事業單位加強辦公室檔案管理的創新思路構架

郭秋平

【摘要】本文在對事業單位辦公室檔案管理的現狀進行簡要分析后，從四個方面深入闡述了如何構架辦公室檔案管理的創新思路。

【關鍵詞】事業單位; 檔案管理;創新思路

在過去，許多事業單位往往對檔案管理工作缺乏重視，沒有認識到檔案管理工作對自身發展的重要影響，從而忽視檔案管理工作的方方面面。但是隨著國家對事業單位改革的推進及事業單位自身認識水平的提高，事業單位加強檔案管理工作，對檔案管理工作進行創新成為必然選擇。

一、事業單位辦公室檔案管理現狀

（一）對辦公室檔案管理不夠重視。許多事業單位對辦公室檔案管理的重要性缺乏認知，認為檔案管理工作對自身發展的作用不是很大，所以在檔案管理工作中的資金投入、人員配備、工作考核等方面做的不是很到位。再加上單位內對檔案管理工作的不重視，導致相關工作人員對從事本職工作缺乏積極性和熱情，這也進一步導致辦公室檔案管理工作的發展受到阻礙。

（二）檔案管理技術較為落后。隨著信息技術的發展，事業單位的許多部門都引進了信息技術來提升工作效率，但是由于對檔案管理工作缺乏重視，許多事業單位在對引進信息技術進行檔案管理工作方面做的不夠好，檔案管理運用的方法和手段較為落后，導致檔案管理工作的效率不高。

（三）檔案管理人員專業性較差。檔案管理工作是一項需要專業技能與知識的工作，但是許多事業單位在對相關工作人員進行選取的時候沒有注重一點，導致許多并不具備相關知識技能的人員從事檔案管理工作，而事業單位后續沒有對其進行相關的培訓。缺乏專業人員可能導致檔案分類不標準、查閱困難，甚至有可能導致檔案的遺失。

（四）檔案管理制度不夠靈活。事業單位的檔案管理工作是由國家標準來進行規范的，但是國家統一的標準可能并不適用于所有的事業單位，而有的事業單位在檔案管理工作上死扣國家相關標準，不根據自身實際發展情況來進行靈活變動，導致檔案管理工作進行的不是很好。

二、創新思路進行辦公室檔案管理的措施

事業單位加強辦公室檔案管理的創新思路可以從幾個方面同時進行。首先是思想創新，要從思想上對檔案管理工作重視起來。其次是制度創新，要結合實際情況制定檔案管理制度。再次是人員選拔創新，要選擇專業性的檔案管理人員來進行檔案管理工作。最后是技術創新，要提升檔案管理工作在信息技術應用方面的水平。下面將對這四種創新思路進行詳細介紹。

（一）思想創新。要提升事業單位辦公室檔案管理工作的水平，就必須在思想上對檔案管理工作重視起來，這是加強辦公室檔案管理的前提。首先，事業單位領導要提升自己對檔案管理工作重要性的認識程度，積極主動地對檔案管理工作的相關方面進行探討和研究，做好表率作用，并加強對檔案管理工作的督促，根據實際情況對相關工作人員下達任務和指標。其次是檔案工作人員要加深自己對本職工作的認識，在意識到檔案管理工作的重要性之后，提高積極性全力以赴進行工作，使檔案管理工作對事業單位發展的促進作用充分體現出來。

（二）制度創新。制度是事業單位工作開展的有效保障，要依照國家對檔案管理工作的相關規定和自身實際情況來制訂適用本單位的檔案管理工作方面的制度，通過實施創新的、靈活的檔案管理制度，構建起合理高效的檔案管理工作的運行機制，修訂和改進相應的規章制度，確保檔案工作人員在日常的工作中可以依據制度來規范自己的行為。此外，相關規章制度的制定還可以將檔案管理工作人員的職稱評定、獎勵表彰、責任劃分、績效考核等進行一個明確和公示，從而激發他們的積極性。

（三）人員選拔創新。上文提到過，辦公室檔案管理工作是一個專業性比較強的工作，需要從事這項工作的人員具有檔案管理的相關知識或者技能，因此事業單位必須選取符合要求的、合適的人才來進行檔案管理工作。首先，在挑選檔案管理工作人員的過程中，事業單位要加強對應聘人員專業知識與專業技能的考查，確保入選人員有把檔案工作做好的能力。其次，事業單位可以組織培訓工作，對檔案管理工作人員的專業知識技能水平進行提升，并組織相關人員對檔案管理工作的先進方式、先進理念等進行觀摩和學習。通過這些做法，可以在思維和技能上對檔案管理工作人員進行一個提升，從而促進檔案管理工作更好地開展。

（四）技術創新。在信息技術飛速發展的互聯網時代，事業單位在檔案管理工作中也要積極運用各種現代化技術和手段，比如說可以利用微縮、數字圖書館、光盤、聲像等技術實現檔案管理工作的現代化。如果在檔案管理工作中運用這些信息技術，可以極大方便工作人員的管理工作，提升檔案管理工作的效率。為了在檔案管理工作中運用信息技術，首先，事業單位要加強基礎設施方面的建設，即為檔案管理工作配置相應的硬件和軟件設備，如電腦、打印機、專業的檔案管理系統等，并隨時對這些設備進行更新，為檔案管理工作的信息化奠定基礎。其次，事業單位要加強對檔案管理人員運用信息技術管理檔案的技能培訓工作，以便引入的設備可以充分發揮出作用。在做到設備的完善和人員的培訓后，就能促進檔案管理工作的現代化發展。

三、結束語

綜上所述，辦公室檔案管理對事業單位而言非常重要，但由于過去認識不足，導致其在檔案管理方面的工作做的不是很好，隨著時代的變化，事業單位要重視檔案管理，在思想上、制度上、人員構成上、技術上對檔案管理工作進行創新，從而提升檔案管理工作的水平，為自身的發展提供幫助。

【參考文獻】

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