關于文書立卷的批判性研究

王子鵬 潘虹

摘 要：立卷改革是檔案學的經典問題。持“卷”論者立論的出發點，即認為“卷”是保持文件之間有機聯系的唯一方式，文書部門立卷為實現途徑。對此，本文持反向觀點。在理論層面，從檔案學理論發展歷程、中國檔案學特色視角與之商榷；在實踐層面，認為檔案學學科屬性與文書立卷相斥，傳統立卷或繼承立卷思想皆不符合檔案實踐需求。

關鍵詞： 立卷；歸檔；文件；文書檔案

Abstracts：The reform of the filing is a classic issue of archival science. The starting point of the "volume" argument is that the "volume" is the only way to maintain the organic connection between documents， and the clerical department is the way to achieve it. In this regard， this article holds a reverse view. On the theoretical level， from the perspective of the development of archival theory and the perspective of Chinese archival characteristics， on the practical level， it is considered that the attributes of archival science and the criticism of the documents are irrelevant， and the traditional or the concept of inheritance is not in line with the requirements of archives practice.

Keywords： Filing； Archiving； File； Administrative Archives

1 引言

檔案學的每一種答案都難以具備可通約性，前人的成果往往不能被后人全部吸收或拋棄，余數部分又構成其獨特意義[1]，立卷改革問題如是。《歸檔文件整理規則》（ DA/T 22-2000，以下簡稱“舊規則”）自2001年1月實施后，我國檔案管理在實踐層面進入“件”時代，但理論層面關于立卷改革問題一直難以達成共識。持“卷”論者認為“立卷是貫徹、實踐‘遵循文件形成規律，保持文件之間的聯系，便于保管和利用的檔案整理原則的組織形式和具體措施”[2]，而“件”割斷了文件之間有機的歷史聯系，“立卷的總體效果是利大于弊”[3]；進而認為“以件代卷的挑戰正在轉化為促進案卷理論發展的一次難得的機遇[4]”“案卷理論一定會在新的檔案實踐中更加充實、完善、發射出理論的光輝”[5]。

2015年10月，國家檔案局發布新版《歸檔文件整理規則》（ DA/T 22-2015，以下簡稱“新規則”），本著“簡化整理、深化檢索”的精神[6]，進一步強化“件”在歸檔文件整理中的核心地位。新規則發布后，學術界再起立卷改革探討，持“卷”論者不再發表完全對立的觀點，而是在肯定現有歸檔文件整理規則的基礎上，提出繼承立卷思想以保持文件之間的有機聯系[7]。在理論層面，提出“歸檔文件整理的簡化應以保持文件之間的有機聯系、堅持文書部門立卷制度為前提……立卷思想應該在以按件整理為主流方法的歸檔文件整理工作中繼續延續，其具體措施是將文書部門立卷歸檔制度的各項具體工作制度化、流程化，并強化文書學在歸檔工作中的理論指導作用”[8]；在實踐層面，認為“卷”改“件”之后的確存在不足，需要檔案界積極尋找解決和規避問題的辦法[9]。

梳理持“卷”論者的觀點，核心不外乎兩點：保持文件之間的有機聯系，是文書立卷的理論依據；文書部門立卷歸檔制度，是文書立卷的實踐手段。“保持文件之間的有機聯系”是檔案學無需爭辯的基本共識，新規則明確指出，“歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系”，即認為按“件”整理與“保持文件之間的有機聯系”并非矛盾。可見，持論雙方的核心矛盾為：文書立卷（或繼承立卷思想）是否保持文件之間有機聯系的唯一方法？

