檔案載體老化原因與防治研究

周文紅

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2019）12-122-02

摘 要 隨著時間和環(huán)境的變化，檔案載體會面臨著老化問題，要予以重視，把檔案載體老化包括實體老化和信息老化作為研究對象，對檔案載體老化的原因進(jìn)行分析，進(jìn)而實現(xiàn)對檔案載體老化的預(yù)防和治理。

關(guān)鍵詞 檔案載體 檔案老化 治理

檔案載體老化一般包含兩方面，一為物理老化指的是實體老化；即檔案載體在光、熱、有害氣體等物質(zhì)的共同作用下發(fā)生了不可逆轉(zhuǎn)的化學(xué)變化，如膠片的 影像變得模糊不清甚至消失、紙張發(fā)黃和變脆等。二為邏輯老化是指隨著時間的流逝，檔案信息資源的使用價值漸漸地降低直到可能根本不再擁有使用價值。本文探討的事檔案物理老化問題。

一、載體檔案老化的原因分析

檔案載體老化的原因是多方面造成的，下面從檔案載體的保管條件、利用環(huán)境、檔案鑒定工作和檔案工作人員保護(hù)意識等四個方面來分析檔案載體老化的原因。

（一）檔案庫的保管條件限制

首先庫房建設(shè)不符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求，將庫房建設(shè)在辦公室的頂層和底層，這會造成庫房的溫度上升、季節(jié)性漏雨、潮濕；若把它建設(shè)在辦公室的南面和西面，也無法阻擋屋頂表面受到的太陽直射，屋內(nèi)沒有合適的地方通風(fēng)把熱量排出去，使檔案發(fā)霉、生蟲；有些檔案人員辦公室和生活間通常沒有分隔開，隨處放置收集到的檔案，形成灰塵和空氣中微量的固體雜質(zhì)，對檔案的載體造成不同程度的傷害、字跡會受到污染，形成適合微生物生存的環(huán)境，尤其是照片類的檔案，當(dāng)灰塵固體顆粒依附在膠片上不但讓膠片受到傷害，嚴(yán)重的會造成退色，產(chǎn)生污斑。這些因素都會直接或間接造成檔案的老化。

其次檔案裝具配備簡單，如木質(zhì)檔案柜易吸潮、蟲蛀，對檔案的存放也會造成影響；有的沒有選擇不含酸的檔案盒，更有甚者裝訂檔案卷皮都沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，大部分沒有封裝，裸露在空氣中，檔案裝具受到不同程度的損壞。有的檔案載體室想減少工作，仍然沒有完成卷改件，在使用檔案時把案卷整卷拿出來，會使卷內(nèi)所有文件受到破壞和造成了信息的泄漏。

此外照明燈具防光考慮少，部分檔案載體庫房采用的是含紫外線較多光源，也沒有在窗戶上采取防紫外線和安裝任何遮陽措施，不少老庫房的電線系明線老化，不利于防火、防光。

（二）檔案載體利用環(huán)境不理想

檔案庫房溫度按要求應(yīng)控制在14攝氏度到24攝氏度之間，相對濕度為45%～60%之間，并且有防有害氣體、防蟲、防盜、防光、防火、防熱、防霉、防塵及防潮等有效保護(hù)的功能。但是，有的檔案載體庫房的周邊環(huán)境存在不確定的因素，其中溫度、濕度、光照的強(qiáng)弱變化無法把控，對紙張的耐折度和字跡色差會造成很大的變化。此外，閱覽、利用環(huán)境是通過人的舒適度進(jìn)行選定的，溫度在28度左右，濕度在70%左右，這會讓紙張在外觀、結(jié)構(gòu)和性質(zhì)等方面漸漸產(chǎn)生著不可逆轉(zhuǎn)的變化，即變色、強(qiáng)度下降和化學(xué)性質(zhì)變化，從而讓紙張快速的老化。

同樣不合理的溫濕度會減少磁性載體和光盤載體的電子檔案壽命，會造成載體脆弱。在使用時，表面灰塵和電子檔案文件載體摩擦，使磁盤，磁帶，光盤表面劃傷；刮擦磁性載體材料的磁性層，使磁粉脫落，損壞記錄信息；損壞磁盤，磁帶和磁頭良好的接觸，導(dǎo)致磁記錄信號的衰減；劃傷光盤記錄介質(zhì)，影響讀取時反射光的強(qiáng)度，造成記錄信息的損壞。

