紙質檔案與電子檔案“雙套制”管理探析

李春慧

摘 要：紙質檔案和電子檔案各有優勢與劣勢，實行紙質檔案與電子檔案“雙套制”管理有其必然性。管理中應當注意的事項是，檔案互轉前必須經過相應的整理，必要時可請專業公司進行檔案整理及數字化工作；檔案數字化必須注意保密安全；需要建立健全相應的制度。

關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；雙套制管理

“雙套制”檔案是指同一內容的紙質載體檔案和電子載體檔案。實行電子文件與紙質文件“雙套”收集歸檔模式，是當下檔案收集歸檔的最佳選擇。如何處理好電子檔案和紙質檔案的關系，抓好“雙套制”管理，是檔案管理者需要解決的重要問題。

1 檔案“雙套制”管理并存的必然性

電子檔案和紙質檔案各有優劣，兩者相輔相成，缺一不可。無論是電子檔案紙質化還是紙質檔案電子化后制成的兩套檔案，雖然兩者在內容方面完全相同，但其載體形式和功能、效力卻有較大差異。以磁盤或光盤等作為介質的電子檔案，雖有體質小、信息量大、檢索迅捷的優勢，但其局限性也很明顯。如，不能有效防止數據在傳輸過程中泄露；電子檔案中的文字無個人字跡特征、無墨跡書寫的新舊之別、無文件形成過程中的稿本特征，一旦被篡改，無法識別；電子版可以打印出來蓋上章，掃描成pdf，解決了容易被篡改的可能，電子檔案沒有“原稿”概念，沒有確定的法律地位；所支撐硬件系統和應用軟件系統各不相同，對軟硬件依賴大，壽命短，其影像記錄的穩定期限不長。紙質檔案雖具有真實性、可靠性、法律地位確定的優勢，但有信息容量小、占據空間大、管理檢索不便等弱點。因此說，電子文件的原始性成了轉化為電子檔案的主要障礙，而實行“雙套制”收集歸檔后正好融合了電子文件與紙質文件的優勢，既可發揮高效存取和快速檢索的功能，又可保證歸檔文件的原始性和憑證作用。

2 檔案“雙套制”管理應當注意的事項

2.1 檔案互轉前必須經過相應的整理

2.1.1 文書檔案。立卷整理編目的檔案，案卷質量要符合《機關檔案工作業務建設規范》和《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-1988）的要求。以件為單位整理的檔案，案卷質量要符合《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）的要求。

2.1.2 科技檔案。整理應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2000）的要求。如今的時代是共享時代，科技檔案比如展園園林設計均應在網站上付費使用，首先讓園林從業人員可以閱讀到當前中國最優秀的園林藝術手法，其次公眾也可以陶冶自家的小院落。可以借鑒上海衛視《愛的夢想家》中老房改造很多優秀設計案例，制作成園林造園節目。

2.1.3 會計檔案。案卷質量應符合《會計檔案管理辦法》（財會字（1998）32號）、《會計檔案案卷格式》（DA/T39-2008）的要求。

2.1.4 聲像檔案。整理應符合《照片檔案管理規范》（GB/T11821一2002）的要求；照片和底片各一式一份。屬數碼拍照的，照片和數字影像各一式一份。磁性載體檔案的整理要符合《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T15-1995）的要求。

2.1.5 實物檔案。對不同載體和不同形態的實物原件（如，領導題詞、獲獎證書、獎旗、獎狀、獎杯、獎牌、獎章、贈品等），按件編寫說明和編制目錄，同時對實物原件進行拍照存入照片檔案。實物檔案原件及原件照片（含底片）一式一份。

