論秘書溝通能力的重要性

林海珍

【摘 要】教學秘書是高校教務處進行有效工作必不可少的工作崗位之一，也學校教學管理基層的管理者和執行者。高校教學秘書高效細致的工作，是保證教學秩序正常運行的基礎，秘書溝通能力的高低是提升各高校教育工作者之間信息溝通和教學方案實施的基礎條件之一。因此，高校教學秘書必須要通過加強相關的理論學習，提高自身修養以及從社會實踐中總結經驗等方法來提高自己的溝通能力。本文對高校教學秘書的角色和能力定位進行了簡單介紹，闡述了秘書溝通能力的重要性，并針對如何提升秘書溝通能力提出了幾項相關對策，希望對提升高校教育教學工作效率略盡綿薄之力。

【關鍵詞】秘書；溝通能力；重要性

【中圖分類號】G47 【文獻標識碼】A

【文章編號】2095-3089（2019）07-0287-02

教學秘書是高校教學管理崗位不可或缺的，是學校領導教學管理工作的得力助手，在學校教務部門、老師和學生之間起到紐帶的作用。溝通能力是進行秘書工作的必備能力之一，是保障教學工作秩序得以順利進行的關鍵能力。

一、教學秘書在教學管理中的角色和能力定位

1.角色定位。

教學秘書工作是聯系學校領導層和學校實際教學之間的紐帶，在工作過程中必須要對自身有一個準確的角色定位，才能更好的開展秘書工作。首先，作為教學秘書，必須要明確自己作為高校領導助手參謀的角色，作為高校教學秘書不僅要協助領導處理相應的教學科研事務，還要當好領導的參謀，充分發揮自己的紐帶作用，將領導的各項指示精神有效且及時的傳達給老師和學生。其次，教學秘書還要明確自己服務保障者的角色，教學秘書要通過對教學運行、日常教務、學籍、教材等各項管理工作，實現為教學、科研、師生服務的目標。最后，教學秘書還要明確自己溝通協調者的角色，在學校教務部門、院系、師生之間合理統籌，做好溝通協調的工作。只有教學秘書明確自身的角色定位，才能促進高校教學和科研活動的有序開展。

2.能力定位。

做好高校教學秘書工作不但要明確自身所扮演的角色，還要對自身的必備技能有一定的了解，提升自身的綜合素質，促進高校教學與科研工作的有效進行。第一，作為高校教學秘書必備的能力及良好的公共關系溝通能力，在與系組織內部的教師、政治輔導員、班主任以及學生之間開展工作時能夠協調好交往對象間的各種關系，以保證院校教育教學的有效進行。第二，就是語言溝通能力，只有良好的語言溝通能力才能在內部公眾的溝通中選擇既能表達思想又能表達感情的語言的能力，達到提高積極性、強化組織內部凝聚力的目的。第三，公關信息的調查和整理能力，利用調查研究、制訂計劃、策劃傳播、評價結果四步工作法進行與高校教育教學工作相關的信息搜集與整理，進而為校領導提供有效的教育教學措施，提升教學有效性。只有掌握了秘書工作所必須的能力，才能在此基礎上更好的開展工作。

二、秘書具備溝通能力的重要性

1.溝通能力是決定秘書的工作任務能否順利完成的關鍵。

在高校教學秘書工作展開的過程中，良好的溝通能力是建立個人與他人和諧工作關系的基礎上的。秘書的工作內容決定了他們要與學校上上下下、里里外外的各種工作、學習人員打交道。因此，秘書良好的溝通能力直接影響其工作的展開以及工作完成質量的好壞。只有具備良好的溝通能力才能在遇到問題的時候，選擇恰當的方式進行磋商、溝通。這樣既有利于工作的完成，又能在解決問題的過程中進行了人際關系維護。

2.溝通能力是決定秘書工作找那個協同合作的關鍵。

在工作的日常人際交往中，有效的溝通是一種不可缺少的調節工具。在工作開展的過程中，秘書若能掌握良好的溝通能力就可以很好地協調人們的行為，使群體關系中、上下、左右和前后之間結合緊密，把各方面的力量匯集在一起，成為統一的力量。為了使群體活動與外界環境之間保持協調，使得高校的教育教學活動有序開展，就需要秘書的有效溝通這一手段來不斷取得工作中相關人員的協同合作。例如，當學校領導作出新的教育教學決策時，這就需要教學秘書將決策內容進行整理，并傳達到相關教師處，然后再根據教師所實施的實際情況收集學生的反饋，據此做出整理反映給各領導。這工作過程中，秘書一方面要通過溝通交流信息、情感、思想和觀點等影響、改變對方，達到行為的協調一致；另一方面，在交往活動中，只有每一位成員都圍繞共同的目標做出努力，才會產生良好的活動效果，使工作得以順利進行。

3.溝通能力是決定秘書職能能否順利發揮的關鍵。

良好的溝通能力有助于秘書在開展工作的過程中掌握組織內外部各種情況和信息便于參謀咨詢和輔助決策。無論是參謀咨詢還是輔助決策，都要求秘書深入各協調對象的工作進行調查研究，為領導收集信息、了解動態、提出參謀意見等。例如，當學校領導針對學校各教學現象對教學工作作出改善時，就要秘書與組織內各部門以及組織外部人員做好溝通，從而獲取各相關信息，再把信息進行加工整理，最后提供給領導。秘書溝通能力的高低直接影響秘書收集的信息質量，影響領導最終的決策。

4.溝通能力是秘書進行心理保健的關鍵因素。

作為社會成員，每個人都有歸屬和安全的需要，也是人們進行人際交往的需要。研究表明，如果一個人長期缺乏與別人的積極交往，缺乏穩定的良好人際關系，時間久了必然造成心理失調，危害身體健康。由此可見，人際交往對個人的心理健康有著極為重要的作用。而作為高校教學秘書，想要與學校各級領導搞好關系，處理好自身與各相關工作人員之間的關系，又能保持自己獨立性，就要掌握一定的溝通能力。例如，在遇到非原則性問題的時候，自己的意見若與領導一致，可是當自己的意見與領導相關甚遠的時候，可以保留自己的意見，與領導進行有效溝通，做好領導工作的輔助作用。另外，在與同事的日常交往中，要積極參與一些業余群體活動的基礎上，培養同事間的默契，從根本上適應新的工作環境，并維護自己的身心健康。

總之，秘書的溝通能力是在展開相關工作過程中的必備能力之一。秘書缺乏這種能力，就會在自身與他人之間設立一道障礙，嚴重影響與他人的關系，對工作產生影響。有效的溝通是體現領導者與秘書工作有效性的一個重要方面，也是領導者與其他人進行溝通的方式和渠道。所以，領導者與秘書的有效溝通已經是領導者與秘書工作的一個重要部分，雙方都要引起重視。因此，在高校教學秘書工作有效進行中，把握每一個實踐和鍛煉的機會，使人際交往的溝通能力從中得到提高。

參考文獻

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