高層次人才流動背景下高校人事檔案管理中的常見問題及對策

呂鵬娟

摘 要：在人才競爭愈加激烈的形勢下，高校高層次人才的流動日益頻繁。人才的流動也意味著人事檔案的流動，在人事管理實踐中，人檔分離、檔案材料審核不嚴、信息程度不夠、業績材料收集不足、對外籍人才檔案材料收集意識不強等都是常見的問題。這些問題的解決一方面依賴于人才流動大環境的改善，另一方面也需要高校在嚴格檔案審核、加強信息化建設、豐富材料收集等方面下功夫。

關鍵詞：高層次人才；人事檔案；檔案管理

隨著高等教育規模的不斷擴大，以及對人才戰略地位認識的深化，高校對高層次人才的需求更加緊迫。本就稀缺的高層次人才成為眾多高校爭搶的對象，高層次人才的流動也愈加頻繁。根據“檔隨人走”的管理原則，人才的流動往往也意味著人事檔案的流動。本文結合高校人事管理工作實際，對高校高層次人才人事檔案管理中常見的問題進行歸納，并提出相應的對策。

1 引進高層次人才人事檔案管理中常見問題

1.1 人檔分離。“檔隨人走”“人檔合一”是人事檔案管理的基本原則，但是高校之間對高層次人才日益白熱化的競爭，引發的人才無序流動，也常常導致“人檔分離”現象的發生。“人檔分離”又可分為“有檔無人”和“有人無檔”兩種情況，前者主要出現在流失人才的原單位，因為舍不得“放飛”人才又無計可施，采取扣留檔案這樣的下策；后者主要出現在引進人才的現單位，因為用人需求急迫，便置人事檔案于不顧。還有一些“海歸”人才因多年在海外求學工作，回國后找不到原檔案。“人檔分離”造成了人事管理與檔案管理的脫節，對正常的人事檔案管理秩序是一種嚴重的干擾。

1.2 檔案材料審核不嚴。近年來，根據中央組織部有關規定，干部人事檔案專項審核工作已經在全國范圍內開展。但是對于高層次人才密集的高校來說，干部人事檔案專項審核工作通常只針對擔任有領導職務的人員，大量沒有擔任領導干部職務的高層次人才的人事檔案往往在審核名單之外，許多檔案材料缺失、信息有誤等問題沒有引起足夠重視。事實上，從高校人事檔案管理工作實際來看，由于高層次人才一般學歷層次高，學習經歷漫長，學習形式多樣，且大多存在轉變學習院校、轉換工作單位的經歷，其檔案材料的收集也往往歷經多個學校、單位的轉手，諸如學歷材料不齊、入黨材料不完備、歷年工資考核材料不全、信息記載不一致等問題并不少見。

1.3 信息化程度不夠。高層次人才的檔案歸檔材料多，信息量大，借閱頻率高，傳統的紙質檔案還是依靠人工裝訂、整理、查找、翻看，查閱檔案往往耗時費力，檔案信息的利用也不盡如人意。近年來，各高校對人事檔案信息化建設的必要性的認識已經逐步深化，隨著各種檔案管理系統或軟件的應用，檔案信息的程度也在不斷加深。然而，在實際工作中，由于受到經費投入不足、信息技術發展水平不夠、管理人員專業化程度不高等方面因素的限制，人事檔案信息化的建設還有待持續深入的加強。

1.4 業績材料收集不足。作為高級專業技術人員，高校高層次人才在承擔大量的教學工作外，往往還承擔有相當的科研工作任務，經常參與國內國外的重要學術活動。其工作范圍和工作性質已非傳統的干部身份可以涵括。除了教育背景、職稱職務、黨團活動外，實際教學、科研工作中產生的教學評價、同行評議、重要著述、論文、項目、專利等大量業績材料都是人才評價的重要依據。然而，傳統的人事檔案一般不把業績材料作為單獨的歸檔對象，即便是歸檔的職稱評聘表格和年度考核表格中有列述，但是仍然很難通過檔案信息來了解人才業績全貌。

1.5 對外籍人才檔案材料收集意識不強。隨著“千人計劃”“百人計劃”等海外高層次人才引進計劃的實施，到各高校任職的外籍人才的數量越來越多，但從當前高校人事管理工作實際來看，對外籍人才的人事管理基本上只停留在聘用合同簽訂、工資發放的層面，對其個人基本信息、學習工作履歷、業績考核等材料的收集還未有重視。可以想見，隨著在華外籍人才人數的增加，工作年限的增長，其產生的相關材料在類別和數量上可能和本國人才不相上下。從人事檔案管理的角度來看，對在華外籍人才進行人事相關材料的收集歸檔工作必須引起相當重視。

2 應對策略

2.1 推動人才有序暢通流動。推動人才有序暢通流動是解決“人檔分離”現象的關鍵，而推動人才有序暢通流動的根本則在于建立現代化的高校人事管理制度。

人事管理制度的“現代化”首先體現在人才理念的現代化。市場經濟的發展以及用人觀念的轉變，“使得過去以單位來確定人們身份慢慢轉向對其社會價值的認可，人的身份由單位人轉向社會人”。[1]同樣也是“社會人”的高層次人才，在人才市場上是具有充分的自主選擇權利的個體，是具有多重價值實現需要的個體。從一定程度上說，人才的流動是社會活力的一種體現。因此，“面對人才流動，不必大驚小怪、草木皆兵，也不應用道德去綁架人才、用制度去限制人才，應該保持更加包容的心態，打通人才流動的渠道，創新人才流動機制”。[2]