（三）檔案工作人員保護(hù)意識不強(qiáng)

一些檔案保管利用人員缺乏專業(yè)的檔案保護(hù)知識，不了解檔案載體在利用環(huán)境中受到的不利影響，會導(dǎo)致檔案的老化。在提供檔案利用服務(wù)的過程中，沒把對檔案的保護(hù)沒有放在心上，檔案使用完后沒有及時的整理好，長時間地擺放在桌面上，暴露在強(qiáng)光的照射下，最終使得圖紙和資料發(fā)黃、變脆、字跡模糊，造成了檔案載體的老化。

二、檔案載體老化的預(yù)防

檔案老化預(yù)防是減輕外部環(huán)境因素對檔案材料和記錄材料的損害，基于物理化學(xué)性質(zhì)和其變化的規(guī)律，尋找保護(hù)檔案的科學(xué)方法，來實現(xiàn)檔案載體老化的預(yù)防。

（一）制定檔案載體的保護(hù)制度

制定嚴(yán)格的庫房管理制度，由指定人員來管理檔案，無關(guān)人員一律不得出入。嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，一定不能把企業(yè)機(jī)密給泄露出去，并把其看成是神圣的職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。建立和完善檔案接收制度。檔案的收集應(yīng)由雙方檢查確認(rèn)正確后，填寫轉(zhuǎn)讓單，雙方再簽字。建立健全檔案借閱制度，借用了檔案，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)填寫相關(guān)的借閱登記表。借閱完成后，應(yīng)及時歸回。秘密檔案的借閱，調(diào)動，銷毀等要有指定的領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，一絲不茍地執(zhí)行相關(guān)的登記手續(xù)。建立健全檔案統(tǒng)計制度，檔案收入，移出，整理，鑒定，保管，利用，銷毀等嚴(yán)肅，要進(jìn)行詳細(xì)的分析研究，并應(yīng)準(zhǔn)確及時地反映檔案管理工作中的不同之處。

（二）強(qiáng)化檔案工作人員的防檔案載體老化意識

檔案人員要提高自己的工作能力，有效地保護(hù)好檔案。檔案室還要每隔一段時間對工作人員的檔案專業(yè)能力進(jìn)行考核評估，提高對工作的理念，認(rèn)識到檔案保護(hù)工作的重要性，要經(jīng)常檢查檔案載體的安全，掌握檔案存放情況，為科學(xué)管理檔案積累信息。

（三）建立檔案室災(zāi)難預(yù)警機(jī)制

保護(hù)好檔案載體就應(yīng)及時采取防災(zāi)措施，盡可能減少或避免損失。如昆蟲損傷，霉菌和水分侵入，管道泄漏，風(fēng)暴，洪水等，以及一些人為災(zāi)害，如電力中斷，化學(xué)品泄漏，縱火等都很可能造成檔案載體一定的損害或永久性損害。特別注意防火檢測或預(yù)警機(jī)制，配備了火災(zāi)傳感器和報警系統(tǒng)，并直接連接到當(dāng)?shù)叵啦块T。

（四）改進(jìn)檔案保護(hù)的條件，定期檢查檔案載體老化情況

檔案庫房應(yīng)使用防紫外線玻璃和遮光設(shè)施，以防止陽光直射來保護(hù)紙質(zhì)檔案和膠片檔案。檔案庫房和查閱檔案的房間應(yīng)使用乳白燈罩，如果使用熒光燈應(yīng)有過濾紫外線和消防安全措施。檔案室應(yīng)設(shè)置滅菌室或消毒箱，新收藏的檔案應(yīng)通過消毒，粉塵才可以入庫后，要建立蟲霉檢查系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)昆蟲及時用吸塵器處理，使用密封門或過渡門，除灰塵和防灰塵組合。有能力的檔案室還可以設(shè)置空氣過濾器，以防止污染氣體進(jìn)入檔案室。城建檔案庫房周圍的開放空間應(yīng)該種植，綠化，減少污染，對影響庫房環(huán)境的污染物，應(yīng)該及時清理。