檔案數字化管理的優勢與弊端

趙語心

摘 要：在信息技術全面快速發展的今天，檔案數字化管理已經成為人們普遍的共識和認知。優化檔案管理質量，提升檔案管理成效，必須積極應用信息技術手段，以此來整體提升檔案管理的水平。但由于檔案數字化管理模式的應用時間較短，其中還存在著很多的技術性問題，這對我國的社會和經濟發展具有一定的限制。因此，科學全面分析檔案數字化管理的優勢與弊端，對于綜合全面提升檔案管理成效具有關鍵的作用。

關鍵詞：檔案管理 數字化管理 優勢 弊端

中圖分類號：F27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）02（b）-0120-02

隨著信息化技術的快速發展，其已經逐漸進入到人們的日常生活中，這對人類的進步具有非常大的促進作用。但隨著信息技術的發展，人們的工作模式也在逐漸發生著轉變，傳統的檔案管理模式已經不能適應當前社會的進步，因此，檔案的數字化管理逐漸成為我國經濟發展的重要促進因素，對我國的經濟發展起到了巨大的促進作用。檔案數字化管理是一種新穎的管理模式，它主要是依托于信息技術而存在的，能夠在很大程度上提升檔案管理效率，優化檔案管理質量。但檔案數字化管理的歷程相對比較短，在實踐應用過程中仍存在著諸多不足。為此，全面優化檔案管理成效，需要科學全面分析它的利與弊，以便針對性地予以解決和優化。

1 檔案數字化管理的優勢分析

檔案是一種非常重要的資源，實現檔案的科學利用與開發，能夠發揮檔案管理的綜合性作用，同時也能夠在很大程度上推動企業的健康可持續發展。在信息技術全面快速發展的今天，依托于完善系統的計算機技術，檔案管理的方式實現了較大的飛躍，檔案數字化管理的趨勢也越發越明顯。檔案數字化管理具有非常明顯的優勢，具體表現在以下方面。

1.1 促進各部門信息高度整合

在傳統檔案管理中，主要采用紙質檔案的管理方式，這在很大程度上影響著檔案管理的整體水平，尤其是相對割裂的檔案管理模式，無法實現檔案信息的高度集中。比如在傳統檔案管理中，各部門在進行檔案信息的收集、匯總等過程中，往往具有一定的部門屬性，各個部門之間缺乏有效的互通，這就使得個別類檔案內容陳舊不堪。如企業的人事檔案，往往只停留在最初的入職階段，并沒有根據人員晉升、發展等增加相應的內容。在檔案數字化管理時代，依托于完善的信息技術手段，通過搭建檔案管理網絡系統，可以將各部門的信息進行高度統一的整合，便于對檔案信息的集中利用。同時，采用數字化管理模式之后，所有的檔案由對應部門的相關人員將其錄入到網絡系統中，然后由檔案管理人員對其進行統一管理，這種模式使得檔案管理工作更加有序，且保證了檔案收錄的整齊性原則。

1.2 檔案管理不受時空的限制

檔案是一種非常重要的資源，實現對檔案信息的利用，能夠有效地促進企業的發展。傳統的檔案管理，可以形象總結為“辦公室管理”，這種紙質檔案管理方式，主要是在上班時間進行，一旦下班，那么檔案管理就結束了，這就使得檔案管理具有非常強的時效性。在信息技術全面快速的今天，依托于計算機平臺，檔案管理的整體效率得到了全面提升和優化。在數字化時代，檔案管理人員可以通過計算機PC端、移動客戶端等來進行快捷精確的管理，這種管理沒有了時間和地點的限制。工作人員能夠通過網絡獲得檔案內容，然后在任何場地對檔案內容進行整理。而對于企業的各個部門，其產生的大量檔案資料還能夠通過電子文件的形式存儲在網絡上，檔案管理人員通過對這些資料進行收集和整理就能夠實現檔案的管理工作。此外，檔案管理人員在任何場所、任何地方都可以依托信息技術來進行科學管理，這就使得檔案管理沒有了空間限制。

1.3 實現了檔案信息的科學開發

在紙質檔案管理時代，管理人員在檔案管理中，其主要任務就是對檔案進行整理與分類，將復雜的檔案材料按照一定的類別標準進行相應的分類。同時，在進行檔案使用時，也只是通過人工查詢后，進行查找和利用。在應用計算機系統后，人們通過簡單的檔案查詢來進行檔案篩選，這種檔案利用開發程度也不高。在信息技術全面快速發展的今天，檔案數字化管理模式的科學利用，能夠實現對檔案信息的科學開發。在檔案利用的過程中，各個部門的工作人員可以隨時通過信息技術平臺來進行查找與篩選，也可以進行檔案的隨時應用。同時，依托于信息技術手段，無需進行檔案的傳遞，只需要做好檔案資源的共享，就可以優化其使用質量。

2 檔案數字化管理的弊端分析

依托于信息技術來全面推進檔案數字化管理，能夠在很大程度上優化檔案管理效率。但檔案數字化管理的進程相對比較短，很多關鍵技術并沒有得到全面應用，檔案數字化管理中仍存在著較大的弊端，亟需引導人們關注和重視，只有這樣才能科學全面提升檔案管理的成效。

