市政工程檔案管理改進建議

王錫霞

【摘要】當前，多數城市的市政工程建設日益重視環境藝術設計內容。在市政工程工作中，市政工程檔案管理工作占據著重要地位，然而其中卻存在著諸多問題。基于此，本文分析了市政工程檔案管理存在的問題，探究了相應的改善策略，以期為我國市政工程檔案管理工作提供借鑒。

【關鍵詞】市政工程;檔案管理;改進建議

市政工程檔案是城市科學規劃的重要依據，是城市規劃編制與調整、市政設施管養維修的基礎資料。當前市政工程檔案管理正從傳統人工管理時期步入數字信息化管理時期，檔案管理工作存在巨大的機遇，也面臨嚴峻的挑戰。加強市政工程檔案管理，保存城市建設的成果，利用市政工程檔案資料促進城市可持續發展和健康運行，是城市建設者和管理者應重點思考的問題。

一、市政工程檔案管理的重要性

市政工程檔案是指城市在拆改，布局規劃建設中，以音頻、視頻、圖像資料、圖紙等形成的對社會發展有重要意義的資料。市政工程檔案不僅能真實反映當前市政的情況，更是一種難得的資源。然而，市政工程檔案管理存在著諸多問題，對市政工程的正常建設運營造成了嚴重的不良影響。因此，有必要深入分析市政工程檔案管理存在的問題，并積極探究相應對策。

二、市政工程檔案管理現存問題

近十年來，各級政府對市政基礎設施的建設與民生改善持續重視，政府和民間資本對該領域的投資熱情高漲，市政工程的建設規模不斷擴大，工程數量逐年增加。在市政項目建設井噴式發展的過程中，摂如影隨形，我國市政檔案主要存在以下幾點問題：

（一）市政工程檔案管理人員水平不足。傳統的市政工程檔案主要是紙質檔案，對管理人員的業務技能要求相對較低。當前，部分市政工程檔案不僅包括相關紙質檔案，還涉及諸多圖紙、模型、電子文件以及影像資料等。因此，此類市政工程檔案管理人員有較高的素質要求，不僅要求工作人員有過硬的管理類業務知識，還要求檔案管理人員熟練掌握計算機相關操作技能，能熟練進行檔案分類匯編以及檔案信息檢索。市政工程檔案管理具有很強的綜合性和專業性，檔案編制和管理人員的專業水平和綜合素質對市政建設的質量有著不可忽略的作用。在市政工程建設和維修管養行業，檔案編制和管理人員大多非專業人員，檔案管理力量薄弱，管理人員專業素養不高，管理水平不強，編制的檔案資料質量良莠不齊，導致工程檔案編制管理與項目建設難以同步形成，嚴重的還會導致工程檔案失真、遺漏等現象發生。

（二）市政工程檔案管理重視程度不足。當前，部分市政工程缺乏對檔案管理的高度重視，將檔案管理工作視為可有可無的環節。缺乏先進的市政工程檔案管理手段，極易導致市政工程檔案的遺漏缺失，難以有效保障市政工程檔案的參考價值以及利用價值。我國市政工程建設和管理領域，沒有形成完善的市政檔案管理制度。市政工程從項目前期、項目建設、竣工驗收到后期管養，檔案資料分別由不同的部門編制，統一收集歸檔難度較大。各部門之間和部門內部缺乏完善的檔案管理體系和科學管理機制，檔案管理缺乏細則，難以規范化管理，造成市政工程檔案完整性、準確性和連續性打折，市政工程建設檔案資料失真和歸檔滯后的現象時有發生，市政工程檔案分散、不完整、沒有統一歸檔和規范入庫管理的現象普遍存在，導致市政工程統一歸檔接收率不高。

（三）市政工程檔案管理改革力度不足。檔案資料的標準化、規范化是檔案管理信息化的基礎，檔案資料標準化程度低制約了市政檔案管理信息化的發展。一直以來對市政檔案管理工作投入不足，市政檔案歸檔、入庫、查閱檢索方式的數字化和信息化改革進展緩慢，市政檔案管理方式滯后于社會發展的要求。我國城建檔案資料管理中，低效的傳統管理方式仍然占絕對優勢，造成檔案資料利用手續繁瑣，查閱不方便。加上資料不完整、失真問題導致可參考性降低，造成檔案資料利用率較低，服務社會的功能減弱。

