如何在事業(yè)單位檔案管理中開(kāi)展精細(xì)化管理

劉燕

【摘要】檔案信息是事業(yè)單位作決策的重要依據(jù)之一，因此對(duì)于檔案進(jìn)行精細(xì)化管理顯得尤為重要。我們將檔案管理工作在每一個(gè)細(xì)節(jié)當(dāng)中進(jìn)行細(xì)化分解，將精細(xì)化觀念融入事業(yè)單位的每一個(gè)工作人員頭腦中，從而總結(jié)出最佳的工作流程和方法，提升工作效率。本文著重講述在事業(yè)單位檔案管理工作中開(kāi)展精細(xì)化管理存在的問(wèn)題以及解決辦法。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;精細(xì)化管理

檔案管理是事業(yè)單位管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在事業(yè)單位檔案管理中開(kāi)展精細(xì)化管理，將檔案管理的工作流程精細(xì)化，通過(guò)規(guī)范的流程將各項(xiàng)工作達(dá)到數(shù)據(jù)化、標(biāo)準(zhǔn)化，保障事業(yè)單位的檔案管理工作能夠高效、持續(xù)、精準(zhǔn)運(yùn)行。我們?cè)谶M(jìn)行事業(yè)單位檔案管理的精細(xì)化管理過(guò)程中，要著重落實(shí)檔案管理責(zé)任制，明確每一位事業(yè)單位工作人員的職責(zé)所在，當(dāng)工作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)要及時(shí)檢查并處理，確保檔案工作精細(xì)化開(kāi)展。

一、檔案管理中開(kāi)展精細(xì)化管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理相關(guān)規(guī)章制度欠細(xì)化。現(xiàn)階段，我國(guó)并沒(méi)有建立完善的事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理的規(guī)章制度，在進(jìn)行事業(yè)單位管理工作時(shí)不夠重視，忽視相關(guān)制度的建立，而事業(yè)單位對(duì)檔案的精細(xì)化管理方面更沒(méi)有涉及。我們?cè)谶M(jìn)行事業(yè)單位檔案管理中開(kāi)展精細(xì)化管理存在著很大的困難，制度的缺乏導(dǎo)致部分事業(yè)單位檔案工作無(wú)據(jù)可依，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范和理論支撐，不能很好地開(kāi)展檔案精細(xì)化管理工作。

（二）精細(xì)化管理程度較低。社會(huì)的進(jìn)步，使得科技水平也在不斷發(fā)展，現(xiàn)階段辦公室內(nèi)先進(jìn)的系統(tǒng)設(shè)備能夠使檔案工作變得更為科學(xué)、高效，但是部分事業(yè)單位在檔案管理部門(mén)投入的資金較少，沒(méi)有引入較為先進(jìn)的檔案軟件系統(tǒng)，給檔案的精細(xì)化管理工作帶來(lái)一定的影響，導(dǎo)致檔案管理效率不高，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展，影響著事業(yè)單位在檔案管理中開(kāi)展精細(xì)化管理工作的進(jìn)程。

（三）檔案利用有限。現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位存在著落后思想，對(duì)于檔案的利用不及時(shí)，對(duì)檔案的功能性發(fā)展存在著嚴(yán)重的阻礙作用。我們要將檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，但是現(xiàn)有的檔案流程較為復(fù)雜，對(duì)檔案的利用率很低，無(wú)法方便快捷地查詢檔案資料，為檔案的精細(xì)化管理工作帶來(lái)阻礙。

二、檔案管理中開(kāi)展精細(xì)化管理的措施

（一）建立健全責(zé)任制。我們根據(jù)現(xiàn)有的檔案相關(guān)制度，各個(gè)事業(yè)單位依據(jù)自身情況，建立符合自身發(fā)展的檔案管理規(guī)章制度，這樣保障檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)、高效，有助于檔案精細(xì)化管理工作的正常開(kāi)展。我們?cè)诒ＷC事業(yè)單位能夠充分重視檔案管理工作的同時(shí)，加強(qiáng)落實(shí)檔案精細(xì)化管理工作，從而提高工作效率，最大限度發(fā)揮檔案的功能性作用。我們要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，保證檔案工作崗位實(shí)行專人專職工作流程，確保檔案信息的安全。同時(shí)要結(jié)合先進(jìn)的信息化系統(tǒng)，保證檔案管理工作的質(zhì)量和高效，將檔案工作實(shí)施精細(xì)化管理。

（二）建立適合的精細(xì)化檔案管理流程。隨著社會(huì)的進(jìn)步，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，工作環(huán)境、管理方式、工作流程都發(fā)生了很大的變化，我們?cè)谑聵I(yè)單位的檔案管理中開(kāi)展精細(xì)化管理工作要適應(yīng)科技的發(fā)展，結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)水平，利用高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，開(kāi)展檔案工作的精細(xì)化管理，提高工作質(zhì)量和效率。將檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，可以使檔案管理工作變得標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，能夠遵循標(biāo)準(zhǔn)的工作流程將檔案進(jìn)行立卷、歸檔，對(duì)檔案收集種類和數(shù)量信息進(jìn)行及時(shí)登記，形成隨時(shí)進(jìn)行檢索、借閱等一系列精細(xì)化管理流程。我們要將精細(xì)化管理理念滲透到事業(yè)單位檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)，確保每一個(gè)流程都能夠有切實(shí)可行的管理措施，保證精細(xì)化管理工作順利開(kāi)展。

（三）加強(qiáng)服務(wù)水平、提高效率。國(guó)家越來(lái)越重視單位的檔案管理工作，我們要盡量避免數(shù)據(jù)的失誤，減少人為因素的操作失誤，為更好地進(jìn)行檔案管理工作，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的服務(wù)性功能。事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)要將服務(wù)置于檔案精細(xì)化管理的首要位置，通過(guò)完善的管理制度和服務(wù)流程，使事業(yè)單位通過(guò)檔案信息提供更加方便快捷的溝通，使檔案工作能夠得到自身價(jià)值的體現(xiàn)。事業(yè)單位重視檔案精細(xì)化管理的主要目的是為各部門(mén)提供方便快捷的服務(wù)，提高工作效率，保證工作質(zhì)量。

三、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位的檔案信息涉及本單位各個(gè)部門(mén)的發(fā)展歷史，是對(duì)以往信息的數(shù)據(jù)記錄，對(duì)于事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展有著非常重要的作用。我們將檔案管理精細(xì)化，有助于檔案信息的妥善保存，能夠?qū)κ聵I(yè)單位的發(fā)展起到積極的影響。如何正確解決事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理中存在的問(wèn)題，如何加快事業(yè)單位對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理的措施，這是我們當(dāng)今尤其需要注意的問(wèn)題。檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，能夠有效地維護(hù)事業(yè)單位的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，適應(yīng)國(guó)家發(fā)展，推動(dòng)落實(shí)檔案精細(xì)化管理。

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