人事管理制度的“現代化”還體現在用人方式的現代化。從根本上說，用人單位與人才的關系應該是友好協商的基礎上形成的一種契約關系。根據《事業單位人事管理條例》的規定，事業單位應當與工作人員訂立聘用合同。聘用合同是事業單位進行人事管理最重要的依據，用人單位對人才的所有約束，如聘用期限，聘期工作任務，解除聘用合同的條件，都應該體現在聘用合同的訂立上，而不是簡單粗暴地拿檔案作為威脅，通過“扣檔”方式來阻礙人才的流動。此外，在不侵害原單位知識產權和合法權益的前提下，通過項目聘用、聯合攻關、人才租賃等柔性引才的方式，在人才資源競爭日趨白熱化的今天，也不失為一種良策。

2.2 嚴格審核高層次人才人事檔案。近年來，高校高層次人才到崗不足、多處走穴的現象屢禁不止，學術不端、師德敗壞等新聞屢見報端，背后所映射的各種管理不規范、不嚴格、不完善的問題，都為高層次人才的人事管理，包括人事檔案的審核工作敲響了警鐘。

應當充分認識到高層次人才人事檔案審核的重要性和緊迫性，并建立相應的審核制度。不僅是對新引進的高層次人才檔案進行嚴格審核，對現有的高層次人才檔案也應當參照干部人事檔案專項審核的工作要求，全方位核準核實其教育背景、工作經歷、任職資格、獎勵或處分、政治方向和政治立場等，并在日常管理中，進一步加強對高層次人才有關檔案材料的收集、整理與歸檔工作。對審核過程中發現的檔案材料缺失、不真實、不一致、不規范等問題及時處理，確保檔案材料的真實、完備，從而為高層次人才的評價、考核與管理提供可靠依據。

2.3 加強人事檔案的信息化建設。首先，從技術層面來講，在數字化建檔的初始階段，即對傳統紙質檔案以掃描、拍照等形式進行數字化轉化和整理，最終形成人事檔案信息庫的過程，就要注重技術標準（如光學分辨率、文檔格式等）內在的統一、規范，同時還要保持與其他數據標準的兼容與開放。在后續維護階段，也要注重對初始檔案信息的核查與完善，對日常新增檔案進行及時補充，防止出現由于技術方面原因所引起的安全問題，嚴密保障避免信息泄露或丟失。

其次，從管理層面來看，大數據信息平臺的建設由于牽涉部門眾多，管理歸口復雜，其中涉及的管理權限分配、信息開放程度、信息安全保護等問題都不是單一部門或個人可以解決的，因此，在實際工作中，有必要組建專門的工作組，建立協同辦公的工作機制，統籌解決信息化建設中遇到的各種問題。

2.4 注重收集業績材料。隨著高校人事制度改革的深入推進，人事管理由傳統的身份管理轉向崗位管理，由行政關系轉向聘用關系，人事檔案材料的收集也應當與人事制度改革相適應，“不能僅僅局限于對個人簡歷的記錄，還要注重充實考核、獎懲、學歷、職稱聘任、工作實績、創造發明等方面的內容，全面反映每個教職員工承擔崗位、工作類別、等級情況，反映對應崗位的基本條件、履行職責情況及績效考核情況，任職過程中的工作創新發展等方面的情況，反映科研成果、獲得業績的情況”，[3]以便人事檔案更加全面直觀地反映個人工作履行情況的全貌，為人才評價提供可靠的依據。

具體來說，在傳統的干部人事檔案歸檔范圍外，高校高層次人才人事檔案還應該將以下幾類材料列為歸檔范圍：（1）圍繞教學活動產生的學生評教、教學研究成果、獎懲材料；（2）圍繞科學研究活動產生的重要著作、論文、獎勵、項目承擔、發明專利及參加國際國內重要學術活動等材料；（3）在職稱職務評定、項目評審、成果評獎過程中產生的專家評價、同行評議等材料。

由于高層次人才相對業績豐碩，若按照上述要求歸檔，大量的紙質檔案材料將對人事檔案管理工作增加較大的壓力，因此，在現階段實際工作中，也可以選擇將業績材料以數字化形式存儲，待人事檔案信息平臺建成后與其他檔案材料合并一體。

2.5 適當展開外籍高層次人才檔案新建工作。對于簽訂長期聘用合同的外籍高層次人才，應當適當進行檔案新建工作，將外國人工作許可證、學歷學位復印件、各類人才計劃申報材料、聘用合同、聘期考核材料、聘期業績材料、入職體檢表等材料作為歸檔對象，納入人事檔案管理范圍，以便高效、有序地利用檔案材料服務學校各項工作。

*基金項目：該論文為河南省教育廳2019年度人文社會科學一般項目《社交網絡在高校人才招聘中的應用研究》（項目編號：2019-ZZJH-190）成果。

參考文獻：

[1]劉園園.論高層次人才流動中人事檔案管理[J].湘潮，2015（9）.

[2]陳健.讓人才有序暢通流動[N].人民日報，2017-09-13.

[3]鮑春艷.從人事制度改革看高校人事檔案管理[J].黑龍江檔案，2009（4）.

（作者單位：鄭州大學 來稿日期：2019-01-15）