淺析信息時代檔案管理工作的創新

張紅霞

【摘要】在現代化的潮流之下，加強檔案管理工作顯得十分重要，對檔案進行管理有利于促進社會科學順利地發展，促進公司改革創新。本文對信息時代檔案管理創新的意義和如何進行創新進行了具體闡述。

【關鍵詞】信息時代;檔案管理工作;創新

新時代背景下，傳統的檔案管理模式已經不符合社會發展的需要，對檔案管理進行創新成為必須完成的任務。加強管理工作的創新，有利于提高效率，降低重復率，對檔案管理進行信息化創新符合社會發展要求，遵循事物發展的客觀規律。對于單位來說，對檔案管理工作進行創新有利于提高經濟效益，促進經濟全面協調可持續發展。檔案的信息化有利于單位管理工作的進行，有利于對員工信息進行全面了解，促進溝通交流。主管人員可以根據具體情況及時改變任務目標，極大地提高工作效率。目前檔案管理工作還存在著很多的問題，亟須改善。檔案管理工作的創新不只是一方面進行創新，在信息化的背景下，對檔案管理提出全方位進行創新的要求。不僅要在觀念上進行創新，還要在具體形式上加以創新。要促進檔案管理的現代化和科學化，從各個方面進行創新。

一、信息時代檔案管理工作的相關概念

檔案管理的信息化是指利用計算機技術結合信息學的知識，把檔案管理融入網絡中去。利用互聯網先進網絡技術，對檔案信息進行有效整合，完整準確地呈現每個人的檔案信息。檔案管理的信息化使信息使用變得更具有效率，適應社會發展需求，有利于滿足人們的現實需求。加強了信息的使用效率，滿足了人才需求，有利于有針對性地進行選拔，加強了聯系;有利于快速瀏覽所需信息，進行選擇。信息時代背景下，檔案管理工作的創新就是把檔案管理進行智能化的管理，快速的信息瀏覽提高了效率，節省了時間，有利于促進社會發展。

現階段，很多地方的檔案管理還是以傳統的紙質材料管理為主，數量龐大不易查詢，還有丟失損壞的風險，如果發生意外，例如干燥的環境下過多存放紙質書籍可能會增大發生火災的可能性，一旦發生火災，資料搶救不及時，就會造成檔案資源的缺失;潮濕的環境則容易讓檔案腐壞。傳統的檔案管理不易保管，也不夠科學。數量龐大的檔案查找起來會非常困難，會耗費大量的人力物力資源，不能及時傳遞檔案信息，缺乏實效性，而且會耗費大量的時間，利用效率較低。只有對檔案管理信息化才能有效解決這些問題，提高效率，節省資源。

二、信息時代檔案管理工作進行創新的意義

信息時代互聯網技術普及全球，我國也順應時代潮流，積極發展網絡技術。檔案管理作為管理部門的有效組成，必須要順應時代潮流，和管理方面的發展保持同步。固步不前只會影響管理工作的順利進行，不進步就會退步，影響我國社會經濟的發展，不利于現代化社會的構建。

（一）有利于促進檔案管理工作的進步。檔案管理是管理工作順利開展的前提，對檔案管理進行創新，有利于提高效率，促進管理工作的進行。傳統的檔案管理方式不易保存，而且損耗快、易丟失，而信息化的檔案管理不會因為氣溫、濕度變化而損壞，對檔案信息進行備份，有利于對相關信息進行管理，工作人員可以隨時查閱所需要的信息，方便快捷，提高了效率。

（二）為檔案管理工作提供動力。信息時代帶來的先進科學技術，使檔案管理人員去主動學習，增加工作動力和積極性，這不僅能促使工作人員提高計算機實用技術等知識，還有利于形成創新進步的先進理念，有利于檔案管理人員創新檔案管理方式。另一方面，這有利于促進檔案管理機構更新設備，及時安裝新的管理軟件，安排檔案管理人員去學習這些新設備新軟件的具體使用方法。給整個檔案管理機構帶來新鮮的血液，迸發出良好的工作熱情。

