談不動產(chǎn)檔案管理中的利用和保密

李杰

摘要：隨著社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展，人們的生活得到了日新月異的變化，由于信息技術(shù)發(fā)展迅猛，人們已經(jīng)向高科技時代邁進(jìn)。就在這樣的前提下，中國的不動產(chǎn)管理也開始往更加先進(jìn)的方向發(fā)展了。由于現(xiàn)在對科學(xué)技術(shù)的充分利用，不動產(chǎn)的電子檔案管理也更加的便捷，先進(jìn)的檔案管理手段使人們的信息更加安全，也使不動產(chǎn)檔案管理人員的工作變得更加簡單。本文就根據(jù)不動產(chǎn)檔案管理的特點和合理利用不動產(chǎn)的方法進(jìn)行了詳細(xì)的闡述和說明。

關(guān)鍵詞：不動產(chǎn)檔案管理；利用；保密

在當(dāng)下的飛速發(fā)展的社會中，先進(jìn)的信息技術(shù)帶給人們的不僅有通訊的便捷還有各項工作中操作的便捷，那么今天涉及到的不動產(chǎn)檔案管理就是其中一項。當(dāng)然不動產(chǎn)管理也有自己獨特的特點，下面的文章將針對不動產(chǎn)檔案的管理特點進(jìn)行詳細(xì)的分析。

一、不動產(chǎn)電子檔案的概念

電子檔案，是指通過計算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合。電子檔案歸檔主要用電腦硬盤、移動硬盤、云端網(wǎng)絡(luò)空間、光盤。在云計算時代，電子檔案大部分采用云存儲方式，電子檔案文件既可以存儲介質(zhì)中，也可以存儲在云端的網(wǎng)絡(luò)空間。

二、不動產(chǎn)電子檔案的特點

1.不動產(chǎn)電子檔案具有共享性。就傳統(tǒng)的普通檔案管理而言，對于工作人員通常都是一件非常繁瑣的工作，不管是檔案備檔、檔案整理還是再次提檔，整個過程中都需要消耗大量的人力和物力。而不動產(chǎn)電子檔案正好就解決了傳統(tǒng)檔案較低的工作效率。

2.具有一定時效性。電子檔案會根據(jù)時間的變化改變其使用價值。所以要盡可能減少信息采集和存儲的時間間隔[1]。

三、不動產(chǎn)電子檔案的有效利用

1.不動產(chǎn)的電子檔案利用主要體現(xiàn)在以下幾點：

（1）電子檔案可以用來提供拷貝。電子檔案首要的適用途徑就是用于拷貝，這也是為使用者提供的最簡單的途徑，這樣當(dāng)需要傳遞給利用者檔案又沒有可以利用的軟硬平臺時就可以直接用拷貝的方式解決[2].

例如：當(dāng)有人需要查找檔案資料的時候，只需要利用計算機(jī)拷貝相關(guān)的信息就可以得到想要的資料，不用再像傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔一樣，挨個翻閱查找、登記，整個過程只需要幾秒鐘就可以完成了。這樣既減輕了工作人員的工作量，又縮短了人們的等待時間，因此不動產(chǎn)電子檔案完美地體現(xiàn)了時效性。

（2）提供通訊的傳輸。通信的傳輸目的在于解決使用者沒辦法去檔案所的問題，當(dāng)使用者需要某些資料時，只需要把相關(guān)資料通過網(wǎng)絡(luò)下載到自己的計算機(jī)或者U盤中就可以了，這樣既減少不必要的浪費，也可以以最快的速度解決利用者需要檔案的問題。

（3）直接的利用。也就是說電子檔案可以直接用來在檔案所里搜索或者在檔案所的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢，這樣不僅可以滿足在同一時間為多人提供檔案使用的需求，還可以提高檔案所服務(wù)質(zhì)量。