2 研究的前提和基礎

2.1 厘清“卷”“件”本質區別：全宗內是否結合事由原則。所謂檔案案卷，是指“一組經過分門別類、系統整理之后，具有內在聯系的文件材料，它反映一項工作、一個問題、一樁案件的處理過程（或全部或部分）”[10]。與之相對，新規則明確將“件”作為“歸檔文件的整理單位”，且“歸檔文件一般以每份文件為一件”。不難看出，“卷”和“件”的根本差別，在于全宗內整理歸檔文件是否結合事由原則。以實體分類法為例，全宗內的第一類目根據事由原則劃分（如黨群、行政等），最后的整理單元“卷”亦遵循事由原則。而按“件”整理的方式，文件主要按照時間順序排列，幾乎不體現事由原則。新規則規定“來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件”，可見即使是聯系最緊密的一件事情，也鼓勵獨立成件，不鼓勵按事由原則組合成一件。

2.2 明確立卷改革的對象：無涉科技、專門檔案。舊規則的適用范圍是“本標準規定了歸檔文件整理的原則和方法”，而將“歸檔文件”定義為“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料”。新規則的適用范圍是“本規則規定了應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則與方法”，而“其他門類檔案可以參考執行”，意味著也可以不參照執行。所以，立卷改革自始至終的對象都是文書檔案，無涉科技、專門檔案。科技、專門檔案是否按“件”整理的問題值得深入研究，但卻是另一議題。持“卷”論者用科技、專門檔案的實例來佐證文書立卷的合理性，是不合邏輯的。

2.3 擱置部分爭議：無關緊要議題

2.3.1 立卷改革是否“為了簡化而簡化”。持“卷”論者認為文書立卷是最佳的檔案整理方法，改革的主因是立卷技術要求高、操作困難，主要體現在“案卷標題難寫、排序和裝訂困難”等方面。持“件”論者通常在肯定文書立卷價值的基礎上，認為簡化工作利大于弊[11]。事實上“簡化”只是表象，核心在于文書立卷是否保持文件之間有機聯系的唯一方式？如果是，無論多么復雜都應該堅持并且強化。

2.3.2 計算機是否改革的主因。隨著計算機的出現，人類進入二進制數字時代，載體和信息可分離的電子文件，成為檔案工作的管理對象，而信息系統成為管理電子文件的主要手段。在此背景下，文書立卷是否還有必要，成為雙方爭論焦點。從本質上說，檔案無論是什么形態都屬于檔案工作的核心，而計算機則屬于工具，可以根據檔案管理的需要開發出各類程序。所以，如果文書立卷是保持文件之間有機聯系的唯一方式，計算機就應該適應文書立卷需要。

2.3.3 文書立卷是否我國獨有。關于文書立卷的獨特性問題，在橫向上爭論聚焦于國外是否立卷。目前，國外的“卷夾”“文件組合”等檔案整理單位，究竟等同于“卷”，還是等同于由“件”組成的“盒”，尚無權威定論。在縱向上的爭論聚焦于立卷是否在我國自古有之、一脈相承，亦無定論。無論文書立卷是否我國獨有，都不足以構成文書立卷或按“件”整理的充分條件。

3 文書立卷理論批判

3.1 全宗內摒棄事由原則的歷史沿革。眾所周知，1841年4月法國提出“尊重全宗原則”，改變過去將同一形成者的檔案按照主題內容拆散歸類的做法（事由原則），規定來源一個特定機構的所有檔案組成一個全宗，即歸檔文件整理的第一層次遵循來源原則。但是，在全宗內的文件按照主題類別整理，即歸檔文件整理的第二層次遵循事由原則。不難發現，此種歸檔文件整理方法與我國傳統文書立卷在指導思想上是一致的。

在法國“尊重全宗原則”的基礎上，德國提出了“登記室原則”，即在全宗內放棄“事由原則”，代之以保留檔案在形成機關業務過程中的原始順序和整理標記。不難看出，這種檔案整理方法基本上等同于我國目前按“件”的整理模式。黃霄羽在《魂系歷史主義——西方檔案學支柱理論發展研究》中認為，“‘登記室原則更多地融入了歷史主義和發展思想，更明確地要求檔案整理原原本本地體現檔案形成的歷史過程和有機聯系，因此登記室原則才是來源原則思想的完全體現，才是來源原則正式形成的標志”[12]。

