關(guān)于學(xué)校檔案信息化建設(shè)與檔案管理的研究

遲海濤

摘要：在學(xué)校日常管理工作的體系中，檔案管理以及檔案建設(shè)是其中重要的組成部分，對(duì)于學(xué)校的發(fā)展以及教學(xué)任務(wù)的開(kāi)展來(lái)說(shuō)均具有一定的影響作用。可以說(shuō)，學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量是衡量學(xué)校發(fā)展?fàn)顟B(tài)的關(guān)鍵指標(biāo)。在日常工作中，負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員一定要擺正自身的工作認(rèn)知，注重完善自身的工作思路以及工作體系，調(diào)整工作理念，以推動(dòng)檔案管理工作的穩(wěn)定進(jìn)行。此外，在信息技術(shù)不斷拓展的當(dāng)前時(shí)代，學(xué)校的檔案管理人員還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的合理應(yīng)用，以促進(jìn)學(xué)校管理任務(wù)的現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展。基于此，本文將以煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院為例，對(duì)如何開(kāi)展學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案建設(shè)；檔案管理；信息化建設(shè)；工作研究

中圖分類(lèi)號(hào)：TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2019）10-0277-02

開(kāi)放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識(shí)碼（OSID）：

在信息技術(shù)不斷提升的當(dāng)前背景下，我國(guó)已經(jīng)順利地進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，并能夠應(yīng)用信息技術(shù)開(kāi)展一些工作活動(dòng)以及生活活動(dòng)，利用其提高自己的工作效率以及生活質(zhì)量。同時(shí)，在教育領(lǐng)域，該種技術(shù)的應(yīng)用也逐漸普及。在一所學(xué)校的工作體系中，檔案管理是一份比較重要的工作內(nèi)容，會(huì)對(duì)學(xué)校的發(fā)展形成較大的影響。但是由于學(xué)校檔案的復(fù)雜程度以及規(guī)模比較大，對(duì)于檔案工作人員來(lái)說(shuō)，就會(huì)形成較大的工作壓力，所以其應(yīng)該對(duì)此進(jìn)行合理的調(diào)整。

1 開(kāi)展檔案信息化建設(shè)以及管理的重要意義

首先，在職業(yè)院校中，檔案是一個(gè)比較重要的資料，其會(huì)關(guān)乎于整個(gè)學(xué)校的發(fā)展。但是，由于信息量較大，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)會(huì)形成較大的工作壓力。因此，在日常工作中，工作人員就可以對(duì)信息技術(shù)展開(kāi)合理的應(yīng)用，通過(guò)信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理以及錄入，以此提升工作的效率以及質(zhì)量。

其次，在傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理工作中，大部分學(xué)校會(huì)建立實(shí)體化的檔案管理辦公室。但是這種模式下，檔案的安全性就會(huì)失去保障。因此，在現(xiàn)代化的理念下，工作人員可以結(jié)合信息技術(shù)利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，以此對(duì)檔案信息的真實(shí)性以及私密性形成保障[1]。

2 開(kāi)展檔案信息化建設(shè)以及管理的具體途徑

2.1 加強(qiáng)人員的學(xué)習(xí)以及交流

相較于其他學(xué)校來(lái)說(shuō)，煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院的信息化建設(shè)工作開(kāi)展時(shí)間較晚，發(fā)展較短，自身具備一定的不足以及劣勢(shì)，同時(shí)也會(huì)與同等級(jí)的學(xué)校形成較大的差距。因此，在結(jié)合信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院的負(fù)責(zé)人員就應(yīng)該注重調(diào)整自身的心態(tài)，加強(qiáng)與其他學(xué)校之間的溝通以及交流，以此豐富自身的工作經(jīng)驗(yàn)。

比如，在日常工作中，學(xué)校的管理人員可以與其他技術(shù)學(xué)院的負(fù)責(zé)人取得溝通，達(dá)成合作，推動(dòng)雙方的共同發(fā)展，定期前往對(duì)方學(xué)院進(jìn)行實(shí)地考察工作，或者也可以共同聘請(qǐng)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)人才開(kāi)展培訓(xùn)講座等活動(dòng)，詳細(xì)學(xué)習(xí)如何利用信息技術(shù)開(kāi)展檔案信息的管理以及建設(shè)工作，從根本上保證整體工作的質(zhì)量以及效率，降低自身與其他學(xué)校之間的差距，提升自身的發(fā)展實(shí)力[2]。

