小議公文通知的寫作

摘 要：本文以一則通知病文為例，從內(nèi)容結(jié)構(gòu)、行文格式兩方面分析，并指出該通知病文的不妥之處，提出了修改及完善的措施，揭示公文文種通知的具體寫法及行文規(guī)范，為應(yīng)用寫作教學(xué)實(shí)踐提供真實(shí)的語料及教學(xué)方法借鑒。

關(guān)鍵詞：公文寫作 通知 病文修改

中圖分類號(hào)：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-1578（2019）04-0015-02

通知，適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。它可以用來發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，告知要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免和聘用干部等。在《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中發(fā)辦〔2012〕14號(hào)）規(guī)定的15種公文文種中，通知是應(yīng)用范圍極廣，使用頻率甚高的公文。以下是某學(xué)校的元旦放假通知，語體風(fēng)格上雖莊重、平實(shí)、簡(jiǎn)練，但細(xì)究下來，還有諸多不妥之處，現(xiàn)結(jié)合原文，進(jìn)行評(píng)改。

原文：

××大學(xué)關(guān)于元旦放假安排的通知

全體學(xué)生：

經(jīng)國(guó)務(wù)院辦公廳和上級(jí)部門有關(guān)通知精神，我校2019年元旦放假調(diào)休安排通知如下。

2018年12月30日—2019年1月1日與周末連休，共放假3天。

結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，放假期間，原則上不得離京外出，確需外出的，嚴(yán)格執(zhí)行請(qǐng)假報(bào)告制度。科級(jí)及以上干部和學(xué)生輔導(dǎo)員要保證24小時(shí)通訊暢通。各部門、各單位要安排好假期值班、安全檢查和師生員工的安全教育工作。特此通知！

××大學(xué)（章）

二〇一八年十二月二十六日

（學(xué)校總值班室電話：8089××××）

1 內(nèi)容結(jié)構(gòu)方面

就結(jié)構(gòu)規(guī)范來說，通知一般包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文及結(jié)語。通知正文開頭應(yīng)說明制發(fā)通知的緣由、目的、意義、依據(jù)等，用“現(xiàn)通知如下”等詞句過渡，引出通知的具體事項(xiàng)，如：時(shí)間地點(diǎn)、人物事件、措施安排等。如內(nèi)容較多，可分項(xiàng)列出，分條陳述。正文結(jié)尾應(yīng)提出通知的執(zhí)行要求，然后以文種結(jié)語“特此通知”結(jié)束全文。縱觀原文，問題如下：

1.1 主送機(jī)關(guān)涵蓋不全

學(xué)校人員并非只有學(xué)生，還有教師、職工等，以“全體學(xué)生”為放假通知的主送機(jī)關(guān)不免片面，有所遺漏。應(yīng)面向?qū)W校全體教職員工，或指出接收通知的各級(jí)單位。

1.2 通知緣由用詞不當(dāng)

公文正文開頭往往要敘述緣由、背景或說明目的、意義，常用的詞語有：“經(jīng)、為、通過、根據(jù)、依照、鑒于”等。原文用“經(jīng)”引出通知的制發(fā)依據(jù)“國(guó)務(wù)院辦公廳和上級(jí)部門有關(guān)通知精神”，“經(jīng)”多與“批準(zhǔn)”“同意”等詞語搭配使用，與“通知精神”搭配不當(dāng)，應(yīng)改用“根據(jù)”一詞。

1.3 通知事項(xiàng)敘述欠嚴(yán)謹(jǐn)

“2018年12月30日—2019年1月1日與周末連休，共放假3天。”是通知的具體內(nèi)容，這里有放假時(shí)間的起止、時(shí)長(zhǎng)，但還應(yīng)明確假期后正常學(xué)習(xí)工作（上班/上學(xué)）的日期，補(bǔ)充“1月2日（星期二）正常上班”，以保證文意的完整、嚴(yán)謹(jǐn)，防止因未通知到位，影響正常上班的偶發(fā)情況發(fā)生。

1.4 通知要求表述邏輯混亂

通知要求是原文問題較大的部分，主要是結(jié)構(gòu)混亂，邏輯紊亂。這段文字實(shí)際可劃分為五個(gè)層面的意義：①結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況。②放假期間，原則上不得離京外出，確需外出的，嚴(yán)格執(zhí)行請(qǐng)假報(bào)告制度。③科級(jí)及以上干部和學(xué)生輔導(dǎo)員要保證24小時(shí)通訊暢通。④各部門、各單位要安排好假期值班、安全檢查和師生員工的安全教育工作。⑤學(xué)校總值班室電話：8089××××。其中①是學(xué)校制定放假安排的依據(jù)之一，應(yīng)放在“根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳和上級(jí)部門有關(guān)通知精神”之后，進(jìn)一步說明該校放假安排的制定緣由。②-⑤是學(xué)校對(duì)師生員工放假期間的具體要求，應(yīng)按照從宏觀到微觀、從總體到局部、從概述到個(gè)例的邏輯順序進(jìn)行陳述。因此，應(yīng)先對(duì)學(xué)校各級(jí)單位提出放假期間的總體要求，即“④各部門、各單位要安排好假期值班、安全檢查和師生員工的安全教育工作。”繼而對(duì)學(xué)校師生員工最可能遇到的“離京外出”情況做出重點(diǎn)指示安排，以示強(qiáng)調(diào)。而后再縮小范圍，聚焦責(zé)任人，對(duì)假期負(fù)責(zé)值班、檢查、報(bào)告的人員，即“科級(jí)及以上干部和學(xué)生輔導(dǎo)員”提出要求。最后給出“學(xué)校總值班室電話”，以便遇到重大事件可以及時(shí)聯(lián)系、上報(bào)。經(jīng)此文意調(diào)整，按照④-②-③-⑤的順序敘述，才更條理清晰、邏輯嚴(yán)密。

