信息時代辦公室文書檔案管理工作的改革和創新

張慧慈

【摘要】隨著國民經濟水平的不斷提高及科學技術的發展進步，現代信息技術得到快速發展和傳播，在信息化背景下，辦公室文書檔案管理工作既面臨著重大發展機遇，又面臨著一定問題。我們要重視信息技術在文書檔案管理工作中的應用，加強文書檔案管理，促進企業發展。同時，我們要關注辦公室文書檔案管理中存在的問題，尋找解決問題的有效措施。筆者根據多年相關工作經驗并結合廣泛的社會實踐調查，就文書檔案管理工作的改革和創新展開相關探討，望能提供借鑒。

【關鍵詞】辦公室文書;檔案管理;改革及創新

伴隨著信息技術在人們生產生活中的應用，人們的日常生活更加便捷。將現代信息技術應用于辦公室文書檔案工作中，不僅大大提高了辦公室文書檔案管理工作效益，也有利于推進企業的信息化管理和發展。文書記錄了事業單位的發展、業務開展情況、人事變化等多方面的信息，是事業單位開展工作計劃的重要憑據，其管理內容是事業單位管理中非常關鍵的部分。一般事業單位的發展狀況、企業的形象等在辦公室文書檔案管理工作中都會有所體現，文書檔案管理工作是一項繁復的工作。而傳統的辦公室文書檔案管理工作，存在一定的局限性，有的甚至和現代社會的需求相去甚遠。長此以往，會制約企業的發展進步。所以，我們要重視計算機技術和現代信息技術在辦公室文書檔案管理工作中的應用。

一、辦公室文書檔案信息化管理的現實意義

首先，要知道辦公室文書檔案管理直接關乎事業單位的發展進步，關乎企業的發展成效。一般機關事業單位辦公室文書檔案是對事業單位建立、發展、人力資源利用變更以及其生產活動開展的重要記錄，它是事業單位日后開展工作的重要依據，其在事業單位發展中所占據的重要地位不言而喻。此外，文書檔案和相關資料，也可以為黨和國家開展政治經濟活動提供資料支持。單位的文書檔案會直接反映事業單位的業務開展狀況、資金及資源的使用情況，有利于為社會信息服務發展提供重要的支持。

辦公室文書檔案工作的信息化發展是很有必要的，當今計算機技術和信息化技術快速發展，對各行各業的發展都起了推進作用，大大提高了人類生產的效益，也極大方便了人們日常生活的交往、聯系。機關事業文書檔案管理工作中引用現代信息技術及計算機技術，可以大大提高文書檔案管理工作的工作效率，使文書檔案的收集、整理以及歸納更加便捷、快速，且信息化技術的利用，提高文書檔案整理、保存的效率。信息化的管理，大大方便了人們的查閱和利用，而數字化系統在文書檔案管理中的利用，也方便了人們快速在線瀏覽，加強了信息的交流。當今網絡云的數據儲存，方便了電子文書檔案的管理和保存，有利于機關人員更好地實現信息共享。

二、當前文書檔案信息化管理發展現狀分析

（一）信息化還有很大的提升空間。就我國辦公室文書檔案信息化管理發展現狀來看，信息化技術在文書檔案管理中有一定發展，但是鑒于相關管理人員對信息化背景下辦公室文書檔案管理工作認識不足，很多人受傳統文書檔案管理思想的影響，信息化技術在文書檔案管理中推進仍然存在很大的困難。人們接受新事物的發展總是需要時間的，特別是對那些年紀稍長的人來說，一時很難接受信息化在辦公室文書檔案管理中的普及發展，所以部分辦公室文書檔案管理工作者仍然沿用舊的、傳統的文書檔案管理方式來管理辦公室文書檔案，這些人對辦公室文書檔案管理工作信息化管理認識不足，也不愿意花心思及時間去了解信息化，這給事業單位文書檔案管理工作信息化的推進帶來一定阻力。