同時(shí)，在此階段值得注意的是，在開(kāi)展檔案管理學(xué)習(xí)以及交流活動(dòng)的過(guò)程中，參與活動(dòng)的工作人員應(yīng)定期書(shū)寫(xiě)職業(yè)報(bào)告以及活動(dòng)日記，將在活動(dòng)中經(jīng)歷過(guò)的事情以及學(xué)習(xí)到的內(nèi)容記錄下來(lái)，作為自己在日后工作中的主要參考，以此有效加強(qiáng)自身的工作能力，為檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)保障。

2.2 加強(qiáng)信息建設(shè)的投入力度

經(jīng)過(guò)調(diào)查分析顯示，在現(xiàn)階段的發(fā)展過(guò)程中，煙臺(tái)職業(yè)院校的檔案信息化工作與教學(xué)信息化之間存在著較大的差距，換句話(huà)說(shuō)，兩種不同的工作任務(wù)并沒(méi)有得到全面地落實(shí)以及共同的發(fā)展。在這種狀態(tài)下，不僅檔案管理工作的質(zhì)量無(wú)法得到保障，同時(shí)相關(guān)工作人員的工作能力以及工作發(fā)展也會(huì)受到一定的限制。因此，在日常工作開(kāi)展的過(guò)程中，煙臺(tái)職業(yè)學(xué)校的負(fù)責(zé)人員就應(yīng)該提升自身的工作素養(yǎng)，做好自己的本職工作，并能夠發(fā)揮自己的職業(yè)作用，加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展的投資力度以及建設(shè)力度，以此對(duì)工作的開(kāi)展形成穩(wěn)定的保障[3]。

比如，在日常工作中，管理人員可以與其他管理層進(jìn)行相關(guān)會(huì)議，就資金的投入比進(jìn)行重新界定，加強(qiáng)投資，構(gòu)建完善的信息化工作設(shè)備以及工作體系；其次，在日常工作中，管理人員也應(yīng)該形成正確的工作認(rèn)知，定期要求檔案管理部門(mén)的工作人員上交信息報(bào)告，并在報(bào)告中詳細(xì)描述信息檔案建設(shè)的狀況以及流程，加強(qiáng)人員對(duì)工作的認(rèn)知程度以及負(fù)責(zé)態(tài)度，以此保障整體工作的效果。此外，在此階段，學(xué)院的管理者也可以進(jìn)行不定期的抽查工作，以此使得工作人員能夠長(zhǎng)期保持認(rèn)真的態(tài)度，從而提升檔案管理工作的整體效率[4]。

2.3 加強(qiáng)學(xué)校檔案網(wǎng)站的建立

就目前所了解的現(xiàn)狀，我們可以確定，在煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院中，并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)為檔案工作開(kāi)設(shè)相關(guān)的網(wǎng)站，也沒(méi)有為學(xué)校自身成立相關(guān)的局域網(wǎng)絡(luò)。這些問(wèn)題的存在不僅會(huì)影響學(xué)校檔案工作的開(kāi)展，同時(shí)也會(huì)對(duì)檔案信息的安全性形成一定的威脅。因此，在日常工作中，煙臺(tái)職業(yè)院校的管理者就應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)信息化檔案工作的推廣力度，促使相關(guān)人員形成正確的工作理念，將檔案網(wǎng)站的構(gòu)建提上日程，以保證檔案信息的安全性以及穩(wěn)定性[5]。

首先，在日常工作中，學(xué)校可以要求負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建相關(guān)的網(wǎng)站或者客戶(hù)端，并要求學(xué)生做好相關(guān)的軟件下載以及賬號(hào)注冊(cè)等工作。當(dāng)平臺(tái)構(gòu)建完畢，學(xué)校可以組織學(xué)生統(tǒng)一進(jìn)行信息錄入，并進(jìn)行密碼創(chuàng)設(shè)，以此保證信息的安全性；同時(shí)，在此過(guò)程中，學(xué)校有權(quán)向?qū)W生索要檔案密碼，以此方便進(jìn)行檔案修改以及信息錄入等工作，能夠緩解檔案工作人員的工作復(fù)雜性以及壓力，促使檔案管理工作效率的提升。

其次，在日常工作中，檔案管理人員應(yīng)為檔案網(wǎng)站或者檔案軟件設(shè)立相關(guān)的防毒設(shè)備以及監(jiān)管設(shè)備，當(dāng)察覺(jué)到有病毒入侵時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)其進(jìn)行處理，防止其對(duì)檔案信息進(jìn)行修改，造成信息準(zhǔn)確性降低的問(wèn)題。