三、信息時代檔案管理工作進行創新的措施

對于從事檔案管理工作多年的人來說，傳統的檔案管理理念已經深入他們的內心，短時間內很難轉變過來。這要求有關單位循序漸進、潛移默化地進行引導，降低員工的抵觸心理。只有先轉變傳統的思想，從固有的模式中掙脫出來，才能進行檔案管理工作的創新。在信息化的時代背景下，檔案管理創新是必須要執行的，只有與時俱進，才能促進檔案管理工作有效進行。

（一）對檔案管理理念進行創新。傳統的檔案管理觀念已經不適應時代的發展，極大地影響了運轉效率。信息化的檔案管理可以促進單位更好地開展管理工作。對檔案管理理念進行創新，確定基調，為檔案管理樹立好方向。要積極促進檔案管理的規范化、科學化，促進檔案管理與計算機技術的融合，堅持現代化的發展方向，重視起相關的檔案管理工作，樹立創新的意識觀念，轉換思維方式，做出應變，打破傳統的檔案管理方法。在高度的信息化中，要順應歷史趨勢，提高檔案管理人員計算機方面的知識，提升檔案管理人員的應變意識，促進檔案管理高效展開。

（二）促進檔案管理工作的科學化。在創新檔案管理工作時，要遵循科學的觀念，促使科學技術和檔案管理技術有機結合在一起，要理論聯系實際，促進信息時代檔案管理工作的展開。要充分發揮檔案管理人員的積極作用，這就要求檔案人員具有較高的綜合素質，相關部門要提高標準，加強培訓，完善檔案管理的規章以及具體規定。單位要積極培養敢于創新，具有創新意識的人才，加大培育力度，挑選愛崗敬業、熱愛工作、認真負責的檔案管理人員。檔案管理人員需要具有一定的預見和應變能力，從大的完整的方面看到整個檔案管理領域的發展趨勢，這就要求主管人員對檔案管理人員進行周期性的考核，促使工作人員積極了解檔案管理領域的具體運行方式，以及更新了哪些技術，只有真正關注檔案管理領域，才能做好本職工作，具有一定的前瞻性。單位需要及時建立起規范合理的檔案管理體系，促進檔案管理工作有效進行，發揮檔案管理人員的能動作用，規范服務意識，完善檔案管理的新型體系。

（三）對檔案管理進行統一。傳統的檔案管理方式破碎分散，沒辦法大量進行集中管理。而信息化的檔案管理把檔案信息都統合在一起，有利于進行集中管理，有利于從根本上解決不好管理的問題。信息化的檔案管理需要注意把檔案信息進行有效分類，把不同類型的信息做好規劃整理，使信息簡單明了，挺高運用效率，提升效果。要對檔案信息管理系統進行規劃整理，使之科學有效，要給管理人員明確管理工作中的各項規則，合理使用。單位要完善相關的設備設施，對檔案管理系統進行修改，使之符合單位的具體需要，更有針對性地對檔案信息進行管理。

（四）完善服務機制。在高速信息化的時代，信息的傳播速度極快，所含的信息量巨大，一個單位可能無法兼顧所有方面。這就要求不同的單位在檔案管理方面積極合作，可以開設大型的檔案管理體系，共同使用，共享信息，分工合作，實現資源的網絡共享。這有利于完善檔案管理的服務機制，擴展了空間范圍。通過檔案管理平臺的建立，人民群眾可以自由學習檔案管理知識，促進檔案管理的普及。有利于促進檔案管理行業的人才培養，實現良性循環，改變新型檔案管理人才缺乏的局面。這不僅有利于擴展人民群眾的視野，豐富活動種類，提高素質，促進全面發展。還能激勵檔案管理人員積極進行學習，相互競爭交流，增強競爭力。有利于傳播先進的檔案管理技術，集思廣益，促進檔案管理體系的完善與進步，讓檔案管理者積極轉變傳統的檔案管理理念，在時代發展中充實自我，更好地完成本職工作。

四、總結

當今社會是一個信息化的社會，檔案管理工作也要順應時代發展的潮流，積極創新管理工作。對檔案管理工作進行創新，有利于促進管理工作的進步，為檔案管理工作提供了動力。在創新過程中，要對檔案管理的理念進行創新，打破傳統;要積極促進檔案管理工作的科學化，把現代科技運用到管理工作中來;對檔案進行統一管理，加強協同。只有這樣，才能促進檔案管理工作創新，促進社會經濟發展。

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