1898年荷蘭檔案學家繆勒、斐斯和福羅英合著的《檔案整理編目手冊》（簡稱“荷蘭手冊”），要求最大限度地保持文件產生時候形成的原有次序，主張“在整理一個檔案全宗時，首先應該把原來的次序盡可能地重建起來”“如同一個古生物學家處理史前時期的一個動物的骨頭，他試圖把這些骨頭再拼湊成一個動物的骨架”“如果這個動物因為骨折而有一只爪彎曲了或少了一根肋骨，而這個古生物學家能夠確認他所做的修正合乎動物的自然狀態時，他才會去修正 [13]”。可見，“登記室原則”“荷蘭手冊”將“全宗內不結合事由原則”，視為可以更好保持文件之間有機聯系的歸檔文件整理方法。

3.2 事由原則的回歸無涉文書立卷問題。德國檔案學家布倫內克提出“自由來源原則”，標志著事由原則的回歸。“自由來源原則”對“登記室原則”“荷蘭手冊”提倡的歸檔文件整理方法提出挑戰，最典型的案例為德國國有土地檔案整理問題。該檔案最初由政府財政部管理，后來業務劃歸房產部，最后又歸農業部管轄，只有按照事由原則將所有土地檔案“歸為一體”才更合理。同時，我國自20世紀80年代以來，建立了不少專門檔案館和大型企業檔案館，其館藏大多是按照產品、工程或者科研項目為歸檔整理單位，即按照“事由”而非“來源”進行整理。顯而易見，上述案例中按照事由原則整理的檔案皆為科技、專門檔案。

為了解釋這種現象，我國檔案學術界創造性地提出了主體全宗和客體全宗理論。主體全宗是指以社會主體為核心，即“由一個相對獨立的主體單位或個人，在其執行社會職責的活動中形成的文件有機整體”；而客體全宗則是指以客體為核心，即“人們在圍繞著具有相當規模而又相對完整、獨立的客體事物而展開的社會活動過程中形成的檔案有機整體[14]”。可見，主體全宗理論繼承“登記室原則”“荷蘭手冊”，而客體全宗理論主要解決科技、專門檔案的整理問題。

如本文2.2所述，文書立卷的對象特指文書檔案，無涉科技、專門檔案。持“卷”論者容易將問題混淆，用科技、專門檔案的相關論據支撐文書立卷問題。比如，“浙江大學把各類檔案的綜合文件全部實行‘卷改‘件，而基建、設備、產品等成套性檔案依然保持按‘卷整理[15]”“2016年7月最高人民法院發布的《關于全面推進人民法院電子卷宗同步生成和深度應用的指導意見》（法〔2016〕264號）已經讓人看到，電子文件組成案卷并非不可為之事[16]”“傳統的文書部門立卷、預立卷等措施也在電子文件時代得到延續，近年來發表的《施工單位檔案的部門立卷管理模式探討》等論文即是相關實踐的總結和理論升華，說明學者們的設想已被付諸實施并在接受實踐檢驗[17]”。

3.3 中國檔案學獨特性排斥文書立卷。胡鴻杰在其著作《化腐朽為神奇：中國檔案學評析》中，系統梳理了中國檔案學的歷史線索，指出“中國檔案學作為一門在‘行政效率運動背景中形成的學科，其基本理論都是圍繞管理效率產生的”“‘提高效率是中國檔案學的核心理念”“任何與‘提高效率相背離的理論或方法最終都不能成為中國檔案學的主流”“如果試圖改變這種學科的價值取向，則會動搖學科存在的基礎，使理論研究失去基本的定位，最終導致學科消亡”[18]。回溯立卷改革的歷程，從立純卷、小卷、一事一卷到取消立卷，即是中國檔案學在實踐上追求行政效率的最有力體現。