2.4 注重提升工作人員的水平

站在工作性質(zhì)的角度上來(lái)說(shuō)，學(xué)校檔案管理工作屬于一種長(zhǎng)期性的工作，其會(huì)隨著學(xué)校的發(fā)展而推進(jìn)，并且學(xué)校的發(fā)展時(shí)間越長(zhǎng)，檔案管理的工作量以及工作難度就會(huì)越高。所以，在日常工作的過(guò)程中，學(xué)校以及相關(guān)部門(mén)的工作人員就需要對(duì)此形成高度的關(guān)注以及重視，通過(guò)提升人員的能力以及其他相關(guān)途徑對(duì)工作的質(zhì)量形成保障[6]。

前文提及，在煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院中，由于之前管理人員并沒(méi)有對(duì)此形成高度的重視，也沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行較大力度的資金支持，導(dǎo)致整體檔案工作的信息化發(fā)展受到了較大的阻礙。因此，在當(dāng)前的工作中，學(xué)校就需要對(duì)此進(jìn)行調(diào)整，同時(shí)，為了形成基礎(chǔ)的質(zhì)量保障，在日常工作中，學(xué)校可以高薪聘請(qǐng)行業(yè)的相關(guān)工作者以及工作人才，邀請(qǐng)其為學(xué)校的檔案部分人員進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)以及教育，促使其能夠快速地提升自身的工作能力以及工作水平，促進(jìn)信息化檔案管理工作的穩(wěn)定落實(shí)。同時(shí)，在此過(guò)程中，需要注意的是，學(xué)院的相關(guān)股東成員應(yīng)定期索要費(fèi)用清單，明確每一筆支出資金的去向，以此防止部分工作人員惡意提升自身的利益，而對(duì)成本進(jìn)行虛假提升。

最后，在日常工作的過(guò)程中，學(xué)校可以委派專(zhuān)業(yè)的人才輔助校內(nèi)人員構(gòu)建基礎(chǔ)性的信息化檔案平臺(tái)，并將基礎(chǔ)性的內(nèi)容錄入到平臺(tái)中進(jìn)行保存，將剩余的工作作為訓(xùn)練內(nèi)容組織工作人員進(jìn)行練習(xí)，以此鞏固整體的工作質(zhì)量以及工作效果[7]。

2.5 強(qiáng)化檔案管理人員的素養(yǎng)

在學(xué)校管理工作體系中，檔案管理是其中的關(guān)鍵性?xún)?nèi)容，在檔案管理的體系中，工作人員則是其中的關(guān)鍵性?xún)?nèi)容。工作人員自身的職業(yè)素養(yǎng)戶(hù)對(duì)工作的質(zhì)量形成直接的影響作用。但是，就現(xiàn)狀分析來(lái)看，煙臺(tái)職業(yè)院校的檔案管理部門(mén)工作人員普遍缺乏較高的職業(yè)素養(yǎng)以及職業(yè)認(rèn)知，由于自身意識(shí)的薄弱，導(dǎo)致檔案的安全性以及準(zhǔn)確性會(huì)受到嚴(yán)重的威脅。因此，在日常工作的過(guò)程中，學(xué)校就需要對(duì)此做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，加強(qiáng)自身的管理強(qiáng)度以及注意力。

首先，學(xué)院應(yīng)該通知內(nèi)部的人事部門(mén)，提高人員招聘的標(biāo)準(zhǔn)，從根本上解決人員質(zhì)量不符的問(wèn)題。比如，在開(kāi)展招聘工作時(shí)，針對(duì)未經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)訓(xùn)練以及未持有專(zhuān)業(yè)技術(shù)證書(shū)的人才，一律不予通過(guò)。符合以上兩點(diǎn)要求的工作人員可以通過(guò)初試，然后開(kāi)始為期三個(gè)月的培訓(xùn)以及考核工作。在這三個(gè)月中，學(xué)校可以委派具有豐富經(jīng)驗(yàn)的老員工進(jìn)行工作指導(dǎo)，并對(duì)其進(jìn)行職業(yè)教育以及學(xué)校文化的灌輸，促使人員能夠快速上崗。當(dāng)派遜工作結(jié)束，且人員沒(méi)有造成較大問(wèn)題后，方可正式開(kāi)展工作[8]。

其次，在開(kāi)展學(xué)校檔案管理工作的過(guò)程中，學(xué)院可以定期組織新老員工進(jìn)行工作交流會(huì)議，鼓勵(lì)其匯報(bào)自己在某一階段完成的工作，以及在某一階段形成的工作感悟，促進(jìn)大家相互交流，相互砥礪，以此加強(qiáng)人員的綜合素養(yǎng)。

