學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用分析

李翠

摘 要：在新時(shí)代的背景下，我國(guó)在不斷進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)，檔案工作是目前一個(gè)意義重大的工作，在檔案工作的進(jìn)行中，要注意檔案管理的信息化，檔案管理的信息化建設(shè)在檔案工作中有重要的影響。為了加快檔案工作的發(fā)展，使檔案工作的質(zhì)量得到提高，同時(shí)，為保障客戶所享受的服務(wù)質(zhì)量，檔案工作應(yīng)當(dāng)跟上時(shí)代的步伐，同時(shí)將信息技術(shù)與自身的發(fā)展相結(jié)合。為了使檔案工作更好地適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)的發(fā)展，必須加強(qiáng)信息化條件下的管理和服務(wù)創(chuàng)新，這也是讓檔案管理工作更加現(xiàn)代化的必然選擇，同時(shí)也是提高檔案信息服務(wù)水平的必經(jīng)之路。文章將簡(jiǎn)單敘述檔案管理信息化的內(nèi)涵，探討和分析學(xué)校檔案管理中的信息化技術(shù)應(yīng)用情況。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；服務(wù)創(chuàng)新

隨著我國(guó)信息時(shí)代的高速發(fā)展，學(xué)校的檔案管理信息化水平也得到了很大的提升，在未來(lái)學(xué)校檔案的管理工作中最重要的就是信息化發(fā)展，這是檔案資料實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存并更好地運(yùn)用的關(guān)鍵，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，保證資源的優(yōu)化共享。但是檔案信息化建設(shè)在信息時(shí)代仍然會(huì)存在一系列的問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題的深入研究需要結(jié)合實(shí)踐，探究問(wèn)題的根源所在，信息化管理下的檔案管理，完全地轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，通過(guò)信息技術(shù)的使用使得資源得到全方位的運(yùn)用，大大提升了資源的利用效率，提高了檔案的管理能力。

一、學(xué)校檔案管理電子信息化的重要性

學(xué)校的檔案管理對(duì)于學(xué)校的經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生重要的基礎(chǔ)支持。在現(xiàn)代化的檔案管理工作中加入電子信息化技術(shù)對(duì)于這一工作起到很重要的影響。在學(xué)校檔案管理工作加入信息化技術(shù)的支持重要性主要表現(xiàn)下以下幾個(gè)方面：第一，可以將學(xué)校的方案管理進(jìn)行細(xì)分，主要有專業(yè)技術(shù)、財(cái)務(wù)工作、生產(chǎn)報(bào)表等方面的，從而實(shí)現(xiàn)不同載體的集成化管理。第二，使用電子信息技術(shù)在檔案管理工作中可以提高學(xué)校的工作效率，實(shí)現(xiàn)學(xué)校與工作人員檔案查詢的快速管理，同時(shí)還可以緩解工作人員的工作壓力，提高查閱檔案的質(zhì)量與效率、第三，使用電子信息化技術(shù)可以保證學(xué)校檔案的原始化保存，不斷提升了學(xué)校檔案管理的準(zhǔn)確性與實(shí)用性。在工作中使用這一技術(shù)可以使工作人員在工作的過(guò)程中不接觸原件，提高檔案管理的安全性。使用電子信息化技術(shù)還可以實(shí)現(xiàn)不同地區(qū)之間的查閱與管理。

二、信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

（一）健全檔案信息化的工作系統(tǒng)

檔案信息化工作系統(tǒng)要具備健全的工作模式，需要在內(nèi)部建立一套健全的檔案信息化工作系統(tǒng)，工作系統(tǒng)的建立要注重以下幾點(diǎn)，管理機(jī)制要具備一定的明確性，結(jié)合不同的電子檔案內(nèi)容，制定相適應(yīng)的電子檔案管理制度，同時(shí)結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)，注重行政管理方面職能的高效執(zhí)行力，最終促進(jìn)和諧的合作系統(tǒng)的形成。