深入研究“提高效率”問題，歸檔文件整理須滿足兩方面內容：一是整理高效；二是方便利用。對于前者，答案顯而易見；對于后者，雙方各執一詞，持“卷”論者認為立卷雖然繁瑣，但有利于查檔利用。檔案之所以被利用，源于檔案有價值，從檔案價值視角分析服務利用問題，可以得出答案。所謂檔案價值，是指對國家機構、社會組織或個人的有用性，其外在形態歸結為憑證與參考[19]。顯而易見，按“件”整理模式有利于提供憑證價值，而文書立卷模式有利于提供參考價值。行政工作不同于編史修志等歷史研究，每一項組織、控制、協調、監督等具體職能活動都有其明確的目的性，力求解決實際問題，更渴求檔案的憑證性價值。行政工作對于文件憑證性價值的依賴，在部分實踐中已到了畸形的地步，比如出現了各式各樣的“奇葩證明”。2015年李克強總理在國務院常務會議上，以“證明我媽是我媽”為例，痛斥某些政府辦事機構為人民辦事設置多道障礙，引發全社會的巨大反響[20]。“奇葩證明”現象，足以見證行政工作對于檔案憑證性價值的依賴。當然，持“卷”論者會質疑，在行政工作中經常需要考察一項工作的來龍去脈，即依賴于檔案的參考價值。這種情況分兩類，一是查詢科技、專門檔案，非本文議題；二是查閱某項具體行政活動始末，最典型的是“來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）”。新規則鼓勵“來文與復文”獨立成件，其背后邏輯在于：對于檔案館員來說，計算機檢索可以同時呈現“來文與復文”；對于機關行政人員來說，其熟悉部門職能、復文時間等相關要素，無需人為打亂文件順序。可見，即使是緊密聯系的一件事，將其記錄組成“組合件”亦顯得畫蛇添足。

4 文書立卷實踐批判

4.1 從檔案學學科屬性分析。我國曾經一度把檔案學劃歸為歷史學的輔助學科，將檔案學主要功能定位在為歷史研究服務，在此背景下文書立卷制度與檔案學學科定位相契合。這與法國進行檔案工作改革時情況類似，因為法國歷史學界對檔案界深刻影響，法國的尊重全宗原則較多地殘留了事由原則的痕跡，以滿足歷史學界從多主題角度查到檔案的研究需要[21]。但是，檔案作為一種管理現象，它的運動形式、層次和程度所對應的理論成果必然構成一門管理科學[22]。1997年，國務院學位辦公室、教育部頒發《授予博士、碩士學位和培養研究生的學科目錄》，首次將檔案學劃入管理學，確定了檔案學學科定位。在管理學門類下，檔案學的主要功能不再是為歷史研究服務，其學科功能主要由管理科學的理念與模式決定，在此背景下，以“件”作為歸檔單位順理成章。從實踐角度出發，檔案工作是一項系統工作，其學科屬性將決定其人才培養模式、檔案整理模式、服務利用模式等多方面內容，比如，很難想象管理學專業背景的檔案學人才主要從事為歷史研究服務的工作。進一步，筆者質疑文書立卷對史學研究的價值，真正的史學家定會傾向于利用原始次序的一次文獻，抽絲剝繭尋找歷史真相，而不會喜歡非歷史專業學者自負的檔案歸類行為。即使歷史研究需要檔案以主題進行聚集，合理的做法應該是利用檔案開發二次文獻，比如運用信息技術開發主題數據庫。