2.6 采用先進(jìn)的云計(jì)算的技術(shù)

在當(dāng)前的社會(huì)中，大數(shù)據(jù)的時(shí)代已然來(lái)臨，在這種時(shí)代背景下，云計(jì)算技術(shù)應(yīng)開(kāi)始進(jìn)入到我國(guó)的各行各業(yè)中，為各行業(yè)的工作人員提供便利以及支持。所以，在開(kāi)展學(xué)校檔案管理工作的過(guò)程中，煙臺(tái)職業(yè)院校的檔案管理人員也應(yīng)該對(duì)此形成關(guān)注，將云計(jì)算技術(shù)與工作進(jìn)行整合，以推動(dòng)工作質(zhì)量的穩(wěn)定提升。

總體而言，相較于其他類(lèi)型的信息技術(shù)來(lái)說(shuō)，云計(jì)算的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)主要有以下幾點(diǎn)：第一，其自身的應(yīng)用成本較低。在應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)的過(guò)程中，檔案部門(mén)的管理人員可以結(jié)合虛擬化的手段對(duì)其進(jìn)行處理，只需要一臺(tái)電腦或者一部手機(jī)，管理人員就能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行檢索甚至是修改；其次云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用靈活性較高，在對(duì)其進(jìn)行應(yīng)用的過(guò)程中， 檔案管理人員能夠結(jié)合自己的需求直接對(duì)其進(jìn)行操作，完成自己的工作；最后，云計(jì)算技術(shù)下會(huì)形成一個(gè)龐大的云存儲(chǔ)庫(kù)，能夠收集大量的信息以及內(nèi)容。所以，在開(kāi)展學(xué)校檔案信息管理工作的過(guò)程中，管理人員能夠直接地將信息存儲(chǔ)到云存儲(chǔ)庫(kù)中，并且不需要其他附加性的操作，能夠有效對(duì)其進(jìn)行管理以及處理。

2.7 加大學(xué)校檔案的服務(wù)利用

在檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，只有管理人員以及學(xué)校內(nèi)部人員對(duì)其形成應(yīng)有的重視，其自身的作用才能夠得以發(fā)揮，信息的安全性以及真實(shí)性才能夠得到保障[9]。因此，在信息化的時(shí)代中，煙臺(tái)職業(yè)院校就應(yīng)該注重推廣檔案信息的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，鼓勵(lì)學(xué)校內(nèi)部的工作人員以及學(xué)生對(duì)檔案進(jìn)行最大化的應(yīng)用以及查閱，以此加強(qiáng)檔案管理工作的穩(wěn)定推進(jìn)。

首先，對(duì)于檔案管理人員自身來(lái)說(shuō)，在開(kāi)展相關(guān)工作時(shí)，其需要做好檔案的劃分工作，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)以及種類(lèi)對(duì)檔案進(jìn)行管理，比如學(xué)生檔案以及教師檔案、私密檔案以及公開(kāi)檔案等等。其中針對(duì)私密檔案，管理人員應(yīng)對(duì)其進(jìn)行加密處理，并且嚴(yán)格限制能夠?qū)ζ溥M(jìn)行查閱以及修改的人員身份。

其次，對(duì)于學(xué)生以及教師來(lái)說(shuō)，需要在每個(gè)學(xué)期初以及學(xué)期末對(duì)自己的檔案內(nèi)容進(jìn)行檢查以及修改，及時(shí)對(duì)其進(jìn)行完善，以保證檔案的準(zhǔn)確性。

3 結(jié)論

綜上所述，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，以及信息技術(shù)水平的不斷提升，在當(dāng)前的社會(huì)中，應(yīng)用信息技術(shù)開(kāi)展學(xué)校教育以及管理工作，已經(jīng)成為教育領(lǐng)域慣用的一種教學(xué)方式。對(duì)于一所學(xué)校的發(fā)展來(lái)說(shuō)，檔案建設(shè)以及管理的工作會(huì)對(duì)其形成較為直接的影響。所以，在現(xiàn)代化的環(huán)境中，學(xué)校的管理者就應(yīng)該意識(shí)到信息技術(shù)的重要性，并能夠?qū)⑵渑c檔案工作進(jìn)行合理的結(jié)合，通過(guò)加強(qiáng)資源建設(shè)以及人才培養(yǎng)的手段提升信息化建設(shè)的質(zhì)量，以此推動(dòng)學(xué)生以及學(xué)校的共同發(fā)展。

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【通聯(lián)編輯：張薇】