（二）辦公室文書檔案信息化管理設施不夠完善。完善的信息化管理設施，是辦公室文書檔案管理信息化發展推進的重要前提。但是目前我國事業單位文書檔案管理的信息化管理設備不夠完善，制約著辦公室文書檔案管理的進一步信息化發展。辦公室文書檔案的信息化管理，是依賴于計算機技術和現代信息技術發展的，如果沒有完善的基礎設施，比如網絡掃描復印件設備、計算機等如果欠缺，不利于文書檔案信息化管理。其次，辦公室文書檔案信息化管理的相關軟件開發不夠，且我國事業單位文書檔案信息化管理明顯存在區域發展差異，而全國各個事業單位的文書檔案管理信息化軟件和信息化資源不能共享，內外部因素共同作用，造成辦公室文書檔案管理工作基礎設施建設不夠完善，制約著信息化技術在文書檔案管理中的普及發展。

（三）文書檔案信息化管理安全得不到保障。信息化技術在文書檔案管理中的推廣有著諸多益處，但不可否認其也存在一定局限性。信息化背景下辦公室文書檔案管理的安全性得不到保障，是制約著文書檔案管理信息化發展的一個非常重要的因素。目前，辦公室文書檔案管理的信息化水平得不到有效保障，文書檔案管理的安全系統管理尚未建立起來，致使文書檔案信息化管理發展得不到保證。一旦辦公室文書檔案信息化管理過程中，信息系統遭到損壞，文書檔案的信息完整性就會受到一定威脅，完全有可能造成重要文書檔案信息資料丟失或者破壞。

三、信息化背景下文書檔案管理的改革創新

（一）提高對文書檔案管理信息化發展的認識。要推進辦公室文書檔案管理的信息化發展，就要提高文書檔案管理工作人員對信息化管理的認識，使他們對文書檔案管理信息化管理的看法及時更新。現代社會是信息化、智能化的社會，各行各業的發展都離不開信息技術的支持，因此事業單位必須重視文書檔案管理人員對信息化發展的認識，可以適當增加對其培訓，讓他們了解信息技術在辦公室文書檔案管理工作中的優勢，改變他們的認識，進而提高辦公室文書檔案信息化管理，有利于提升辦公室文書檔案管理的工作效率。

（二）重視文書檔案管理基礎設施的完善。要促進文書檔案管理工作中信息化程度的提高，事業單位要重視文書檔案管理基礎設施的不斷發展完善。不同的企業在辦公室文書檔案管理的制度制定方面存在一定差異，對文書檔案的管理和規劃也有不同之處。但是完善文書檔案管理的信息化基礎設施，為辦公室文書檔案管理的信息化發展提供物質支持勢必是所有企業的共同目標，因此事業單位要重視文書檔案信息化管理規章制度的不斷發展完善，重視文書檔案管理的基礎設施建設。

（三）提高文書檔案信息化管理的安全性。辦公室文書檔案管理工作的安全性是事業單位管理工作的重中之重，文書檔案的信息化管理要注重信息安全性的提高，確保文書檔案管理信息化發展是安全的，這就需要事業單位重視科學信息平臺的打造，重視文書檔案信息化管理技術水平的提高。科學化信息管理平臺的構建，直接影響到辦公室文書檔案管理的安全性，它關系到文書檔案管理的科學化及機密性，因此對文書檔案管理的信息化發展，數字資料平臺的構建，要特別關注其安全性。對文書檔案的數字化管理，要確保其儲存條件是安全有效的，在文書檔案存入電子檔案資料庫時，要保證其資料的完整性。此外，辦公室文書檔案的管理要重視保密系統的建設，人們日常查閱和利用也要保證其保密性及便捷性。

四、結語

總之，信息化背景下辦公室文書檔案管理的改革和創新發展是十分必要的，信息技術在文書檔案管理中的應用，有利于提高辦公室文書檔案管理的工作效率，有利于事業單位的進一步發展。

【參考文獻】

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