2.1.6 專業檔案。其他業務檔案的整理要符合業務主管部門和檔案行政管理部門聯合制發的專門檔案管理辦法的要求。

2.2 檔案整理及數字化外包注意事項

檔案整理和數字化是一項長期而持久的工作。單位應對此項工作的人、財、物作出合理的統籌計劃，在爭取完成當年檔案整理和數字化工作的同時，分期、分批用2～3年時間將歷史遺留檔案整理和數字化完畢，檔案管理中尤其是重大項目的大事記應當緊跟會議之后在網站上公布，根據公開級別而發布新聞，工作進行中同時進行檔案的分類、公開、保存，必要時可請專業公司進行此項工作。

2.2.1 簽訂合同。簽訂合同時除了明確數字化加工內容、價格、完成時間外，還要對各項技術標準作明確的規定，如原文的格式、圖像分辨率、備份介質等。

2.2.2 保密協議的簽訂。與數字化公司簽訂安全保密協議，規定其不得下載、留存、持有和使用檔案館、室的任何檔案信息，違者承擔法律責任并予以嚴厲經濟處罰。數字化公司要對其聘用的工作人員進行身份審查和登記備案，與其簽訂保密協議。

2.3 檔案數字化必須注意保密安全

2.3.1 事關社會公共安全的檔案、包含行業年度統計數據的檔案以及包含敏感資料的檔案在進行數字化整理時，如進行檔案外包服務，應從符合下列4項條件之一的檔案專業公司中優先選擇：一是國有性質或者國有股份占三分之一以上的；二是獲得國家保密部門認證許可的；三是有黨組織且成立保密工作領導機構的；四是通過ISO9000系列認證的。以確保檔案保密安全。

2.3.2 “十不準”。即檔案數字化處理系統必須是封閉性獨立網絡，不準與其他任何網絡系統互聯；數字化加工所需計算機由本單位提供，并封閉USB接口和光驅；數字化操作現場不準使用私人移動硬盤、U盤、光盤等存儲介質；手機集中存放，不得帶入檔案數字化操作現場；檔案不得帶離數字化操作現場；非工作人員不準進入數字化操作現場等。檔案中大事記、同時配套的照片和文檔，應當在網站上以時間軸的形式公布，科技類資料更應該以付費的形式公開，對于審計類、現場維護類、會議詳細內容等資料封閉保存。

筆者理解為三套制檔案管理，多了一個網絡共享的檔案管理，其中可以公布重大項目的包含照片、視頻和文字的大事記，也可以有付費的科技文檔，另外也可以有交互平臺，設立征集信息的調查問卷二維碼，讓廣大人民參與討論，集思廣益。

2.3.3 安全監管檔案數字化處理場地必須在消防系統、防盜報警系統、視頻監控系統下調卷、歸卷。調卷時要認真做好檔案的逐盒逐卷清點、核對、填寫移交接收清單，雙方在交接單上驗收簽字。歸卷時不僅要清點數量，還要檢查案卷質量，檢查是否按原孔裝訂還原，是否有散頁、倒頁、漏頁等現象。

2.4 建立健全相應的制度

2.4.1 建立嚴格、規范的文件內容的“轉移”制度。及時拷貝，甚至可以不時地變換文本格式。

2.4.2 嚴格界定管理人員的職責權限。一方面，建立和完善管理人員資格審查制度。要求檔案文件管理人員必須具備良好的思想品質、端正的工作態度、積極的專業精神以及較強的工作能力。對審查結果不合格的管理人員應當予以調離或者重新培訓；對于審查結果合格的管理人員應予以加強性培訓以進一步提高業務素質，減少管理操作失誤。另一方面，建立健全權限管理制度。檔案文件管理人員應做好本環節工作并且做好與相鄰環節的銜接工作。通過一定的技術手段監控管理人員正確行使權限，防止越權行為，從而維護電子文件的真實性。

現階段，從檔案實體屬性的角度出發采用檔案“雙套制”管理模式，具有重要的現實意義。

參考文獻：

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[2]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學基礎[M].中國人民大學出版社，2009.

[3]米士剛.加強檔案信息的網絡安全保護工作[J].中國檔案，2006.

（作者單位：河南省鄭州市世紀游樂園 來稿日期：2019-01-20）