大數據環境下檔案數字化管理初探

田瓊

【摘要】隨著現代社會的飛速發展，云計算技術和物聯網技術給現代人的生活和工作帶來了翻天覆地的變化，大到國家行政治理，小到單位管理甚至個人生活，都被現代科技深深影響著。大數據時代的來臨，讓檔案管理工作也有了新的改革與發展方向，本文結合筆者實際工作研究，探討了大數據環境下檔案數字化管理的對策。

【關鍵詞】大數據;檔案管理;數字化

一、大數據環境下檔案數字化管理的必要性

從當前的實際情況來看，國內檔案數字化建設已經經歷了很長的時間，但整體發展水平依舊有待提升，雖然云計算、移動互聯網等現代信息技術已經被逐漸應用到檔案管理活動中，卻常常無法滿足檔案管理的實際需要。為此，在檔案管理數字化建設中引入大數據技術，推進檔案管理工作的創新發展勢在必行。

第一，在大數據環境下，檔案管理從數字化逐漸朝著數據化轉變，首先是檔案管理理論的轉變，過去那種以紙質管理為主的管理模式已經逐漸朝著數據化方向發展，各種電子檔案、數字檔案以及信息系統數據層出不窮，開始成為檔案管理的主要對象。其次是信息數據服務，大數據環境下檔案管理工作開始朝著多元化、開放性以及先進性轉變，網絡化和智慧型服務逐漸成為檔案信息服務的新方向。第二，檔案管理工作逐漸從信息共享發展為價值共享，首先是檔案管理方式的轉變，從檔案存儲、分析、挖掘、開發利用等都已經在數字化的環境下實施，檔案數據庫、云管理系統的構建，能夠有效促進其價值的挖掘。其次是檔案管理流程的轉變，檔案收集、整理等手工操作開始由計算機代替，檔案載體和檔案加工、開發也有了非常大的轉變。

二、大數據環境下檔案數字化管理對策

（一）管理系統與辦公自動化系統整合。按照國家檔案局的相關規定，數字檔案管理系統應當和其他管理系統進行物理隔離。然而通常情況下，檔案管理與辦公自動化系統是由兩個不同的軟件公司開發設計的，兩個系統的標準與格式不統一，有時候還會出現不兼容的情況，很容易給系統之間的連接、數據移植以及數據交換等帶來不便，也可能會影響到檔案系統的運行情況。所以，檔案管理系統的開發設計必須要盡量和辦公自動化系統保持統一性，要求開發設計人員能夠為系統設置數據接口，有助于檔案材料的導入和移植，對于未來的運行維護活動和升級更新也具有非常大的幫助。檔案管理系統與辦公自動化系統保持統一標準后才可以確保文件檔案材料的一體化管理，促進管理效率不斷提升。

（二）建設大數據資源平臺，數據共享。檔案數字化即是要求檔案信息資源聯網，確保檔案信息共享，若僅僅是單機管理或簡單的內部局域網聯網，則無法實現預期目的。為確保檔案資源能夠充分發揮出其利用價值，可以盡快建立以地方為中心的檔案數據庫檢索與服務中心。這一數據庫檢索與服務中心應當囊括所有檔案數據信息，借助于這一中心來向地方各級單位提供檔案利用檢索服務，從而有效促進檔案資源檢索效率的提升。數據檢索與服務中心的構建還能夠有效避免重復的歸檔立卷工作，例如說上級單位下發文件，其他單位不需要再進行歸檔，直接能夠在數據中心檢索利用，地方單位只需要把本單位文件和其他檔案資源進行歸檔即可。

（三）建設海量檔案數據庫。現階段，大部分單位的檔案數據是依靠辦公自動化系統進行移植，這部分數據也僅僅是近年來所產生的，其數量并不龐大，而歷史數據還有大部分并未進行數字化轉換，這就給檔案的開發利用帶來了困難。所以，必須要進一步發揮出數字檔案管理系統的功能，堅持有計劃、有步驟地對過去的歷史檔案實施數字化轉換，除開部分紙質檔案，還需要把實體檔案資源轉換后存入系統。例如說關系到單位榮譽的獎牌、證書、題詞等，數字化后存儲于系統內部。同時，聲像、音頻等檔案資源進行數字化處理之后能夠支持在線播放，有助于提升檔案利用效率。

（四）加快檔案人員知識更新。21世紀是知識經濟時代，也是信息時代，對于檔案管理人員來說，必須要把管理工作的重心集中在數字化管理與網絡化建設上，從而讓檔案管理工作能夠借助信息技術的翅膀飛得更高。所以促進檔案管理人員的理論技術學習是確保檔案數字化工作的基本前提，檔案管理人員應當主動提升自己的信息化管理水平，在學習各種技術知識的過程中拓展自己的視野，豐富和優化自己的知識結構，促進專業能力的提升，讓自己成為一個既熟悉檔案管理業務，又能夠熟練掌握信息技術的專業化綜合型人才。各單位應當加大資金投入，配置好相關設備，為人才的培養創造良好的硬件條件，同時定期組織開展教育培訓活動，打造專業化的檔案管理隊伍，迎接大數據時代的來臨。

三、結語

總之，在大數據環境之下，檔案管理工作面臨著極大的挑戰，同時也具有非常多的發展機遇，大數據是檔案管理工作人員必須要正視的一個問題，應當在實際工作中不斷努力革新，抓住機遇，促進檔案管理工作取得更大的突破，從而充分挖掘出各種檔案資源的利用價值，為單位各項工作的開展服務。

【參考文獻】

[1]張旭.檔案管理數字化淺談[J].陜西檔案，2017（05）：23-24.

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