檔案管理常見問題探析

孫蕾

【摘要】檔案資料對于企事業單位而言具有十分重要的意義，它不僅僅是企事業單位成長歷程的見證，同時也逐步成為企事業單位不可分割的組成部分，檔案工作水平的高低直接影響到企事業單位的核心競爭力，尤其是隨著互聯網時代的來臨，越來越多的企事業單位開始加強對于檔案管理工作的優化，以提升企事業單位的競爭力，促進單位不斷發展，因此本文研究檔案管理工作中的常見問題具有一定的實踐意義。

【關鍵詞】檔案管理;管理方法;管理意識

一、檔案管理中常見的問題

（一）對于檔案管理的認識不足。在很多企事業單位中，雖然很多人都能夠重視檔案的管理工作，但還是存在對于檔案管理工作認識不足的情況，正是由于對于檔案管理的認識不足，所以導致很多檔案管理工作過程中，檔案管理者對于檔案信息資源的收集存在很大的困境，有些管理者無法確保檔案資料的完整性，有些則無法保證檔案資料的時效性。認識不足歸根結底是檔案管理工作人員不能夠清楚地捋順檔案管理和單位發展之間的關系，錯誤地認為檔案管理就是保存資料，從而無法將檔案工作做到盡善盡美。

（二）檔案管理人員的能力和素質低下。在當今的互聯網時代，檔案管理工作已經不單單是掌握檔案學這個傳統單一的人員可以勝任的，檔案信息資源的管理除了需要檔案基礎知識外，還需要信息技術和計算機技術的配合，而目前很多企事業單位對于檔案管理人員的招聘依然按部就班地認準檔案學專業，這就導致檔案管理人員的綜合能力和素質普遍較低，很多檔案管理者會在其他部門缺人手的時候被臨時借調，原本僅有的專業知識和技能也很難在檔案管理工作中發揮，因此很多企事業單位的檔案管理效率比較低下。

（三）缺乏規范性管理。我國為了規范檔案管理出臺了《中華人民共和國檔案法》，即便如此，能夠完全按照《檔案法》的條文開展檔案管理工作的企事業單位卻寥寥無幾，因此不規范的管理模式造就了不規范的檔案工作方式，很多員工工作懶散，無法保證檔案信息資源的完整性和實時性，也就自然無法為企事業單位的發展提供智力支持。

（四）檔案管理的技術落后。由于時代的不斷發展，很多軟件的發展已經超過硬件，企事業單位的硬件設施根本無法跟上軟件的變化，再加上大多數企事業單位對于檔案部門的資金投入嚴重不足，從而導致很多單位的檔案工作還局限在人工錄入階段，缺乏對于現代化信息技術的應用，如此一來不僅使檔案管理工作的工作效率無法提升，還容易造成檔案資料的失真，根本無法滿足單位未來決策和發展的需求。

二、改進檔案管理問題的對策

（一）加強對檔案管理的認識。想要解決檔案工作的常見問題，首要解決的就是檔案工作者對于檔案的認識，要深知檔案管理工作對于企事業單位未來的發展是十分重要的，明白檔案管理水平的高低能夠影響到企事業單位的綜合競爭力，加強對于新時期檔案管理相關知識的了解和掌握，自上而下確保檔案管理工作的穩定發展，緊跟時代發展的步伐。

（二）提升檔案管理人員的整體素質。正所謂“工欲善其事，必先利其器”，如果檔案管理人員的整體素質不從根本上得到提升，那么檔案管理工作的水平不會有提高，現如今對于大多數企事業單位而言，無論是檔案工作人員的學歷背景還是基礎能力，都無法滿足新時代檔案管理工作的要求，想要提升檔案管理人員的整體素質必須要加強人才引進，對已有人員要進行定期培訓，確保檔案管理人員能夠將檔案整理工作做到盡善盡美，從而保證檔案信息資源的實時性和準確性。

（三）規范檔案管理制度。各個企事業單位必須嚴格按照國家頒布的《檔案法》進行工作，這不僅是對自身檔案管理工作的優化升級，也是為未來和其他單位進行檔案信息資源對接進行鋪墊，只有所有的企事業單位都應用一套規范的檔案管理制度進行管理，整個社會上的檔案信息資源才能達到一次錄入，多次使用，減少沒有必要的額外工作，提高檔案信息資源的使用率。

（四）創新檔案管理方法。在互聯網時代的今天，只有將檔案管理工作和信息技術相互融合，才能使檔案信息資源不斷推陳出新，從而挖掘出檔案信息資源更多的潛在價值，滿足企事業單位乃至社會對于檔案信息資源的需求。一方面，企事業單位完全可以引進一些懂得信息技術的人才輔助原本的檔案管理工作者;另一方面，企事業單位應當加大對于檔案部門的資金投入，確保檔案部門的硬件設置能夠滿足時代的要求。此外，企事業單位還應當加大對于檔案管理部門的監督力度，確保檔案信息資源的準確性和實時性，將檔案管理部門培養成企事業單位未來發展與決策的智囊團。

綜上所述，隨著未來檔案管理工作的不斷創新，越來越多的問題也會不斷出現，作為檔案管理工作者只有時刻將挖掘檔案信息資源的價值作為工作的主要任務，才能夠解決層出不窮的問題，并且真正做到在工作中不斷創新。

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