普通高中學生檔案“四位一體”管理模式探析

文·崔震

高中學生檔案記錄了包括學生個人基本情況、思想品德、學業(yè)水平、身心健康、藝術素養(yǎng)、社會實踐等學生發(fā)展情況、學生陳述報告、教師評語以及佐證材料[ ]等事項，是綜合、全面地反映學生情況的本源性信息。學生檔案是學生升學、入黨、就業(yè)、出國深造需要提供的重要資料，也是未來學業(yè)計劃、專業(yè)選擇、職業(yè)生涯規(guī)劃的基礎。同時學生檔案也是學校記錄學生管理工作實績，見證學校發(fā)展歷程，參與各項評估的重要史料，反映了學校的發(fā)展定位、教學質量及辦學水平，完善的學生檔案是學校參與各級評估的豐富的原始支撐材料。如何構建有效的學生檔案管理系統(tǒng)，對學生檔案進行高效管理，是當前普通高中學生檔案管理工作的重難點。

一、普通高中學生檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱

首先是高中學生檔案意識薄弱，許多學生不了解檔案在未來學業(yè)計劃、升學、專業(yè)選擇、入黨、出國深造、職業(yè)生涯規(guī)劃的重要作用，對檔案資料的填寫、收集、去向不重視，等到需要用到檔案的時候才發(fā)現(xiàn)填寫錯漏、資料不齊全、檔案丟失等問題的嚴重性。學生是檔案填寫者及原始資料提供者，其檔案意識決定了檔案的質量及管理績效。其次，地方政府及主管教育的部門也缺乏對檔案管理重要性的認知，對普通高中學生檔案管理不到位，難以發(fā)揮其引導、協(xié)調與監(jiān)督職能。再次是學校和管理人員檔案意識有待提高，當前大部分的普通高中將學生檔案管理工作邊緣化，學校和管理人員把學生檔案管理作為應付式任務而非日常化工作，缺乏配套的規(guī)章制度及對管理人員的考核制度，甚至沒有專門的主管領導和專職人員，將學生檔案管理單一地理解為收集和保管。

（二）檔案管理系統(tǒng)發(fā)展滯后

隨著檔案信息化管理的需要，檔案管理系統(tǒng)滯后成為制約檔案有效管理的重要瓶頸，許多高中學校檔案管理經(jīng)費投入不足，檔案管理工作效率低下，即使使用檔案管理系統(tǒng)，也僅限于學生名字、檔案號等基本信息的錄入與檢索，無法實現(xiàn)檔案信息的共享、傳遞、保密等功能，因此難以保證檔案的管理效率和信息安全。

（三）檔案管理人員素質有待提高

從當前普通高中檔案管理人員現(xiàn)狀看，大部分檔案管理人員不專業(yè)，不專職，不固定。學生檔案管理人員普遍素質不高，管理工作缺乏一支具有檔案管理及計算機應用專業(yè)背景、知識廣博的復合型、開放型人才隊伍。此外，現(xiàn)有管理人員中，專業(yè)的檔案管理人員很少，往往由其他管理人員兼任，崗位調動頻繁，也缺乏對管理人員完善的考核和激勵制度，難以吸引優(yōu)秀人才。人員隊伍老化，知識結構單一，檔案管理工作的高效運轉缺乏智力和動力保障，嚴重影響學生檔案管理工作的質量和效率。

二、普通高中學生檔案“四位一體”管理模式

普通高中學生檔案管理是一項綜合的、復雜的、需要多個主體分工合作的系統(tǒng)工程。在相關的主體中，最核心的是政府、學校、學生與教師、管理員四大主體，四大主體既要各司其職，又緊密合作，形成互相協(xié)調、良性互動的有機整體和運行機制，才能有效解決當前普通高中學生檔案管理中存在的突出問題。普通高中學生檔案“四位一體”管理模式如圖1所示。

（一）政府

檔案管理是政府部門的重要職能之一。在高中學生檔案管理中，政府部門的主要職能是引導、協(xié)調與監(jiān)督。引導職能一是通過相關法律、法規(guī)、政策文件及制度規(guī)范的制定與實施，為學校、教師與學生及管理員提供檔案管理工作的基本依據(jù)和指引，引導檔案管理向一致的目標邁進。二是通過財政支持引導充足的資金流向檔案管理的重難點，促進學生檔案管理合理化發(fā)展；協(xié)調職能需要主要體現(xiàn)在各級教育部門的協(xié)商與調整、教育部門與學校的溝通與合作，共同實現(xiàn)學生檔案管理工作的良好運作；監(jiān)督職能是指通過各項規(guī)章制度、法律法規(guī)約束各個行為主體，并通過檢查、評估等工作確保學生檔案管理工作公正、公開。

（二）學校

學校是學生檔案管理工作的責任主體與運行組織。學生檔案管理實行集中統(tǒng)一管理，普通高中的學生檔案應在主管教育行政部門指導下由所在學校負責管理。學校要確定一名校長分管檔案工作，及時解決檔案工作中存在的實際問題并接受各級教育行政部門和有關業(yè)務主管部門的指導、監(jiān)督和檢查。日常工作一般由學校教務處歸口管理。具體來講，學校在學生檔案管理工作中的主要職能，一是需要嚴格遵守《檔案法》，有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究，制定符合學校自身的檔案管理規(guī)章制度，檔案管理規(guī)章制度的構建和完善，是檔案管理工作規(guī)范化的基礎，也是提高工作效率的重要途徑。二是要加強對檔案管理人員的管理，定崗、定時、定任務，構建完善的管理人員考核制度。此外要對管理人員進行定期和不定期監(jiān)督，規(guī)范相關人員的行為。三是要對學生檔案管理工作進行定期與不定期檢查，全面檢查和抽查相結合，保證檔案的完整、準確、安全、便于開發(fā)。

（三）教師與學生

教師與學生是檔案管理工作的實施主體。學生檔案管理要合理分工，責任到人，管理工作應具體到哪個班級哪個模塊哪個階段誰負責等等。班主任、體育教師、校醫(yī)及其他任課教師等應嚴于職守，積極配合教務處認真做好學生檔案管理的相關工作。此外，相關教師要明確權限，按管理流程逐步開放權限，保密學生個人隱私。學生需要嚴格按時間進度完成數(shù)據(jù)錄入工作，確保填寫的內容及提交的原始佐證資料真實、完整，并知悉未來檔案的移交流程和去向。

（四）管理員

管理人員應嚴格按照《檔案法》及各項規(guī)章制度的要求，積極做好檔案工作的宣傳，對教師和老師進行檔案管理工作的相關培訓、咨詢。做好檔案的處理、維護與反饋工作。此外，管理人員要積極組織和參與業(yè)務培訓、業(yè)務研討會、同行交流等專業(yè)學術活動，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務技能，提高學生檔案管理工作的效率。

政府、學校、學生與教師、檔案管理員四個主體只有通過上傳下達、資源整合、信息共享、有效反饋、監(jiān)督協(xié)調等途徑，形成分工明確、緊密結合的良性互動機制，才能實現(xiàn)普通高中學生檔案工作的高效管理。