三、市政工程檔案管理改進建議

（一）提高管理人員專業技能。要加強對此類市政工程檔案管理人員的教育，積極鼓勵在職員工參與再教育學習，使員工在工作中不斷加強自己的專業技能知識，提高其業務能力，深入了解環境藝術設計的相關知識，并能熟練掌握計算機相關操作技能，能利用計算機技術熟練進行檔案分類匯編以及檔案信息檢索。另外，要加強對檔案管理人員的現代檔案學知識理論培訓，深化檔案管理人員對現代檔案學管理理論的理解，使之具備現代化的檔案管理理念。積極發揮工作人員的主觀能動性和創造力，是檔案管理工作的重要手段。一方面要聘用專業的檔案管理人員，建立高素質的檔案管理隊伍。另一方面，要建立從業人員定期學習培訓制度，納入職稱評聘和考核管理。檔案管理、市政工程建設主管部門和市政設施管理部門要聘請專業人士對市政工程檔案從業人員進行定期培訓。城建檔案館等業務部門要加強業務指導，組織檔案管理人員定期內部業務學習交流，扎扎實實提高從業人員的整體素質和業務水平。

（二）建立健全市政工程檔案管理機制。建立健全市政工程檔案管理機制，制定規范的檔案編制和管理的流程，將檔案管理工作納入單位系統化管理程序中。每個市政工程的建設、施工、監理和管養單位，都必須設置專門的工程檔案管理部門，配置專職的檔案管理人員。項目竣工驗收后，由建設單位牽頭，按照城建檔案館列出的標準化的市政檔案入庫清單，溝通協調各相關單位，收集該項目從前期到竣工驗收的檔案資料，按照檔案管理規定及時將檔案入庫存檔，并做好與管養維修部門的資料移交。對市政工程檔案采集管理的各項工作，諸如檔案資料采集、檔案儲存管理、檔案資料移交保管等，要對具體責任人進行明確，構建系統完善的市政工程檔案管理責任制度，實現市政工程檔案資料采集水平的大幅度提高。

（三）提高市政工程檔案管理信息化水平。我國市政工程檔案有多年歷史，從建國初期至今，已經在技術，管理等方面獲得重大進展。我國在過去主要通過人工管理檔案，相較于現代化的管理方式較為傳統，不能有效順應時代發展。并且，紙制品受時間和環境因素影響嚴重，極易發霉變形，不利于保存。但是，在現今的社會背景下，檔案管理也要緊跟時代潮流，可以完全依靠計算機進行存儲、翻閱等工作。一方面極大節省了儲存空間，節省社會資源;另一方面，員工工作效率也將大幅提高，并且降低工作強度。利用現代網絡技術實現檔案各管理單位之間的資源共享，讓城建檔案館和建設單位、業務單位之間進行實時動態的信息傳遞。構建以城建檔案館為中心，規劃、設計、勘察、維修管養等檔案資料利用部門和建設、施工、監理等檔案收集編制管理業務部門為分支的信息交流網絡，進行及時的業務指導和檔案資料查詢利用。利用多渠道智能檢索查詢檔案資料，計算機貯存、云服務乃至人工智能服務，有效提高管理和服務效率，進而提高檔案資料的利用率，發揮出它的技術效用和社會經濟效益。

四、結語

總之，現階段我國市政工程檔案管理工作中還存在很多問題，特別是在相關體系的建設和發展過程中，沒有得到相應的完善和發展，這使得我國市政工程檔案管理的建設受到了一定程度的影響。在市政工程檔案管理逐漸步入信息化智能化管理的新形式下，健全和創新市政檔案管理機制，統籌原始資料收集、市政工程檔案編制、管理、查詢與利用各相關環節，暢通市政檔案各相關部門銜接機制，大力推進市政基礎設施建設、改擴建和維修管養過程中各種原始資料保存形式的標準化改革和存檔規范化工作，抓住當前信息技術大發展的機遇，加大人力物力投入，培養兼具市政工程和檔案管理學專業素養的綜合性管理人才，重視發揮市政檔案管理人員的能動性，提高市政檔案管理的信息化管理水平，才能最大程度將市政工程檔案中儲存的信息轉化為現實生產力，發揮它的技術效用及社會經濟效益，大大提高當前市政檔案管理水平和管理效率。

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