4.2 實踐是檢驗真理的唯一標準。其他成熟學科研究的方法論，對檔案學理論研究具有借鑒意義。羅納德·科斯（Ronald Coase）——1991年諾貝爾經濟學獎獲得者，堅持經濟學研究方法上的真實主義，即經濟學理論必須真實，經濟學家必須立足于真實世界，應該把現實生活中的經濟系統作為自己的研究對象[23]。檔案學作為一門實踐性很強的應用學科，理論研究同樣應該立足于真實的檔案實踐。具體到歸檔文件整理，持“卷”論者傾向于空想一個完美的、“非真實”的檔案世界，當理論與實踐發生沖突的時候，不去反思理論的問題，而是去指責實踐工作不夠盡心盡力，進而希望檔案實踐能夠削足適履。從1956 年國務院發出《關于加強國家檔案工作的決定》到2000年舊規則的實施，我國歸檔文件整理一直以“卷”為單位。實踐證明，這種方法帶來的繁重工作讓機關和檔案部門不堪重負。持“卷”論者持續強調文書部門立卷的重要性，其所有論據都指向“應該”這樣做。但是，如果實踐推行不下去，多少個“應該”也無濟于事。在真實的行政世界里，檔案工作不是中心工作，檔案館（室）不是強力部門，對其他行政部門缺乏約束力，這種現狀不是靠“重視檔案工作”或者“一紙文件”可以改觀的。否則，檔案學就不會出現大量研究“檔案收集或征集”的論文了。如果檔案學再強調文書立卷，隱含的主要職能是為歷史研究服務，而不是為提高“行政效率”服務，檔案學將進一步被邊緣化。國外的狀況也可以拿過來作參考，陳兆祦在論文里介紹了美國西雅圖聯邦文件中心的情況，他們不對案卷進行裝訂，沒有卷內文件目錄，沒有編頁號、件號和備考表；加拿大國家檔案館的萊恩先生，1987年到我國化工部、中國銀行等單位參觀時，對著整齊劃一的案卷連聲夸贊，但隨后又說“我們做不到，做不起”[24]。國內外的檔案實踐表明，歸檔文件整理工作終歸要符合實踐需求，而實踐是檢驗真理的唯一標準，檔案理論研究如果脫離實踐只會構建空中樓閣。

4.3 實踐中繼承立卷思想解析。持“卷”論者認為應該在現有歸檔模式下繼承立卷思想，從實踐上分析，繼承立卷思想按照程度高低呈現兩種可能性。以目前經典的“時間—機構—保管期限”三層結構為例，最極端的繼承立卷思想模式，意味著在“機構”和“保管期限”之間增加一個層次，其本質仍然是文書立卷，區別僅在于由卷皮裝訂改為按件裝盒，即“一卷一事”改為“一盒一事”。超過三個層次的歸檔文件整理模式太過冗余，新規則明確規定“歸檔文件一般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分類”，而江蘇版本的《<歸檔文件整理規則>實施細則》明確要求“分類層次最多三層”[25]。所以，此種繼承方法無法實施。

退而求其次，繼承立卷思想可以體現在歸檔文件分類方案的最低一級類目內，按照事由原則排列歸檔文件。舊規則規定“按照事由結合時間”，而新規則規定“按照時間結合事由”，可見事由原則在排列歸檔文件時是最末的參考因素。不難看出，新規則為了保持歷史的延續性，保留了部分文書立卷時代的痕跡，比如依然允許“問題”代替“機構”的分類模式，這是符合實踐需要的，因為同一全宗應當保持分類方案的一致性和穩定性。但是，可以看出事由原則在歸檔文件整理工作中逐漸退位的過程，這是符合檔案工作歷史趨勢的必然之選。所謂“繼承立卷思想”，本質上是力求在歸檔文件整理中兼顧來源原則和事由原則，這種“兼顧”意味著哪個原則也不能真正起到作用，其結果反而比始終只取其一的情況還要糟。

5 結語

文書立卷制度伴隨我國檔案工作近50年，在特定歷史時期做出了巨大的貢獻，培育了幾代檔案人。文書立卷作為一種情愫，將永遠留在中國檔案人的心里。但是，在理論上——無論是西方檔案學還是中國檔案學——文書立卷皆缺乏理論依據；在實踐上，文書立卷被證明不符合檔案工作實踐和未來發展方向。站在今天的歷史高度，談文書立卷和繼承立卷思想顯然不符合檔案工作實際，而立卷制度在科技、專門檔案工作中應用和繼承問題有待進一步研究。

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（作者單位：江蘇開放大學 來稿日期：2019-01-20）