（二）將檔案分級(jí)管理

為了方便使用者進(jìn)行檔案查詢，我們需要將檔案分門(mén)別類，同時(shí)注重檔案與檔案之間的相關(guān)性，讓使用者進(jìn)行查詢時(shí)很容易發(fā)現(xiàn)其他的相關(guān)檔案，獲得真正需要的相關(guān)訊息。歸檔前，管理人員要將現(xiàn)有的檔案科學(xué)分類、細(xì)心排序，將它們按照可利用程度或其他標(biāo)準(zhǔn)分級(jí)保管。同時(shí)，將檔案按照可利用性及保密性分級(jí)管理，在合理管理的過(guò)程中按照等級(jí)安排人力或資金支持，重要檔案安排的資金或人力投入多一些，反之支出的資源就少一些，從而提升經(jīng)濟(jì)利用率，減少不必要的支出。

（三）提高信息水平

將信息技術(shù)應(yīng)用進(jìn)學(xué)校檔案管理中絕不只是學(xué)校檔案管理部門(mén)的工作，這要求相關(guān)部門(mén)協(xié)作互通，共同完成。信息技術(shù)部門(mén)就是其一，在檔案部門(mén)與技術(shù)部門(mén)的協(xié)作中，需要建立起統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)和管理中心，將所有進(jìn)入檔案館的資料一起進(jìn)行處理并管理，對(duì)用戶進(jìn)入館藏的身份進(jìn)行甄別并限制ip，做好保護(hù)工作，保證真正需要資源的人能夠得償所愿。學(xué)習(xí)并使用在信息技術(shù)下對(duì)文件的錄入及傳遞，只有這樣才能更好地減少存儲(chǔ)空間內(nèi)非必要檔案，提高網(wǎng)絡(luò)利用效率，從而提升檢索速率

（四）強(qiáng)化現(xiàn)代化意識(shí)，注重壯大檔案信息管理隊(duì)伍

檔案管理信息化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂，檔案管理中最主要是實(shí)現(xiàn)服務(wù)的專業(yè)化和思想的現(xiàn)代化，管理中管理人員要不斷的更新自己的觀念，適時(shí)的改變檔案管理態(tài)度，注重緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流和趨勢(shì)，明確管理意識(shí)，提升管理工作效率。檔案人員在管理過(guò)程中要注重服務(wù)意識(shí)，注重現(xiàn)代化的管理方式，注重全面提升服務(wù)意識(shí)的同時(shí)積極轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，強(qiáng)調(diào)管理工作的重要性，并依據(jù)積極的態(tài)度，進(jìn)行相關(guān)團(tuán)隊(duì)隊(duì)伍的維護(hù)。檔案管理人員要進(jìn)行一系列的系統(tǒng)性的服務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，注重強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，定期對(duì)管理人員進(jìn)行知識(shí)專業(yè)的考核和評(píng)比，注重相關(guān)技能培訓(xùn)和晉升制度的落實(shí)，全面提出具有優(yōu)越性的制度內(nèi)容，積極提升管理人員的服務(wù)意識(shí)。

三、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前的視角中，我們發(fā)現(xiàn)在傳統(tǒng)管理模式下，學(xué)校檔案部門(mén)的檔案管理出現(xiàn)了如更新維護(hù)難、工作效率低等問(wèn)題。檔案管理工作中運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段能夠強(qiáng)化檔案管理，通過(guò)信息化的運(yùn)用實(shí)現(xiàn)資源的有效共享，技術(shù)手段的運(yùn)用能夠擴(kuò)展檔案資源，能夠?qū)n案資源運(yùn)用到更加合理的位置，信息技術(shù)手段的運(yùn)用能夠改變傳統(tǒng)檔案管理方式和檔案處理步驟，不斷更新完善檔案信息化管理方式。

參考文獻(xiàn)

[1] 中華人民共和國(guó)國(guó)家教育委員會(huì).普通高等學(xué)校圖書(shū)館規(guī)程[Z].2015-12-31.

[2] 陳麗娟，林楊，劉海霞.高校圖書(shū)館面向社會(huì)公眾開(kāi)放的實(shí)踐與思考——以廈門(mén)大學(xué)圖書(shū)館為例[J].圖書(shū)館，2018（9）：101-105.