2.1 檔案管理存在不安全因素

由于網絡環境的復雜性，電子文件利用的保密和安全工具具有一定的難度。在檔案數字化管理中，由于信息技術是主要的載體，網絡空間的交互性、開放性、多元性等特點等，都容易增加檔案管理的難度，也容易滋生不安全因素。比如在檔案管理中，由于很多內部檔案具有一定的保密性，若檔案管理人員不注重安全防護，不注重甄別不良訪問行為或者惡意訪問行為，都容易滋生檔案管理的風險。再比如在檔案管理中，檔案使用人員沒有按照嚴格的規范來進行操作，通過外網來訪問檔案管理系統，也容易增加檔案管理的風險，不利于檔案管理的整體安全。

2.2 檔案管理易受載體影響

在檔案管理實踐中，基于檔案數字化管理，能夠在很大程度上優化檔案管理的效率，但同時也容易受到信息技術載體的影響。比如，在檔案管理中，由于網絡系統存在一定的更新性，這使得很多相對“古老”的檔案無法被兼容和利用，可能部分文件格式不對，無法進行上傳與整理。再比如檔案數字化管理系統可能還存在著一定的不穩定性，一旦系統出現故障或者漏洞，不僅無法保證數據檔案的安全，同時也可能會造成重要檔案數據的丟失。與此同時，病毒侵害、數據丟失的隱患也造成了數字化管理的不穩定性，威脅到了電子檔案的長期保管和安全保管。

2.3 檔案利用不充分不科學

在檔案管理實踐中，無論是傳統的紙質檔案管理，還是數據化檔案管理，其歸根結底都要實現檔案的利用，只有這樣才能發揮檔案管理的整體功能。但現階段，雖然很多企業都建立了檔案管理數據化系統，但檔案利用并不充分，也不科學。一方面，檔案利用不充分。雖然企業建立了數據化檔案管理系統，但檔案管理人員的開發意識并不高，在檔案管理中僅僅依托于信息技術來進行檔案數據的存儲，并沒有開發利用的意識，這就使得計算機系統中的很多數據并沒有得到充分利用，而是成為呆板的“數據”。另一方面，檔案管理方式不科學。在檔案數據化管理中，通過計算機技術可以實現檔案數據的有效管理，但很多企業仍然同時使用紙質檔案管理的方式，這無疑會在很大程度上造成管理資源的浪費。

3 檔案數字化管理的優化舉措

在檔案管理實踐中，依托于信息技術手段，能夠全方位優化檔案管理成效，同時也能夠在很大程度上提升檔案管理的整體質量。基于檔案數字化管理中存在的一定的弊端，為整體優化檔案數字化管理的整體成效，應該運用以下優化舉措。

3.1 優化檔案數字化管理系統建設

在信息技術全面快速發展的今天，全面優化檔案數字化管理成效，綜合性提升檔案管理水平，應該科學構建檔案數字化管理系統，這是提升檔案管理質量與水平的重要保障。檔案數字化管理是一項非常科學且嚴謹的工作，數字化管理系統也是相對比較繁瑣和復雜的，為整體提升檔案管理的成效，科學優化檔案管理質量，需要率先優化檔案數字化管理系統，以此來綜合性實現信息資源的共享。一方面，企業在檔案管理實踐中，應該結合自身檔案管理特色，應該結合自身檔案管理特征來構建科學系統的檔案數字化管理系統，以此為基點來開展檔案管理工作。企業可以自行開發檔案數字化管理系統，也可以聘請專業機構來搭建檔案數字化系統，但無論是采用哪一種方式，都需要做好檔案數字化管理系統的維護與更新，以確保各類格式文件的兼容存儲。另一方面，企業在檔案管理實踐中，還應該尋求各個部門的配合與支持，將各個部門所有人員等納入檔案數字化系統中，為檔案管理提供扎實有效的信息數據，做好關鍵信息或者數據的共享，切實提升檔案管理的整體質量與成效。

3.2 采用統一錄入以及備份標準

在檔案管理實踐中，依托于信息技術來實現檔案管理成效，優化檔案管理質量，需要運用統一的錄入標準以及備份標準，前者是信息輸入的關鍵，后者是信息安全的保證。一方面，企業在建立檔案數字化管理系統時，應該制定科學統一的錄入標準，確保各類信息能夠以統一規范的存儲格式進入檔案管理系統中，繼而為檔案信息的歸類與整理提供重要前提。同時，在檔案數字化管理系統中，為實現不同格式的檔案的兼容，如視頻、語音、文字等，應該按照相應的內容采用對應的格式，以此來實現檔案信息的全覆蓋。另一方面，企業在采用檔案數字化管理系統時，還應該運用科學的備份標準。

3.3 提升檔案管理人員的素質

在檔案管理實踐中，積極應用檔案數字化管理系統，發揮這一系統的關鍵作用，需要全面提升檔案管理人員的整體素養。一方面，企業應該提高檔案管理人員的入職門檻，結合企業發展需要，為企業篩選專業素養高的檔案管理人員，全面優化檔案管理人員的業務水平。企業應該優化檔案管理觀念，不再將檔案管理部門作為“養老部門”來使用，而是將其作為影響企業發展全局的關鍵部門來看待。

4 結語

在檔案管理實踐中，優化檔案管理成效，提升檔案管理水平，應該積極建立檔案數字化管理系統，全面優化檔案管理的整體質量。鑒于檔案數字化管理中存在著的一定的問題，為整體優化與合理避免，有必要采取針對性的措施來總體提升檔案數字化管理成效。

參考文獻

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