檔案服務利用價值的探討

熊健

一、堅定正確的服務理念

增強檔案服務意識是提升檔案信息資源基本服務能力的保證。要樹立檔案信息資源管理原則性，增強檔案信息資源和全面的公共服務意識，樹立用戶至上的理念。要解決檔案信息資源管理中的觀念問題，必須加強檔案信息資源和公共服務的公共服務意識，樹立用戶至上的理念。提高檔案服務意識，提供檔案服務水平。在充分認識檔案信息資源公共服務能力的前提下，強化用戶的地位。一方面，要有以用戶為主的服務觀念，把資源建設作為滿足服務對象需求的工作準則，實現動態的、全方位的服務，逐步把檔案資源獲取作為工作助力手段首要選擇之一。另一方面，要堅持不懈地加強隊伍建設。贏得肯定服務，更好地滿足用戶對檔案信息資源的服務需求。

二、強化檔案基礎數據庫建設

黨的十九大報告把深化供給側結構性改革擺在重要位置，提升檔案公共服務能力，需要深化檔案服務的產品供給側結構性改革。不斷以體系優化，強化資源建設和資源多元化供給，增強和優化供給，推進檔案工作轉型升級。抓好文件材料收集管理和檔案規范化建設。緊貼政策導向，完善檔案信息資源體系。檔案部門開發的檔案信息是通過各種形式和渠道向檔案用戶傳遞和傳達的，這直接關系到檔案服務的水平。要著眼于加強檔案工作在服務總體方面的主動性，突出檔案資源天然的關鍵性。檔案中的紙質材料和電子文件，檔案管理部門需要按照存量數據化、增量電子化的思路，對檔案進行信息化掃描，舊的檔案實現全文數據化，新增的檔案按照電子化管理的方式實現標準統一、管理科學，并統一進入檔案信息化系統，并通過信息維護系統將原始掃描的檔案信息和檔案資料錄入系統，實現檔案信息資源的數據化，方便信息的共享。

三、檔案信息化技術引領

一是硬件層面。創建檔案服務模式、提升檔案利用價值最行之有效的方式之一是利用檔案信息化建設。檔案的信息化建設的基礎工具是技術設備，技術設備的準備是做好這一工作的物質基礎。技術手段的引進和運用是檔案開發和利用的基本條件，也是最終能夠達成檔案信息傳輸與共享的關鍵因素之一。因此在新形勢下進行檔案管理的信息化建設必須要加大投入，以技術設備作支撐引領檔案信息化管理工作的效率，走向檔案的現代化管理道路。

二是統籌規劃和意識層面。提升檔案利用價值，需要積極應用現代化信息技術，加強單位內部檔案信息化建設，這既是信息時代發展的要求，也是做好新時期檔案工作的必然選擇。推進機關事業單位檔案信息管理，要求檔案管理工作者做好統籌規劃。不僅是做到一個管理軟件遍地開花的事情，更要注意從標準化、規范化水平的建設方面，確立檔案信息化管理的標準和目標，引進信息化人才隊伍，強化信息化基礎設備，實現現代化發展。強化檔案工作信息化建設的意識。對內而言、信息化建設效應不能在短時間內看到很直接的效果和影響。因此，要注重管理者對信息化建設的支持意識，提高檔案管理的能力和水平。

四、加強檔案服務機構間的合作

首先，簡化檔案利用的審批權限。各級檔案部門的室藏檔案來源于各個系統，對于利用需求以及頻次比較高的非密檔案，將利用權力和利用審批前置到歸檔環節，明確是否完全開放，減少審批，強化進一步溝通共享，可以較好地提高使用效率。其次，大力推進檔案數字化和文檔一體化建設。各級檔案工作部門特別是公共檔案工作部門在檔案建設方面，獲得各級政府經費支持的難度并不高。依據增加電子化和存量數字化理念，加快室藏檔案的整體數字化建設，這一總體做法既是落實國家有關檔案工作原則的需要，也是不斷優化檔案利用的實際手段。在電子化的基礎上，實際檔案利用的網絡化遠程利用，強化機構之間的服務合作，提升利用水平。

檔案事業發展的速度不斷加快，社會工作對于檔案信息的普遍需求總體上也呈現出遞次增長的趨勢，與此同時，對于服務質量的預期也在不斷增加。面對這一形勢的諸多要求，加強檔案信息資源的公共服務能力，創新檔案服務模式，不斷優化和提升檔案利用價值潛能，是當前和未來必須堅持的一個重要課題。