例如：當(dāng)工作人員需要翻閱資料時不再需要去資料室里挨個翻找，只需要通過計算機(jī)把想要的資料調(diào)出來就可以了，整個過程不過幾秒鐘，而且可以同時供多人使用，不再存在資源被占用的情況，且共享的過程中減少了資源的浪費。

2.將傳統(tǒng)檔案和電子檔案相結(jié)合

傳統(tǒng)的檔案也就是紙張的檔案了，這樣的檔案優(yōu)點是具有歷史的特點，缺點是對于存儲的環(huán)境要求高，表現(xiàn)方式單一。電子檔案是通過計算機(jī)存儲的檔案，這樣的檔案變現(xiàn)方式多樣，不僅可以通過文字、圖片，還可以通過視頻、動畫、音樂的方式進(jìn)行存儲，電子檔案對于存儲環(huán)境的要求相對來說也是比較低的，但是如果無意中對電子檔案造成損失，那么結(jié)果將會是毀滅性和永久性的。所以不動產(chǎn)電子檔案將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與先進(jìn)的電子檔案相結(jié)合，充分發(fā)揮兩種存儲方式的不同優(yōu)點，將這兩部分相結(jié)合，保證檔案得以有效的保護(hù)。

例如：當(dāng)不動產(chǎn)的的檔案管理中，將電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合，就算電子檔案出現(xiàn)了問題不能使用，還可以用傳統(tǒng)的文檔來解決燃眉之急。

3.提高檔案管理人員的專業(yè)能力，確保電子檔案的合理利用

在現(xiàn)如今現(xiàn)代化的社會中，即使計算機(jī)技術(shù)得到了大范圍的普及，但是不動產(chǎn)電子信息的管理仍然不能掉以輕心，在日常的工作和培訓(xùn)中要加強(qiáng)對從業(yè)人員計算機(jī)技術(shù)的培養(yǎng)，在面對專業(yè)性較強(qiáng)的不動產(chǎn)電子檔案管理中要加強(qiáng)從業(yè)人員個人專業(yè)能力的培養(yǎng)，在企業(yè)中形成一支堅不可摧的計算機(jī)隊伍，不管是在日常的信息采集過程中還是信息的整理過程中都要統(tǒng)一按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作。

四、不動產(chǎn)的保密工作

不動產(chǎn)的保密工作主要包含四個方面，即加強(qiáng)涉密資料的管理，也就是從源頭上確保信息的安全，確保數(shù)據(jù)的安全保密，防止發(fā)生丟失泄密事件，防范非法使用行為。

為加強(qiáng)涉密資料的管理，確保數(shù)據(jù)的安全保密，防止發(fā)生丟失泄密事件，防范非法使用行為，需要使用的人員應(yīng)按照規(guī)定做好登記，提高信息的可控性。在電子檔案的使用過程中，密不可分的是計算機(jī)的安全保密性。一旦發(fā)生信息泄露的問題應(yīng)及時解決，防止更大的問題產(chǎn)生。因此，計算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)按相關(guān)規(guī)定辦理批準(zhǔn)使用手續(xù)，嚴(yán)防失泄密事件的發(fā)生[3]。

五、結(jié)束語

依賴于計算機(jī)技術(shù)而存在的電子文檔正在隨著社會的發(fā)展不斷進(jìn)步和完善，因此不動產(chǎn)檔案管理中的利用和保密有一定的合理性，但還是需要人們的合理利用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔和現(xiàn)代化的電子文檔相結(jié)合，這樣不僅能提高不動產(chǎn)檔案管理人員的工作效率，還可以保證信息的安全，防止人們的信息被非法泄露。

參考文獻(xiàn)：

[1]王素芳.搭建數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺的有效策略研究[J].城建檔案，2016，（7）：16-18.

[2]馮采奕.搭建數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺的有效策略研究[J].建工程技術(shù)與設(shè)計，2017，（30）：1160-1160.

[3]呂亮.數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理可行性探索[J].建材發(fā)展導(dǎo)向（上），2016，14（10）：105-106.