2 行文格式方面

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中第三章公文格式第九條規(guī)定：公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度等18個(gè)要素組成。公文中使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，均應(yīng)按照有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。原文在文面格式上，存在以下問題：

2.1 未正確斷行

原文中有兩處未正確斷行。

其一是通知過渡語“我校2018年元旦放假調(diào)休安排通知如下”與通知事項(xiàng)“2018年12月30日—2019年1月1日與周末連休……”不應(yīng)斷行，而原文卻進(jìn)行了斷行處理。行文時(shí)，是否斷行應(yīng)視文章結(jié)構(gòu)、語義層次而定，原文中過渡語“我校2019年元旦放假調(diào)休安排通知如下”文意統(tǒng)攝的內(nèi)容，即通知事項(xiàng)為“2018年12月30日—2019年1月1日與周末連休，共放假3天，1月2日（星期二）正常上班”，事項(xiàng)內(nèi)容單一，語義簡(jiǎn)單，應(yīng)連續(xù)行文，其間不應(yīng)斷行。

其二是通知的結(jié)語“特此通知”應(yīng)另起一行書寫，但原文并未斷行。結(jié)語是通知形式上的標(biāo)志，與通知具體內(nèi)容意義上并不緊密連接，應(yīng)另起一行書寫。

2.2 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用有誤

原文“我校2019年元旦放假調(diào)休安排通知如下”后使用句號(hào)“。”不妥。后文有具體的放假時(shí)間，文意上尚未完整敘述，且通知內(nèi)容并不繁多，不應(yīng)使用成句標(biāo)點(diǎn)句號(hào)“。”，應(yīng)使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)——冒號(hào)“：”，以提示下文。

通知原文結(jié)尾出結(jié)語“特此通知”使用了嘆號(hào)。嘆號(hào)主要表示句子的感嘆語氣。而公文多以追求實(shí)現(xiàn)方便、快捷、高效、精確為目的，語言力求簡(jiǎn)潔平實(shí)，表達(dá)方式上一般以敘述、說明為主，非特殊情況，不運(yùn)用抒情等表達(dá)方式，較少運(yùn)用感嘆句。

2.3 成文時(shí)間書寫及格式有誤

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中明確規(guī)定：“成文日期編排在正文之下，空二行右空四字，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全”。原文中成文時(shí)間使用了漢字“二〇一八年十二月二十六日”，且僅僅右空二字，應(yīng)修改為“2018年12月26日”并右空四字。

2.4 無需標(biāo)注公文附注

原文中將“學(xué)校總值班室電話：80896263”放在了發(fā)文機(jī)關(guān)署名及成文日期之后，將其作為附注部分處理。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中規(guī)定：“附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。”學(xué)校值班電話作為放假期間遇到火情、災(zāi)情等重大事件的聯(lián)系電話并非對(duì)公文發(fā)文機(jī)關(guān)、印發(fā)者或印發(fā)范圍的相關(guān)說明，而是通知的具體內(nèi)容之一，應(yīng)放在正文結(jié)尾處，不應(yīng)單獨(dú)列出。

修改稿：

××大學(xué)關(guān)于元旦放假安排的通知

各部門、各單位：

根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳和上級(jí)部門有關(guān)通知精神，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，2019年元旦放假調(diào)休安排通知如下：2018年12月30日—2019年1月1日與周末連休，共放假3天，1月2日（星期二）正常上班。

各部門、各單位要安排好假期值班、安全檢查和師生員工的安全教育工作。放假期間，原則上不得離京外出，確需外出的，嚴(yán)格執(zhí)行請(qǐng)假報(bào)告制度。科級(jí)及以上干部和學(xué)生輔導(dǎo)員要保證24小時(shí)通訊暢通。學(xué)校值班室電話：8089××××。

特此通知。

××大學(xué)（章）

2018年12月26日

作者簡(jiǎn)介：匡昕（1982-），女，北京，碩士，副教授，北京體育大學(xué)國(guó)際文化學(xué)院。主要研究領(lǐng)域?yàn)闈h語國(guó)際教育、寫作教學(xué)等。