以迅速地將存儲介質中的備份檔案信息重新導入電子數據庫，保護檔案信息系統的正常運行。

（二）加強系統安全防護。尋找像OA、Ever Do等大型檔案系統制作公司，根據自己單位不同需要與要求來訂制一套適用于自己的檔案信息系統。這樣可以增強檔案信息系統在運行時的可靠性和專屬使用性。購買正版的網絡防護系統軟件，這樣可以加強檔案信息系統在運行時加強對網絡黑客和網絡病毒對系統的入侵防御能力，有效抵制非法入侵，保護檔案信息系統的正常安全運行。設定借閱人權限，通過借閱人權限來控制借閱人在查閱電子檔案時的查閱范圍。這樣就可以更好地對一些具有保密性電子檔案進行保護，以防信息外泄而帶來巨大損失。借閱者要在系統中實名注冊，并設定八位以上的字母與數字混合密碼。每個借閱者只能登陸自己的用戶名與密碼，這樣在檔案信息系統的后臺管理系統中，系統都可以對每個借閱者查閱的所有電子檔案、登陸時間、登陸地點等相關查閱信息進行保存，并建立查閱信息檔案，以便出現問題時可以準確知道借閱信息。

（三）制定完善的檔案信息系統的管理制度。根據運行檔案信息系統的獨特性，有針對性地制定相應管理制度。應從信息采集、信息審核、電子信息入存檔案信息系統、電子檔案查閱等環節制定相應工作步驟與規范性工作條例制度。設定專人專崗，特別是信息采集這個過程當中要設定雙崗，針對所采集的信息進行嚴肅認真核實后，才可以將采集到的電子信息根據類別分存入庫，這樣才可以保確檔案信息的正確性和有效性。對檔案信息系統運行當中所使用到的硬件設備，制定相應的維護制度，定期對硬件設備進行全面系統維護。要增加對那些備份用的存儲介質的日常維護，因為一旦檔案信息系統出現問題，這些備份介質當中的電子檔案信息就成了至關重要的唯一信息。因此日常對硬件設備的維護，即保證了檔案信息系統的正常運行，也延長了硬件設備的正常時間。建立培訓制度，定期對檔案管理人員進行相應的技術培訓，因為現在的檔案信息系統管理人員，不但要掌握檔案管理，還要具有一定的網絡與計算機知識。定期培訓可以讓我們的管理人員掌握當下網絡與計算機的硬件與軟件技術知識，這樣就可以在實際工作當中更好地提高工作效率，避免一些錯誤操作，維護好檔案信息系統的正常運行，抵御網絡黑客、網絡病毒與計算機病毒對檔案信息系統的侵害。

五、結語

檔案是前人留給后人的寶貴財富，如何保護好這些財富是一個重要的工作。因此建立健全檔案管理工作體制規劃和制度，加強硬件設備與軟件系統的投入與維護，加大對管理人員的定期專業培訓教育，強化各工作環節中的細節工作，全面嚴謹工作才能保證檔案信息系統正常安全運行。我們不但要利用現代的科技來發揮出檔案的價值，還要做好保護工作，這樣才能更好地發揮出電子檔案為我們工作帶來的重要作用。

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